Multitask là gì? Cách cải thiện kỹ năng đa nhiệm hiệu quả

Nhiều người thường cho rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh chóng, từ đó tối ưu hóa năng suất và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu đa dạng trong cuộc sống hiện đại. Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào cũng vậy. Khi không thực hiện đúng cách, Multitasking có thể tạo ra sự quá tải về tinh thần và thể chất, khiến não bộ phải liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau.

Multitask là gì?

Multitasking (đa nhiệm) là khả năng thực hiện nhiều công việc cùng lúc hoặc chuyển đổi linh hoạt giữa các nhiệm vụ khác nhau. Đây thường được coi là một kỹ năng quan trọng giúp tối ưu hóa thời gian và gia tăng hiệu suất công việc. Ở các cấp độ khác nhau, từ quản lý các nhiệm vụ hàng ngày đến điều phối các dự án phức tạp, Multitasking cho phép cá nhân xử lý nhiều yêu cầu đồng thời, đáp ứng nhu cầu làm việc trong môi trường năng động.

Mặc dù Multitasking có thể giúp tiết kiệm thời gian trong ngắn hạn nhưng việc chia nhỏ sự tập trung để xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc dễ dẫn đến sai sót và căng thẳng. Khi khối lượng công việc tăng lên, Multitasking không chỉ gây áp lực mà còn có thể tạo ra trạng thái kiệt sức và suy giảm năng suất về lâu dài. Để tối ưu, Multitasking nên được áp dụng một cách chọn lọc, cân nhắc kỹ lưỡng nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc và sức khỏe tinh thần.

Multitask hay đa nhiệm là khả năng thực hiện nhiều công việc cùng lúc

Các hình thức Multitasking

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, có ba loại Multitasking phổ biến mà mọi người thường áp dụng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Mỗi hình thức có cách tiếp cận và mức độ tác động đến năng suất khác nhau:

1. Thực hiện hai hay nhiều tác vụ cùng lúc
2. Chuyển từ tác vụ này qua tác vụ khác khi chưa hoàn thành tác vụ đầu tiên
3. Thực hiện hai hay nhiều tác vụ liên tiếp trong một khoảng thời gian ngắn

Thực hiện hai hay nhiều tác vụ cùng lúc

Hình thức này xảy ra khi một cá nhân cố gắng hoàn thành đồng thời hai hoặc nhiều nhiệm vụ khác nhau. Ví dụ, vừa nghe điện thoại vừa viết email hoặc vừa làm báo cáo vừa theo dõi cuộc họp trực tuyến. Đây là dạng Multitasking trực tiếp, yêu cầu người thực hiện phải chia nhỏ sự tập trung giữa các nhiệm vụ. Tuy nhiên, việc này có thể làm giảm hiệu suất và chất lượng công việc, vì khả năng tập trung vào nhiều việc cùng lúc thường rất hạn chế.  

Chuyển từ tác vụ này qua tác vụ khác khi chưa hoàn thành tác vụ đầu tiên

Đây là hình thức Multitasking phổ biến nhất, thường gặp trong các môi trường làm việc nhanh, áp lực cao. Người thực hiện phải liên tục chuyển đổi giữa các công việc mà không hoàn thành xong một nhiệm vụ trước đó. Ví dụ, một người quản lý có thể vừa xử lý báo cáo bán hàng, vừa trả lời yêu cầu từ đồng nghiệp, rồi lại quay trở về làm báo cáo. 

Kiểu Multitasking này tạo ra hiện tượng "switching cost" (chi phí chuyển đổi) - khi não bộ cần thời gian để thích nghi và tập trung lại sau mỗi lần chuyển đổi. Kết quả là hiệu suất có thể giảm, mức độ căng thẳng tăng lên và khả năng mắc sai lầm cao hơn.

