Flowchart là một công cụ trực quan giúp mô tả và phân tích quy trình trong tổ chức. Bằng cách sử dụng các ký hiệu đơn giản để biểu diễn các bước trong một quy trình, Flowchart không chỉ giúp người dùng dễ dàng hiểu và theo dõi mà còn phát hiện ra những điểm nghẽn và cơ hội cải tiến.
Flowchart là gì?
Flowchart hay còn gọi là biểu đồ, sơ đồ, sơ đồ luồng, là một công cụ trực quan được sử dụng để mô tả và phân tích các quy trình, hệ thống hoặc hoạt động. Nó sử dụng các ký hiệu hình học đơn giản (như hình chữ nhật, hình tròn, hình thoi, v.v.) để biểu diễn các bước khác nhau trong một quy trình, cùng với các mũi tên chỉ hướng luồng thông tin hoặc hành động. Flowchart được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1921 bởi hai Kỹ sư Cơ khí Mỹ (ASME) với tên gọi là “biểu đồ quy trình luồng”.
Với một lưu đồ chuẩn, bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng hiểu rõ cách thức thực hiện của một quy trình cụ thể, bất kể có tham gia trực tiếp hay không. Flowchart không chỉ giúp đơn giản hóa việc mô tả các quy trình mà còn làm cho thông tin trở nên dễ tiếp cận hơn đối với những người không quen thuộc với nội dung. Nhờ tính trực quan và dễ sử dụng, Flowchart đã trở thành công cụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực như quản lý dự án, phát triển phần mềm, sản xuất và dịch vụ khách hàng, góp phần nâng cao hiệu quả và sự phối hợp trong công việc.
Flowchart là sơ đồ giúp mô tả trực quan các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp, sản xuất, kinh doanh
Lợi ích của Flowchart với doanh nghiệp
-
Nắm rõ quy trình làm việc: Flowchart giúp mọi người trong tổ chức dễ dàng hiểu và theo dõi các quy trình phức tạp. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt cách thức hoạt động và vai trò của từng bước trong quy trình một cách nhanh chóng.
-
Phát hiện và khắc phục vấn đề: Sử dụng Flowchart giúp doanh nghiệp xác định những điểm nghẽn hoặc vấn đề trong quy trình hiện tại. Bằng cách phân tích sơ đồ luồng, các nhà quản lý có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và đưa ra các biện pháp khắc phục hiệu quả.
-
Tối ưu hóa quy trình: Với Flowchart, các doanh nghiệp có thể đánh giá và tối ưu hóa quy trình làm việc, loại bỏ những bước không cần thiết, giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực.
-
Hỗ trợ trong đào tạo và hướng dẫn: Flowchart là công cụ hữu ích trong việc đào tạo nhân viên mới. Nó giúp họ nhanh chóng nắm bắt quy trình làm việc, từ đó giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng tốc độ hòa nhập vào công việc.
-
Tăng cường giao tiếp: Với tính trực quan, Flowchart giúp cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Khi các thành viên trong tổ chức có thể dễ dàng chia sẻ và hiểu các quy trình, khả năng hợp tác và làm việc nhóm sẽ được nâng cao.
-
Dễ dàng điều chỉnh và cập nhật: Flowchart có thể dễ dàng điều chỉnh và cập nhật khi có sự thay đổi trong quy trình làm việc hoặc yêu cầu của khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với môi trường kinh doanh thay đổi.
Flowchart giúp mọi nhân viên đều hiểu rõ công việc, vị trí và quy trình làm việc của mình
Doanh nghiệp nên sử dụng Flowchart khi nào?
Một số tình huống mà người quản lý doanh nghiệp nên sử dụng và vẽ các lưu đồ Flowchart:
- Khi mô tả quy trình mới để xác định các bước và nhiệm vụ cần thực hiện.
- Khi cần cải tiến quy trình hiện tại để phân tích và tìm ra điểm nghẽn.
- Khi cần sử dụng trong quá trình đào tạo nhân viên mới, giúp họ nắm bắt quy trình nhanh chóng.
- Dùng Flowchart để giải quyết các vấn đề phức tạp bằng cách phân tích nguyên nhân và tìm giải pháp.
- Cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận bằng cách tạo ngôn ngữ chung cho quy trình.
- Hỗ trợ lập kế hoạch và theo dõi tiến độ hiệu quả.
- Phân tích và báo cáo bằng cách minh họa mối liên hệ giữa các yếu tố và kết quả.
