Mọi thành viên trong C-suite của một tổ chức đều muốn biết: Việc thu mua đóng góp như thế nào vào mục tiêu và tổng thể chiến lược của doanh nghiệp? Và để đưa ra được câu trả lời, CPO nói chung và bộ phận thu mua nói riêng phải dựa vào những chỉ tiêu nào để đánh giá? Dưới đây là 4 chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà mỗi CPO cần theo dõi để đánh giá đúng trong quá trình thu mua.
1. Tiết kiệm chi phí
Đội ngũ thu mua có thể tiết kiệm được bao nhiêu trong một quý hoặc một năm? Mỗi CPO nên biết chính xác câu trả lời cho câu hỏi này. Tiết kiệm chi phí luôn là ưu tiên số một của các bộ phận thu mua trong tất cả các ngành.
Hiện nay, các bộ phận thu mua phải trực tiếp đàm phán hợp đồng xuyên suốt một tháng để có được mức phí tiết kiệm nhất. Bên cạnh đó, các giải pháp Procure-to-Pay (P2P) - giải pháp phần mềm Accounting & Finance Software Purchasing Software, đang hợp lý hóa quy trình mua sản phẩm và dịch vụ gián tiếp nhằm tối ưu hóa chi phí và cải thiện việc tuân thủ hợp đồng. Dựa vào sức mạnh và sự thông minh của công nghệ P2P, các CPO sẽ có dữ liệu để chính minh nguồn tiết kiệm và đảm bảo những người mua hàng trong các điều khoản và hợp đồng thương lượng thu mua.
Mọi thành viên trong C-suite của một tổ chức đều muốn biết: Việc thu mua đóng góp như thế nào vào mục tiêu và tổng thể chiến lược của doanh nghiệp?
2. Tỷ lệ chấp nhận của người dùng
Sự chấp nhận của người dùng là yếu tố quan trọng trong sự thành công của bất kỳ bộ phận thu mua nào. Hiện nay, người dùng có xu hướng mong muốn được trải nghiệm giao diện P2P giống như một trang thương mại điện tử.
Các chức năng chính của P2P khuyến khích sự chấp nhận của người dùng bao gồm:
Một mặt bằng cửa hàng thông minh.
Thiết kế quy trình làm việc linh hoạt.
Dễ dàng định hình các luật lệ doanh nghiệp.
Khả năng tìm kiếm nâng cao.
Để xem chi tiết mức độ thành công trong tỷ lệ chấp nhận của người dùng, các CPO có thể đo lường các KPI cụ thể bao gồm:
Tăng hoặc giảm số lượng người xem, nhà cung cấp, người phê duyệt tích cực.
Bao nhiêu địa điểm hoặc bộ phận sử dụng giải pháp P2P?
Số lượng yêu cầu được đặt.
3. Lợi tức đầu tư thu mua (ROI)
Việc chứng minh lợi tức đầu tư thu mua trên chi phí và mức độ tiết kiệm của giải pháp P2P sẽ mất nhiều dữ liệu định lượng. Do đó, các CPO phải chia sẻ dữ liệu và xây dựng chiến lược chung cho tổ chức.
Các KPI có liên kết chặt chẽ trong việc chứng minh lợi tức đầu tư thu mua bao gồm cải thiện chi tiêu trong phạm vi quản lý, tuân thủ hợp đồng, tiết kiệm chi phí và hiệu quả các khoản phải trả (AP). Và để theo dõi hiệu quả lợi tức đầu tư thu mua, Hackett Group đã chia sẻ công thức trong điểm chuẩn vào năm 2013 như sau:
Total Spend Savings (Tổng tiết kiệm chi tiêu) / Cost of Procurement (Chi phí thu mua) = Procurement ROI (Lợi tức đầu tư thu mua)
4. Khoản chi được quản lý (Spend Under Management - SUM)
Các CPO phải chia sẻ về những tác động của việc thu mua đối với lợi nhuận của tổ chức. Theo đó, chỉ số hiệu quả nhất diễn tả ảnh hưởng của việc thu mua trong mức chi tiêu của công ty chính là SUM (Spend Under Management).
Với thông tin chi tiết về hành vi và hoạt động thu mua, các CPO có thể khám phá:
Số tiền tiết kiệm được nhờ tuân thủ hợp đồng.
Các phương pháp để kiếm chiết khấu thông qua thời gian xử lý đơn hàng, hóa đơn và phê duyệt nhanh hơn.
Tạo cơ hội hợp nhất để giảm chi phí.
Nguồn: Buyerquest