Thực hiện hai hay nhiều tác vụ liên tiếp trong một khoảng thời gian ngắn

Đây là dạng Multitasking theo chuỗi liên tục nhưng trong khoảng thời gian ngắn. Người thực hiện lần lượt hoàn thành các nhiệm vụ trong một khoảng thời gian giới hạn mà không cần chuyển đổi nhiều lần giữa các công việc. Ví dụ, dành 15 phút đầu để trả lời Email, sau đó chuyển sang hợp với đồng nghiệp và tiếp tục xử lý tài liệu khác. Đây là một dạng Multitasking hiệu quả nếu người thực hiện biết cách quản lý thời gian và sắp xếp ưu tiên, vì nó cho phép giữ được mức độ tập trung nhất định trong từng nhiệm vụ.

Multitask giúp cá nhân có thể chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ khác nhau

Ưu điểm khi thực hiện Multitask

Multitasking giúp các cá nhân và doanh nghiệp xử lý hiệu quả nhiều công việc trong khoảng thời gian ngắn, tối ưu hóa năng suất và tăng khả năng đáp ứng linh hoạt trước các thay đổi liên tục.

1. Tăng năng suất làm việc
2. Tối ưu chi phí
3. Tăng sự linh hoạt
4. Nâng cao tinh thần làm việc
5. Phát triển kỹ năng

Tăng năng suất làm việc

Multitask giúp tăng năng suất khi người thực hiện có khả năng hoàn thành nhiều công việc trong một khoảng thời gian ngắn hơn. Đối với những tác vụ có mức độ ưu tiên tương tự hoặc cần giải quyết cùng lúc, việc áp dụng Multitask có thể giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt trong các công việc lặp lại hoặc có quy trình đơn giản. Chẳng hạn, nhân viên có thể trả lời email trong khi cập nhật dữ liệu, từ đó tối ưu hóa thời gian và tăng hiệu quả công việc.

Ngoài ra, với Multitask, những khoảng thời gian chờ đợi trong công việc có thể được tận dụng để hoàn thành các tác vụ khác. Ví dụ, trong khi chờ phần mềm xử lý hoặc nhận phản hồi từ đồng nghiệp, người thực hiện có thể bắt tay vào một nhiệm vụ khác. Việc sử dụng thời gian này hiệu quả giúp giảm thiểu tình trạng chờ đợi thụ động, giữ công việc luôn tiến triển.

Tối ưu chi phí

Multitask có thể giúp tối ưu chi phí lao động và tài nguyên, đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi nhân viên có khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc, công ty có thể giảm bớt số lượng nhân sự cần thiết, từ đó tiết kiệm chi phí thuê lao động mà vẫn đạt hiệu quả công việc mong muốn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các vị trí yêu cầu đa năng hoặc trong môi trường làm việc linh hoạt.

Bên cạnh đó, Multitask có thể làm giảm chi phí cơ hội – tức là chi phí phát sinh khi bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng hoặc các cơ hội kinh doanh khác. Khi nhân viên có thể cùng lúc quản lý nhiều tác vụ, các công việc không bị trì hoãn lâu và giảm thiểu những chi phí liên quan đến thời gian chậm trễ.

Tăng sự linh hoạt

Trong môi trường biến động, việc có khả năng đa nhiệm giúp người lao động dễ dàng điều chỉnh lịch trình và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu khẩn cấp từ cấp trên hoặc khách hàng. Đồng thời, sự linh hoạt nhờ Multitask cho phép các nhân viên có thể phối hợp giữa các dự án và nhóm làm việc khác nhau. Điều này giúp họ làm quen với nhiều nhiệm vụ và công việc đa dạng, phát triển khả năng thích ứng và xử lý các vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau.

Nâng cao tinh thần làm việc

Khả năng hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong một thời gian ngắn có thể tạo cảm giác đạt thành tựu, tăng cường động lực và tinh thần làm việc cho nhân viên. Khi người thực hiện nhận thấy mình có thể giải quyết hiệu quả nhiều công việc cùng lúc, họ có xu hướng hài lòng hơn với công việc và tự tin hơn về khả năng của bản thân.

Hơn nữa, Multitask có thể giúp người lao động tránh được sự nhàm chán khi phải làm một nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Việc thay đổi giữa các công việc khác nhau trong ngày làm việc có thể giúp làm mới năng lượng, tạo cảm giác mới mẻ, giảm tình trạng kiệt sức và tăng cường sự gắn kết trong công việc.

