ĐẶC ĐIỂM CỦA KPI

KPI là từ viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator là thước đo mục tiêu trọng yếu của cá nhân, tổ chức hay toàn bộ doanh nghiệp. Để có thể đánh giá được tổng thể toàn bộ doanh nghiệp yêu cầu cần xây dựng hệ thống KPI cấp cao, ngược lại đối với hệ thống KPI cấp thấp sẽ tập trung đánh giá vào quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị hay chăm sóc khách hàng.

KPI hiện được áp dụng rất phổ biến trên thế giới và tại Việt Nam cũng như được sử dụng ngày càng rộng rãi hơn tại các doanh nghiệp, cá nhân.

Từ việc phân tích kỹ lưỡng và từ những cuộc thảo luận với hơn 3.000 người tham dự các workshop KPI, ở hầu hết mọi loại tổ chức thuộc cả khu vực tư lẫn công, David Parmenter (diễn giả, tác giả sách Key Performance Indicator – KPI) đã xác định được 7 đặc điểm của KPI và đó là:

1. Phi tài chính

Khi mọi người đặt 1 biểu tượng đô la lên một thước đo, họ đã biến nó thành một thước đo kết quả (ví dụ, doanh số hằng ngày là một kết quả của các hoạt động đã diễn ra nhằm tạo ra doanh số bán hàng). So với thước đo kết quả, KPI nằm ở một tầng “sâu hơn” rất nhiều! Nó có thể là số lượng những cuộc gặp gỡ các khách hàng trọng điểm – những người tạo ra phần lớn lợi nhuận kinh doanh cho tổ chức. Vì vậy, việc cho rằng KPI có thể là các thước đo tài chính lẫn phi tài chính là một suy nghĩ rất sai lầm trong công tác đo lường hiệu suất. David Parmenter khẳng định rằng tất cả các KPI đều “phi tài chính” (nonfinancial).

2. Đúng lúc, kịp thời

KPI nên được giám sát 24/7, hàng ngày, hoặc có lẽ hàng tuần đối với một số thước đo. Thật sai lầm khi cho rằng việc giám sát các thước đo mục tiêu hàng tháng sẽ giúp cải thiện hiệu suất. Một thước đo hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm không thể là một KPI, vì nó không thể đóng vai trò then chốt với doanh nghiệp, khi mà mọi người chỉ giám sát tốt nó sau khi vấn đề đã xảy ra.

3. Sự tập của các CEO

Tất cả các KPI đều tạo ra một sự khác biệt; chúng có được sự chú ý không ngừng từ CEO nhờ vào các cuộc gọi hàng ngày đến những nhân viên có liên quan. Việc bị CEO phê bình trong công việc là điều mà không một nhân viên nào muốn lặp lại, và các quy trình cải tiến nên được tiến hành để tránh tái diễn sự việc không hay này.

4. Đơn giản

Một KPI nên thể hiện rõ điều mọi người cần phải thực hiện là gì. KPI “các chuyến bay trễ” của British Airways đã ngay lập tức truyền đạt đến mọi người thông điệp rằng họ phải tập trung toàn tâm toàn lực cho việc phục hồi khoảng thời gian bị mất. Toàn bộ đội ngũ nhân viên vệ sinh, tiếp thực, bốc đỡ hành lý, tiếp viên, và tiếp tân phải có những hành động phi thường để tiết kiệm được thời gianm từng phút một, trong khi vẫn duy trì và cải thiện được tiêu chuẩn phục vụ.

5. Dựa trên nhóm

Một KPI phải nằm đủ sâu trong tổ chức để có thể được ràng buộc với một nhóm. Nói cách khác, với một KPI cụ thể, vị CEO có thể gọi một ai đó lên và hỏi “Vì sao?”. Theo đó, thu nhập trên vốn sử dụng (return on capital employed) chưa bao giờ là một KPI, vì nó không gắn riêng với một nhà quản lý cụ thể, mà là một kết quả của rất nhiều hoạt động được thực hiện, dưới sự kiểm soát của nhiều nhà quản lý khác nhau.

 

6. Có tác động quan trọng

Một KPI sẽ ảnh hưởng đến ít nhất một nhân tố thành công quan trọng và ít nhất một khía cạnh của thẻ điểm cân bằng. Nói cách khác, khi CEO, cấp quản lý, và nhân viên tập trung vào KPI, tổ chức sẽ hoàn thành được nhiều mục tiêu theo nhiều phương hướng khác nhau.

7. Mặt tối được giới hạn

Trước khi trở thành một KPI, một thước đo mục tiêu cần được kiểm tra để đảm bảo rằng nó sẽ tạo ra một kết quả về hành vi như mong muốn (ví dụ, giúp nhóm kết nối chặt chẽ hành vi nhóm với lợi ích của tổ chức). Có rất nhiều ví dụ mà ở đó các thước đo mục tiêu trọng yếu đã gây ra các hành vi lệch lạc hay tiêu cực.

Trích sách KPI – Thước đo mục tiêu trọng yếu


Strategy Map

Chương trình đào tạo

Hệ thống KPI

KPI System

Chương trình này nhằm giúp cho người tham dự hiểu sâu về KPI và vai trò của KPI
đối với công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác quản trị nhân sự nói riêng. 
Đồng thời, biết cách xây dựng KPI hiệu quả cho cá nhân, bộ phận và tổ chức của mình.
 

Vui lòng xem thêm thông tin chi tiết về chương trình tại đây

 

Strategy Map

CÁC TIN KHÁC CÙNG DANH MỤC

Trong nhiều tổ chức, các thước đo mục tiêu trọng...Xem tiếp

Khi được yêu cầu mô tả khối lượng trọng trách mà...Xem tiếp

Phát triển sản phẩm luôn là một thử thách của các...Xem tiếp

TỦ SÁCH DOANH TRÍ
  • Từ tốt đến vĩ đại Từ tốt đến vĩ đại
    Tác giả: Jim Collins
    Dịch giả: Trần Thị Ngân Tuyến
    Quyển sách này không thể giúp sự tầm thường đi lên hiệu quả. Nhưng nó giúp được hiệu quả đi lên xuất...
  • Thẻ điểm cân bằng Thẻ điểm cân bằng
    Tác giả: Robert S. Kaplan & David P. Norton
    Dịch giả: Lê Đình Chi & Trịnh Thanh Thủy
    Tác phẩm trình bày một cách hệ thống quan điểm, mục đích, tầm quan trọng của việc sử dụng các thước...
  • Kiểm soát quản trị Kiểm soát quản trị
    Tác giả: Bob Tricker
    Dịch giả: Nguyễn Dương Hiếu & Nguyễn Thị Thu Hương
    Kiểm soát quản trị doanh nghiệp là con đường mà hầu như doanh nghiệp nào cũng phải đi qua để có thể...
  • Nhà quản trị thành công Nhà quản trị thành công
    Tác giả: Peter F. Drucker
    Dịch giả: PACE & NXB Trẻ
    Một cuốn sách cần đọc cho các nhà quản lý Việt Nam hiện nay.
  • Quản trị dựa vào tri thức Quản trị dựa vào tri thức
    Tác giả: Ikujiro Nonaka - Ryoko Toyama & Toru Hirata
    Dịch giả: Võ Kiều Linh
    Đây là cuốn sách không-thể-không-đọc đối với các nhà quản trị và những ai quan tâm tới nền “kinh tế...