Những người quản lý giỏi tập trung vào đội ngũ của họ, bằng cách ưu tiên hỗ trợ các thành viên trong nhóm và giúp họ hoàn thành công việc tốt nhất, nhà quản lý có thể lãnh đạo nhóm của mình thành công bất kể đang làm trong ngành nghề, lĩnh vực nào. Kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả giúp mỗi cá nhân trở thành người lãnh đạo tốt hơn. Giống như bất kỳ kỹ năng mềm nào, kỹ năng quản lý nhóm cần được thực hành và rèn luyện liên tục.
Kỹ năng quản lý đội nhóm là gì?
Kỹ năng quản lý đội nhóm là khả năng của người quản lý trong việc tổ chức và điều phối các thành viên trong nhóm để thực hiện các nhiệm vụ hướng tới mục tiêu chung. Các nhà lãnh đạo có kỹ năng quản lý nhóm hiệu quả biết cách hỗ trợ, động viên và gắn kết nhóm của họ. Khi thực hiện hiệu quả, quản lý nhóm tốt sẽ phát huy tinh thần đồng đội tại nơi làm việc, tăng năng suất và giảm tình trạng kiệt sức.
Quản lý nhóm là một kỹ năng mềm bao gồm nhiều kỹ năng mềm khác, như lãnh đạo, giải quyết vấn đề, trí tuệ cảm xúc, sự đồng cảm, lắng nghe tích cực,... Trở thành một người quản lý nhóm tốt hơn chính là đầu tư vào các kỹ năng mềm của bản thân để trở thành một nhà lãnh đạo có tính hỗ trợ nhiều hơn.
Một đội nhóm thường trải qua 4 giai đoạn cơ bản, bao gồm:
-
Giai đoạn 1 – Forming: Đây là giai đoạn đầu tiên, khi các thành viên trong nhóm mới bắt đầu làm quen với nhau và với mục tiêu của nhóm. Các thành viên sẽ tìm hiểu về nhau, về vai trò và trách nhiệm của mình.
-
Giai đoạn 2 – Storming: Đây là giai đoạn các thành viên trong nhóm bắt đầu thể hiện bản thân và có những xung đột, bất đồng quan điểm. Đây là giai đoạn quan trọng để các thành viên trong nhóm xây dựng mối quan hệ và thống nhất các quy tắc, quy ước chung.
-
Giai đoạn 3 – Norming: Các thành viên trong nhóm đã hiểu rõ nhau và bắt đầu phối hợp nhịp nhàng với nhau. Các thành viên đã thống nhất được các mục tiêu và cách thức đạt được mục tiêu.
-
Giai đoạn 4 – Performing: Các thành viên trong nhóm đã phối hợp nhịp nhàng và đạt được hiệu quả cao trong công việc, họ tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau.
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý đội nhóm
Kỹ năng quản lý đội nhóm rất quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại. Đây là khả năng cần thiết để điều hành và tương tác hiệu quả với các thành viên trong một nhóm làm việc, nhằm đạt được mục tiêu chung và thành công trong các dự án.
Thúc đẩy sự hợp tác và gắn kết giữa các thành viên
Một nhà quản lý giỏi sẽ biết cách tạo ra môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên. Từ đó giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, tôn trọng và sẵn sàng giúp đỡ nhau khi cần thiết.
Nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm
Khi các thành viên trong nhóm hợp tác và gắn kết với nhau, họ sẽ có thể phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả hơn trong công việc. Giúp nhóm đạt được mục tiêu nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn.
Giảm thiểu xung đột và mâu thuẫn
Một nhà quản lý giỏi sẽ biết cách giải quyết xung đột và mâu thuẫn trong nhóm một cách hiệu quả, tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác. Tuy không có một phương pháp đơn giản nào có thể loại bỏ hoàn toàn xung đột và mâu thuẫn, nhưng quản lý đội nhóm tốt giúp giải quyết chúng một cách xây dựng và tạo ra sự cân bằng trong nhóm làm việc.
Phát triển và nâng cao năng lực của các thành viên
Một nhà quản lý giỏi sẽ biết cách phát triển và nâng cao năng lực của các thành viên trong nhóm. Thông qua việc phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và sở trường của từng thành viên, nhà quản lý giúp đảm bảo rằng mỗi người được đảm nhận công việc phù hợp và có thể phát huy tối đa năng lực của mình.