Các quy tắc khi vẽ Flowchart
Flowchart sử dụng các ký hiệu hình học để biểu diễn các bước trong một quy trình. Để tạo ra một lưu đồ hiệu quả, cần tuân thủ một số quy tắc và ký hiệu cơ bản sau đây:
- Quy tắc 1: Đảm bảo sự nhất quán của các thành phần
- Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học
- Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ
Quy tắc 1: Đảm bảo sự nhất quán của các thành phần
Để Flowchart trở nên dễ hiểu và hiệu quả, tất cả các ký hiệu và thành phần cần phải nhất quán trong cách sử dụng. Điều này có nghĩa là:
- Sử dụng các ký hiệu chuẩn như hình chữ nhật cho các bước công việc, hình thoi cho các quyết định và hình tròn cho điểm bắt đầu/kết thúc.
- Không nên kết hợp các ký hiệu khác nhau trong cùng một lưu đồ nếu không có lý do rõ ràng, vì điều này có thể gây nhầm lẫn cho người đọc.
- Đặt tên các bước trong quy trình một cách rõ ràng và đồng nhất, giúp người xem dễ dàng theo dõi và hiểu nội dung.
Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học
Luồng dữ liệu trong Flowchart cần phải được sắp xếp một cách logic và khoa học. Điều này bao gồm:
- Bắt đầu từ trên cùng và di chuyển xuống dưới hoặc từ trái sang phải. Cách sắp xếp này giúp người đọc dễ dàng theo dõi quy trình mà không bị lạc hướng.
- Sử dụng các mũi tên rõ ràng để chỉ dẫn hướng đi của luồng thông tin hoặc hành động, đảm bảo rằng mọi người có thể dễ dàng hiểu được cách thức hoạt động của quy trình.
- Tránh việc chồng chéo các mũi tên, vì điều này có thể tạo ra sự hỗn loạn và làm khó khăn cho việc đọc lưu đồ.
Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ
Khi có các bước hoặc quyết định trong quy trình mà có thể dẫn đến việc quay lại một bước trước đó, dòng trả về cần được đặt một cách rõ ràng:
- Các dòng trả về nên được hướng xuống phía dưới biểu đồ để thể hiện sự tiếp nối và kết nối với các bước trước đó trong quy trình.
- Điều này giúp người đọc dễ dàng nhận ra rằng một quyết định có thể dẫn đến việc quay lại một bước trước đó mà không làm mất mạch truyện của quy trình.
- Nếu có nhiều dòng trả về, hãy sử dụng các ký hiệu và đường kẻ khác nhau để phân biệt và làm rõ các nhánh khác nhau trong quy trình.
Các ký hiệu cần nắm rõ khi vẽ Flowchart
Các bước vẽ Flowchart
Việc vẽ Flowchart là một quá trình cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phân tích chi tiết. Dưới đây là các bước cụ thể để tạo ra một lưu đồ hiệu quả:
Bước 1: Phân tích và xác định nhu cầu
Phân tích nhu cầu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình vẽ Flowchart. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của việc tạo ra lưu đồ bằng cách đặt ra các câu hỏi như:
- Mục đích của Flowchart là gì? Cải thiện quy trình, đào tạo nhân viên hay giải quyết vấn đề cụ thể nào không?
- Ai là người sử dụng lưu đồ này? Nhân viên mới, quản lý, hay các bộ phận khác trong tổ chức?
- Vấn đề nào cần được giải quyết? Có những khó khăn nào trong việc theo dõi quy trình hoặc nhận thấy sự không hiệu quả nào không?
- Khi nào áp dụng? Hiệu lực của Flowchart này trong bao lâu?
Bước 2: Liệt kê đầu vào, đầu ra của quy trình
Một quy trình luôn bắt đầu và kết thúc với những điểm cụ thể. Việc xác định rõ ràng hai bước này không chỉ giúp làm rõ phạm vi của lưu đồ mà còn đặt nền móng cho việc phân tích và cải tiến quy trình. Đầu vào và đầu ra của quy trình có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hãy bắt đầu với việc xác định bước đầu tiên – những yếu tố khởi động quy trình, và bước cuối cùng – kết quả cần đạt được.
Ví dụ, đối với quy trình đặt hàng trong doanh nghiệp, đầu vào có thể là yêu cầu đặt hàng của khách hàng, và đầu ra là hợp đồng được ký kết hoặc việc thanh toán trước. Đây là những điểm mấu chốt trong quy trình mà bất kỳ ai trong tổ chức cũng cần hiểu rõ. Nhưng không dừng lại ở đó, đôi khi đầu ra của một quy trình có thể trở thành đầu vào của một quy trình khác. Chẳng hạn, sau khi khách hàng ký hợp đồng, quy trình sẽ chuyển sang lên mẫu thiết kế, nơi đầu vào là yêu cầu của khách hàng và đầu ra là mẫu thiết kế hoàn chỉnh.
