Để vận hành một dự án hiệu quả, bên cạnh việc xây dựng Thẻ điểm Cân Bằng (BSC), các nhà lãnh đạo còn phải hiểu rõ để thiết lập và quản lý các Thước đo Trọng yếu (KPI) trong một dự án.
Dưới đây là 4 phương pháp xây dựng và quản lý KPI hiệu quả trong một dự án.
Các nhà lãnh đạo còn phải hiểu rõ để thiết lập và quản lý các Thước đo Trọng yếu (KPI) trong một dự án
1. Xây dựng KPI rõ ràng và cụ thể
Hiện nay, một trong những mô hình xây dựng KPI phổ biến nhất chính là S.M.A.R.T:
Specific – Cụ thể
Measurable – Khả năng đo lường
Attainable – Tính khả thi
Relevant – Tính thực tế
Time-bound – Khung thời gian
Ví dụ, một trong những mục tiêu chiến lược của chính quyền địa phương là cung cấp các lựa chọn nhà ở đa dạng, chất lượng giúp người dân có mức thu nhập khác nhau có thể mua được nhà ở và có cuộc sống bền vững hơn.
Theo đó, một KPI thích hợp cho chính quyền địa phương chính là gia tăng số lượng đơn vị nhà ở với giả cả phải chăng, mục tiêu cải tạo 1000 cấu trúc hiện có mỗi nhăn nhằm đáp ứng nhu cầu cộng đồng. KPI đáp ứng đúng mô hình S.M.A.R.T bởi vì nó mang tính cụ thể (cải tạo cấu trúc để tạo nhà ở có giá phải chăng); Có thể đo lường được (nó có số mục tiêu), có thể đạt được (có thể thực hiện được với các chiến lược phù hợp), có liên quan (nó ảnh hưởng trực tiếp đến thành tích mục tiêu) và giới hạn thời gian (nó được đo hàng năm).
2. Chọn các thước đo phù hợp
Rất nhiều tổ chức theo dõi các dự án đơn giản đến mức dẫn đến sự dư thừa KPI một cách đáng ngờ. Trong thực tế, bạn chỉ nên theo dõi một vài thước đo quan trọng - những thước đo phù hợp với những gì dự án đang cố gắng đạt được.
Nếu bạn không thể giải thích tại sao một KPI cụ thể là quan trọng, đó là một lý do đủ tốt để bỏ nó. Hãy nhớ rằng bạn càng có nhiều KPI, bạn càng cần nhiều nỗ lực để báo cáo về chúng. (Chưa kể, bạn sẽ tràn ngập thông tin khiến việc xác định điều gì là quan trọng và những gì không quan trọng trở nên khó khăn hơn.)
3. Luôn luôn bao gồm một mục tiêu
Các tổ chức chỉ mới bắt đầu thiết lập KPI khi cảm thấy họ không có đủ thông tin lịch sử để chỉ định một mục tiêu chính xác. Nhưng làm việc mà không có mục tiêu làm tăng thêm mức độ chủ quan cho phép đo - làm thế nào để bạn biết liệu bạn có đang làm tốt hay không? Chúng tôi khuyên bạn nên chọn KPI mà bạn có cơ sở để dự đoán về một mục tiêu bằng cách sử dụng nghiên cứu ngành hoặc thông tin lịch sử.
4. Biết khi nào nên từ bỏ KPI
Nếu bạn không sử dụng KPI khi đưa ra quyết định cho tổ chức của mình hoặc có một cuộc họp chiến lược, đó có thể là một dấu hiệu không đáng để theo dõi. Bạn có thể tốn quá nhiều nỗ lực để cố gắng theo dõi một cái gì đó không cung cấp giá trị. Đôi khi, biết từ bỏ một KPI không giá trị sẽ mang đến cho dự án của bạn nhiều giá trị hơn.
Nguồn: clearpointstrategy.com