Kỹ năng này cũng giúp định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong đội nhóm. Phân chia công việc và xác định rõ từng người đảm nhận vai trò gì, trách nhiệm như thế nào, đảm bảo mọi người đều có công việc cụ thể và biết mình phải làm gì để đóng góp vào thành công chung.
Đạt được mục tiêu
Quản lý đội nhóm giúp đảm bảo rằng các thành viên đang hướng đến cùng một mục tiêu chung và làm việc để đạt được nó. Kỹ năng quản lý đội nhóm xuất sắc giúp phân công công việc, xác định ưu tiên, lập kế hoạch và giám sát tiến độ để đảm bảo các dự án được hoàn thành suôn sẻ, hiệu quả.
12 Kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả cho nhà lãnh đạo xuất sắc
- Tập trung vào phục vụ hơn là quản lý
- Cập nhật, học hỏi liên tục
- Đặt tính minh bạch lên hàng đầu
- Trao quyền
- Lắng nghe tích cực và giao tiếp hiệu quả
- Trí tuệ cảm xúc và quản lý xung đột
- Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
- Thiết lập mục tiêu và quản lý hiệu suất
- Quản lý thời gian
- Ra quyết định
- Xây dựng văn hóa nhóm tích cực
- Đưa ra và nhận phản hồi
Tập trung vào phục vụ hơn là quản lý
Mặc dù điều này có vẻ phản trực giác nhưng những nhà quản lý hiệu quả sẽ tập trung vào việc phục vụ hơn là quản lý nhóm của họ. Với tư cách là người quản lý, họ phải luôn quan tâm đến lợi ích tốt nhất của các thành viên trong nhóm của mình, nên cố gắng hỗ trợ họ đạt được cả mục tiêu cá nhân và mục tiêu của nhóm.
Một người quản lý giỏi sẽ lãnh đạo bằng hành động chứ không chỉ đơn thuần là ra lệnh và giao nhiệm vụ. Nếu muốn nhóm của mình hành động chuyên nghiệp và hoàn thành công việc xuất sắc, nhà quản lý nên hành động phù hợp và làm gương.
Cập nhật, học hỏi liên tục
Muốn trở thành một người lãnh đạo giỏi, nhà quản lý phải cởi mở để không ngừng học hỏi, cải tiến liên tục. Mặc dù với tư cách là người quản lý, học có thể chiếm vị trí cấp cao hơn các thành viên trong nhóm, tuy nhiên đừng vì là quản lý mà tạo ra rào cản với các thành viên, hãy luôn cởi mở về những gì nhân viên có thể chia sẻ, cập nhật và làm ngược lại với họ. Bên cạnh việc học hỏi từ nhóm của mình, các nhà quản lý cũng nên thường xuyên cập nhật xu hướng, không ngừng đầu tư vào sự phát triển chuyên môn của mình.
>> Xem thêm: Kỹ năng tự học là gì? Cách cải thiện kỹ năng tự học hiệu quả
Đặt tính minh bạch lên hàng đầu
Một nơi làm việc minh bạch có thể giúp nhân viên cảm thấy gắn kết hơn và khuyến khích sự sáng tạo cũng như trách nhiệm giải trình. Kỹ năng quản lý đội nhóm bao gồm việc đặt tính minh bạch lên hàng đầu, thông qua việc giao tiếp cởi mở và nhất quán, giúp các thành viên cảm nhận được sự tôn trọng, hài lòng, từ đó tăng năng suất trong công việc.
Điều này cũng có thể giúp các thành viên trong nhóm tự tin hơn khi đóng góp ý tưởng và giải pháp cho các vấn đề, góp phần vào việc đạt được mục tiêu chung của nhóm.
Trao quyền
Hơn ai hết, nhà quản lý phải biết rõ năng lực và mức độ kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm. Trao quyền là quá trình chuyển giao vai trò, trách nhiệm và quyền lực cho các thành viên trong đội nhóm. Giúp tăng cường sự tự chủ, sáng tạo và trách nhiệm cá nhân trong đội nhóm.