Để đảm bảo sự chính xác, doanh nghiệp cần tìm hiểu các tài liệu liên quan đến quy trình và trao đổi với những nhân viên đang trực tiếp thực hiện nó. Thậm chí, nếu có thể, hãy tự mình tham gia vào quy trình để hiểu rõ hơn từng bước. Đồng thời, đừng quên sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, từ bước đầu vào đến đầu ra cuối cùng. Bản mô tả hoàn chỉnh không chỉ giúp bạn hiểu quy trình mà còn cung cấp cơ sở vững chắc để tạo ra một Flowchart chi tiết, rõ ràng.
Bước 3: Xác định những đối tượng tham gia
Trong bước này, doanh nghiệp cần nhận diện những cá nhân, bộ phận hoặc hệ thống có liên quan đến quy trình để đảm bảo rằng Flowchart phản ánh đúng thực tế của quy trình.
- Các đối tượng tham gia: Họ có thể là nhân viên, nhà quản lý, khách hàng, nhà cung cấp và bất kỳ ai có vai trò trong quy trình. Hãy lập danh sách các bên liên quan để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều được xem xét trong lưu đồ.
- Vai trò và trách nhiệm: Xác định vai trò và trách nhiệm của từng đối tượng trong quy trình. Ai sẽ thực hiện các bước cụ thể? Ai sẽ ra quyết định? Việc này sẽ giúp lưu đồ trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn.
Bước 4: Phân loại các bước theo kí hiệu và vẽ
Khi đã có đầy đủ thông tin, cần tiến hành phân loại các bước trong quy trình theo các ký hiệu chuẩn của Flowchart:
- Ký hiệu chuẩn:
- Hình chữ nhật: Biểu thị một bước trong quy trình (ví dụ: thực hiện một nhiệm vụ).
- Hình thoi: Biểu thị điểm quyết định, nơi quy trình có thể chia nhánh dựa trên câu hỏi hoặc điều kiện.
- Hình tròn: Biểu thị điểm bắt đầu hoặc kết thúc của quy trình.
- Mũi tên: Chỉ hướng luồng thông tin hoặc hành động giữa các bước.
- Vẽ sơ đồ luồng: Sử dụng phần mềm vẽ như Microsoft Visio, Lucidchart hoặc vẽ sơ đồ luồng. Bắt đầu từ điểm bắt đầu, thêm các bước và quyết định theo thứ tự hợp lý và kết thúc với điểm kết thúc. Hãy chắc chắn rằng các mũi tên chỉ rõ hướng di chuyển của thông tin hoặc hành động.
Bước 5: Kiểm tra và chuốt lại lưu đồ
Sau khi hoàn thành việc vẽ Flowchart, bước cuối cùng là kiểm tra và điều chỉnh lưu đồ:
- Kiểm tra tính chính xác: Đảm bảo rằng tất cả các bước, đầu vào, đầu ra và quyết định đã được mô tả chính xác và đầy đủ. Hãy so sánh với thông tin ban đầu mà bạn đã thu thập.
- Đánh giá sự rõ ràng: Nhờ một vài đồng nghiệp hoặc người không quen thuộc với quy trình xem xét lưu đồ để đảm bảo rằng họ có thể hiểu được nó mà không gặp khó khăn. Họ có thể cung cấp góc nhìn mới và chỉ ra những chỗ chưa rõ ràng.
- Chuốt lại lưu đồ: Dựa trên phản hồi nhận được, thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện lưu đồ. Điều này có thể bao gồm việc sắp xếp lại các bước, thay đổi ký hiệu, hoặc thêm thông tin bổ sung để làm rõ các điểm quan trọng.
Doanh nghiệp cần phân tích và xác định nhu cầu trước khi vẽ Flowchart
Các cách vẽ Flowchart phổ biến
Flowchart có thể được tạo ra bằng nhiều phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và mức độ phức tạp của quy trình mà bạn muốn biểu diễn. Dưới đây là hai cách phổ biến nhất để vẽ Flowchart: vẽ tay và sử dụng phần mềm.
Cách 1: Vẽ tay
Vẽ Flowchart bằng tay là một phương pháp đơn giản, không cần công cụ phức tạp. Người dùng có thể sử dụng giấy và bút để phác thảo sơ đồ quy trình ngay lập tức, từ những ý tưởng sơ bộ cho đến những quy trình cơ bản.
- Ưu điểm:
- Dễ thực hiện và không cần sử dụng các phần mềm hay thiết bị kỹ thuật.
- Thích hợp cho việc phác thảo nhanh ý tưởng trong các cuộc họp hay các buổi thảo luận.
- Tạo sự linh hoạt khi chỉnh sửa trong lúc vẽ, giúp người dùng tập trung vào nội dung và logic của quy trình thay vì hình thức.