Trao quyền giúp phân phối công việc và trách nhiệm một cách hiệu quả, tận dụng tối đa tài năng và năng lực của mỗi thành viên. Song song đó, nó khuyến khích sự tham gia và cam kết của các thành viên đối với mục tiêu và nhiệm vụ chung của đội nhóm. Đồng thời xây dựng lòng tin và tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi người cảm thấy được trân trọng và vai trò của mình được đánh giá cao.
Để nâng cao kỹ năng ủy quyền, nhà quản lý có thể thực hiện một số giải pháp như sau:
-
Giao tiếp trực tiếp và thẳng thắn với nhóm làm việc về nhiệm vụ cần ủy quyền.
-
Lắng nghe các phản hồi từ những người được ủy quyền để điều chỉnh nếu cần thiết.
-
Hiểu rõ và nhận thức về điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm để phân công công việc một cách phù hợp.
-
Xây dựng một môi trường làm việc có kỷ luật, tuân thủ, đảm bảo việc ủy quyền được hoàn thành đúng tiến độ.
Lắng nghe tích cực và giao tiếp hiệu quả
Lắng nghe tích cực bao gồm việc tập trung vào người đang nói, hiểu và đồng cảm với quan điểm của họ. Kỹ năng này giúp lãnh đạo hiểu rõ hơn về ý kiến, quan điểm và nhu cầu của các thành viên trong đội nhóm. Bằng cách lắng nghe tích cực, nhà quản lý có thể xây dựng một môi trường làm việc thoải mái, khuyến khích sự chia sẻ ý kiến và sáng tạo, từ đó tạo động lực cho các thành viên, nâng cao hiệu suất làm việc của đội nhóm.
Với tư cách là người quản lý, mục tiêu quan trọng là giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả, nhất quán và phù hợp với các mục tiêu chiến lược tổng thể của công ty. Để thực hiện được điều này, nhà quản lý phải trình bày rõ ràng những mục tiêu chiến lược đó là gì, nêu chi tiết công việc và quy trình cụ thể mà nhóm cần làm để đạt được chúng. Trở thành một người giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý có thể loại bỏ sự nhầm lẫn, xung đột không đáng có trong nhóm.
Trí tuệ cảm xúc và quản lý xung đột
Trí tuệ cảm xúc là khả năng nhận biết, hiểu và quản lý cảm xúc của bản thân và của người khác. Trí tuệ cảm xúc giúp nhà quản lý hiểu rõ mối quan hệ giữa cảm xúc và hành vi, từ đó có khả năng tương tác, giao tiếp và làm việc hiệu quả với các thành viên trong nhóm. Trong một nhóm làm việc, khó tránh được sự xung đột và mâu thuẫn giữa các thành viên. Quản lý xung đột đòi hỏi khả năng nhận diện, phân tích và giải quyết các vấn đề xung đột một cách hiệu quả. Kỹ năng này giúp nhà quản lý giữ cho mối quan hệ giữa các thành viên một cách lành mạnh, đảm bảo xung đột không ảnh hưởng tiêu cực đến sự hợp tác và hiệu quả làm việc của nhóm.
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng giúp nhà quản lý chọn lọc và tuyển dụng những ứng viên phù hợp nhất cho từng vị trí công việc cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng khi xây dựng và quản lý đội nhóm, bởi các thành viên trong đội phải có năng lực và kiến thức phù hợp thì mới có thể đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. Kỹ năng quản lý đội nhóm này giúp nhà quản lý chọn được những ứng viên phù hợp nhất, xây dựng một teamwork mạnh mẽ.
Bên cạnh đó, sở hữu kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cũng giúp nhà quản lý tạo ra một quy trình tuyển dụng hiệu quả, từ việc xác định nhu cầu nhân sự, thiết kế câu hỏi phỏng vấn, đánh giá ứng viên và đưa ra quyết định cuối cùng. Quy trình tuyển dụng nắm bắt được những ứng viên giỏi và thích hợp sẽ giúp tăng cơ hội thành công của đội nhóm, góp phần quan trọng vào quản lý đội nhóm hiệu quả.
Thiết lập mục tiêu và quản lý hiệu suất
Thiết lập mục tiêu đúng đắn giúp nhà quản lý định hình hướng đi và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm. Khi mọi người đã hiểu rõ mục tiêu và tầm nhìn của nhóm, họ có thể tập trung vào công việc và tăng cường vai trò của mình nhằm đạt được mục tiêu chung. Trong khi đó, quản lý hiệu suất là quá trình theo dõi, đánh giá và điều chỉnh công việc của các thành viên để đảm bảo rằng nhóm đang hoạt động hiệu quả và đi đúng hướng. Quản lý hiệu suất đòi hỏi khả năng giao tiếp, phản hồi, cung cấp phản hồi xây dựng và thúc đẩy phát triển cá nhân của nhân viên.
Thông qua việc thiết lập mục tiêu rõ ràng và quản lý hiệu suất hiệu quả, nhà quản lý có thể đảm bảo các thành viên trong nhóm đang làm việc hướng đến cùng một mục tiêu và đạt được kết quả tốt nhất. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tăng cường động lực cho thành viên, đóng góp vào sự thành công của dự án.
Quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý đội nhóm quan trọng phải kể đến là khả năng quản lý thời gian. Kỹ năng này giúp nhà quản lý biết cách đánh giá mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, đảm bảo các công việc quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn. Đồng thời có thể phân chia thời gian hợp lý cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo sự phối hợp giữa các lịch trình làm việc để đạt được hiệu suất tối ưu.
Quản lý thời gian không chỉ liên quan đến lập kế hoạch ban đầu, mà còn bao gồm khả năng điều chỉnh và ưu tiên lại khi có sự thay đổi hoặc khó khăn xuất hiện trong quá trình làm việc. Những điều này cần đến kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc của nhà quản lý, đảm bảo hoàn thành mục tiêu hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn.
Ra quyết định
Quyết định của nhà quản lý giúp định hình và truyền đạt mục tiêu của nhóm. Bằng cách xác định hướng đi chung, nhà quản lý phải luôn đảm bảo rằng mọi thành viên đều đồng lòng và làm việc hướng về cùng mục tiêu. Kỹ năng quản lý đội nhóm này giúp họ kiểm soát quá trình ra quyết định, giúp nhóm vượt qua các trở ngại và đi đến mục tiêu nhanh hơn.
Việc ra quyết định không thể được đưa ra một cách tùy tiện. Quan trọng là nhà quản lý cần có khả năng thu thập thông tin, phân tích tình huống, lắng nghe ý kiến từ các thành viên trong nhóm và tính đến các yếu tố khác nhau trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Điều này cũng tăng cường lòng tin của các thành viên khác, gắn kết mọi người và hướng họ đến mục tiêu chung.
Để phát triển kỹ năng ra quyết định và rèn luyện bản thân, nhà quản lý cần chú ý đến các khía cạnh sau:
-
Dựa vào dữ liệu và thông tin khách quan, chính xác và đầy đủ để đưa ra quyết định. Đảm bảo rằng quyết định không chỉ dựa trên cảm tính mà còn dựa trên căn cứ rõ ràng.
-
Quan tâm đến tác động lâu dài của quyết định, không chỉ tập trung vào kết quả ngay lúc đó. Xem xét các hậu quả và hệ quả tiềm ẩn để đảm bảo quyết định được hướng đến lợi ích lâu dài.
-
Quyết định cần được đưa ra thận trọng và cẩn thận, nhưng đồng thời cũng cần đúng thời điểm và nhanh chóng để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và không làm trì hoãn công việc.
-
Đưa ra quyết định cùng với giải thích và thông tin rõ ràng để đội nhóm hiểu rõ cách thức và lý do đằng sau quyết định. Điều này giúp mọi người hành động đúng theo hướng được quyết định.
Xây dựng văn hóa nhóm tích cực
Văn hóa nhóm tích cực đề cập đến các giá trị, thái độ, quy tắc và hành vi chung mà các thành viên trong một nhóm hay tổ chức tuân theo. Nó tạo ra một môi trường làm việc khích lệ, nâng cao sự hài lòng và cống hiến của các thành viên, tạo điều kiện cho sự phát triển của từng cá nhân nói riêng và tập thể nói chung. Xây dựng và duy trì văn hóa nhóm tích cực đòi hỏi sự lãnh đạo và kỹ năng quản lý xuất sắc. Nhà quản lý cần tạo ra một môi trường mà các giá trị và quy tắc của văn hóa nhóm tích cực được thúc đẩy và thể hiện.