- Hạn chế:
- Thiếu độ chính xác về hình dạng và kích thước, điều này có thể làm cho sơ đồ khó đọc và khó chia sẻ với người khác.
- Việc chỉnh sửa đòi hỏi phải vẽ lại từ đầu nếu có thay đổi, mất thời gian.
- Không phù hợp cho các quy trình phức tạp hoặc cần sự chuyên nghiệp trong trình bày.
Cách 2: Sử dụng phần mềm
Sử dụng phần mềm để vẽ Flowchart là cách tiếp cận hiện đại và chuyên nghiệp hơn, giúp tạo ra các sơ đồ quy trình chính xác và dễ dàng chỉnh sửa. Có nhiều phần mềm chuyên dụng cho việc vẽ sơ đồ như Microsoft Visio, Lucidchart, Draw.io và các công cụ khác.
- Ưu điểm:
- Phần mềm cho phép người dùng dễ dàng vẽ các hình học chính xác với kích thước đồng đều, giúp sơ đồ rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Các công cụ phần mềm hỗ trợ tính năng kéo thả và chỉnh sửa linh hoạt, giúp người dùng nhanh chóng thay đổi, bổ sung bước mới hoặc sắp xếp lại các bước trong quy trình.
- Flowchart có thể được lưu dưới dạng tệp điện tử và chia sẻ qua email, các nền tảng trực tuyến, hoặc in ấn mà không làm mất đi tính thẩm mỹ.
- Phần mềm cung cấp hàng loạt các biểu tượng và mẫu có sẵn, giúp quá trình vẽ nhanh hơn và chính xác hơn.
- Hạn chế:
- Đòi hỏi kỹ năng sử dụng phần mềm: Đối với những người không quen với các công cụ kỹ thuật số, việc sử dụng phần mềm có thể mất thời gian làm quen.
- Chi phí: Một số phần mềm chuyên dụng yêu cầu mua bản quyền hoặc trả phí hàng tháng, điều này có thể là rào cản đối với người dùng cá nhân hoặc các doanh nghiệp nhỏ.
Lưu ý khi vẽ biểu đồ Flowchart
Khi vẽ biểu đồ Flowchart, việc tuân thủ các nguyên tắc và lưu ý nhất định sẽ giúp sơ đồ trở nên rõ ràng, dễ hiểu và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
- Xác định rõ ràng mục đích của việc vẽ Flowchart để lựa chọn và sử dụng đúng biểu đồ.
- Tránh sử dụng quá nhiều chi tiết hay biểu tượng phức tạp, đảm bảo rằng bất kỳ ai cũng có thể hiểu rõ nó.
- Mỗi biểu tượng trong Flowchart đều có ý nghĩa riêng vì vậy hãy sử dụng chúng đúng cách và dễ hiểu.
- Dòng chảy trong Flowchart phải rõ ràng và mạch lạc, thông thường từ trên xuống dưới hoặc từ trái qua phải. Tránh các dòng chảy đi ngược lại hay vòng vèo, vì điều này có thể gây nhầm lẫn.
- Đối với các biểu tượng quyết định (hình thoi), hãy đảm bảo rằng mỗi nhánh đi ra đều được dán nhãn rõ ràng, thường là các nhãn “Có/Không” hoặc “Đúng/Sai”. Điều này giúp người xem hiểu rõ mỗi lựa chọn sẽ dẫn đến đâu trong quy trình.
- Sắp xếp các biểu tượng trong sơ đồ một cách có hệ thống và cân đối. Tránh để các biểu tượng quá sát hoặc quá xa nhau, gây mất cân đối hoặc khó theo dõi.
- Sử dụng màu sắc để làm nổi bật các phần quan trọng của sơ đồ hoặc để phân biệt các loại biểu tượng. Tuy nhiên, cần tránh lạm dụng quá nhiều màu sắc, vì có thể làm rối mắt người xem.
- Nếu quy trình có quá nhiều bước và phân nhánh, hãy chia nhỏ ra thành nhiều sơ đồ con hoặc tạo ra sơ đồ chính và các sơ đồ phụ để mô tả các nhánh cụ thể.
Thông qua việc sử dụng các biểu tượng đơn giản, Flowchart giúp người xem nắm bắt được toàn bộ quy trình và mối quan hệ giữa các bước một cách nhanh chóng. Đồng thời, thuận lợi hơn trong việc lập kế hoạch, kiểm soát quy trình, xác định và cải tiến những điểm nghẽn hay bất hợp lý trong công việc. Đặc biệt, các nhà quản lý, kỹ sư hay toàn bộ nhân viên có thể nâng cao hiệu quả làm việc và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, nhất quán.