Đưa ra và nhận phản hồi
Khả năng đưa ra và nhận phản hồi một cách hiệu quả là một kỹ năng quản lý nhóm quan trọng. Với tư cách là nhà quản lý, họ cần thoải mái chia sẻ những lời phê bình mang tính xây dựng với nhóm để giúp họ phát triển và đạt được mục tiêu. Đồng thời, nhận phản hồi cũng là một cách tuyệt vời để họ phát triển với tư cách là người quản lý nhóm.
Nếu có thể, hãy cố gắng thực hiện các buổi phản hồi trực tiếp để giảm thiểu bất kỳ thông tin sai lệch tiềm ẩn nào. Ngay cả khi làm việc trong một nhóm từ xa, vẫn có những phương pháp giải quyết xung đột tuyệt vời mà nhà quản lý có thể bắt đầu áp dụng để hỗ trợ các thành viên trong nhóm của mình.
Để phản hồi liên tục một cách hiệu quả, nhà quản lý cần lưu ý các điểm sau:
-
Tập trung vào công việc chung thay vì cá nhân từng thành viên.
-
Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng về công việc thay vì chỉ khen ngợi hoặc chỉ trích cá nhân.
-
Tránh sử dụng lối phản hồi bánh mì kẹp (lời khen - lời chê - lời khen). Hãy sử dụng phản hồi một cách cụ thể để nhân viên hiểu rõ mình muốn gì.
-
Phản hồi một cách thẳng thắn, minh bạch, tránh gây hiểu lầm hoặc ẩn ý.
-
Thực hiện phản hồi định kỳ với từng nhân viên để họ có thể nhận được ý kiến tốt nhất từ nhà quản lý. Đảm bảo phản hồi không công khai trước toàn bộ nhóm làm việc, vì không ai muốn bị phản hồi tiêu cực một cách công khai.
Cách cải thiện kỹ năng quản lý nhóm
Kiểm kê các kỹ năng hiện tại của bản thân
Để vạch ra con đường phát triển nghề nghiệp của mình, trước tiên cần hiểu kỹ năng quản lý của mình hiện đang ở đâu. Thế mạnh của bản thân là gì? Điểm yếu ở đâu? Đâu là cơ hội lớn nhất để biến sự phát triển thành thành công trong sự nghiệp? Những hiểu biết sâu sắc này sẽ giúp mỗi người tạo ra một kế hoạch phù hợp với mình.
Đặt mục tiêu cải tiến và phát triển
Khi đã hiểu rõ về kỹ năng hiện tại của mình, cần đặt mục tiêu cho nỗ lực phát triển đó. Bản thân cần cải thiện những kỹ năng nào? Làm thế nào để đo lường sự thành công? Khung thời gian như thế nào? Bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể và có thể đạt được, mỗi người sẽ tạo cho mình một điều tích cực nào đó đó để hướng tới và tăng cơ hội thành công.
>> Xem thêm: Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART
Nhận phản hồi từ nhóm
Nếu bản thân không chắc chắn về khả năng hiện tại của mình hoặc những điểm cần ưu tiên phát triển, hãy cân nhắc việc nhận phản hồi từ các đồng nghiệp. Điều này có thể rất hữu ích trong việc giúp mỗi cá nhân xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình.
Tập trung vào các kỹ năng cụ thể
Có rất nhiều kỹ năng quản lý đội nhóm khác nhau. Mỗi cá nhân có thể tập trung vào một số kỹ năng cụ thể mà bản thân cảm thấy cần cải thiện. Ví dụ, nếu gặp khó khăn trong việc giao việc, có thể tham gia các khóa học hoặc tìm kiếm tài liệu hướng dẫn về cách giao việc hiệu quả.
Quản lý nhóm hiệu quả là rất quan trọng để tăng cường động lực cho các thành viên trong nhóm và mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nó đặt nền tảng cho một đội nhóm có hiệu suất cao, giao tiếp tốt, hợp tác và đổi mới. Thông qua việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực, phân công công việc công bằng, lắng nghe ý kiến, phản hồi mang tính xây dựng, các nhà quản lý có thể tạo ra một đội nhóm mạnh mẽ, đáng tin cậy và luôn trong trạng thái sẵn sàng đối mặt với bất kỳ thách thức nào.