Phát triển kỹ năng

Khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, các cá nhân có thể rèn luyện và biết cách sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý để đạt hiệu quả tối đa. Những kỹ năng này rất quan trọng và có thể áp dụng ở bất kỳ vị trí công việc nào, giúp nhân viên trở nên chuyên nghiệp và linh hoạt hơn trong quá trình làm việc.

Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian, Multitask còn phát triển khả năng tập trung và quản lý stress. Việc chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ khác nhau đòi hỏi người thực hiện phải kiểm soát sự chú ý và duy trì trạng thái tỉnh táo, từ đó nâng cao khả năng chịu đựng áp lực công việc hiệu quả.

Thường xuyên rèn luyện Multitask giúp làm tăng năng suất làm việc của mỗi người

Những tác động tiêu cực của Multitasking

Multitasking dù mang lại cảm giác làm việc hiệu quả, thực chất có nhiều tác động tiêu cực đến não bộ và hiệu suất. Khi chia nhỏ sự tập trung cho nhiều nhiệm vụ, não bộ phải tiêu tốn năng lượng để chuyển đổi qua lại giữa chúng.

1. Làm giảm chỉ số IQ
2. Giảm hiệu suất công việc
3. Mai một kỹ năng
4. Khó khăn trong quản lý thời gian

Làm giảm chỉ số IQ

Một số nghiên cứu chỉ ra rằng, Multitasking có thể làm giảm chỉ số IQ vì khi não bộ phải phân tán sự tập trung, nó tiêu hao nhiều năng lượng để xử lý các nhiệm vụ cùng lúc. Bên cạnh đó, Multitasking còn gây ảnh hưởng tiêu cực đến trí nhớ ngắn hạn. Khi cố gắng hoàn thành nhiều việc, khả năng lưu giữ và xử lý thông tin của não bộ bị hạn chế, dẫn đến việc quên thông tin hoặc xử lý thiếu chính xác.  

Giảm hiệu suất công việc

Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, khi con người hoạt động đa nhiệm có thể làm giảm hiệu suất công việc đáng kể. Khi liên tục chuyển đổi giữa các công việc, phải mất thời gian để "khởi động lại" mỗi lần quay về với một nhiệm vụ, dẫn đến hiện tượng “switching cost” (Chi phí chuyển đổi). Việc này không chỉ làm kéo dài thời gian hoàn thành công việc mà còn khiến chất lượng công việc giảm đi đáng kể. 

Ngoài ra, Multitasking dễ khiến chúng ta mắc lỗi, đặc biệt trong những công việc đòi hỏi độ chính xác cao. Khi phải chia nhỏ sự chú ý, não bộ không thể xử lý thông tin sâu sắc cho từng nhiệm vụ, từ đó khiến các chi tiết quan trọng bị bỏ sót, tạo ra các vấn đề cho cả đội ngũ hoặc tổ chức.

Mai một kỹ năng

Khi liên tục Multitask, chúng ta khó có cơ hội rèn luyện và phát triển kỹ năng chuyên môn cho từng nhiệm vụ cụ thể. Việc liên tục xử lý các công việc khác nhau một cách hời hợt dễ dẫn đến tình trạng kỹ năng bị "rỗng", vì không có thời gian để đi sâu vào từng công việc. Multitasking thường xuyên sẽ làm cho các kỹ năng quan trọng, như khả năng phân tích và ra quyết định, bị giảm đi do thiếu sự tập trung cần thiết.

Thêm vào đó, khi dành ít thời gian để tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, kỹ năng sáng tạo và khả năng tư duy phản biện của chúng ta cũng dễ bị mai một. Việc Multitask lâu dài có thể khiến não bộ quen với cách làm việc lướt qua bề mặt, thay vì đi sâu vào từng chi tiết và phát triển tư duy logic cho công việc.

Khó khăn trong quản lý thời gian

Multitasking gây ra nhiều khó khăn cho việc quản lý thời gian hiệu quả. Vì phải chia nhỏ sự tập trung cho nhiều nhiệm vụ cùng lúc, chúng ta dễ gặp khó khăn trong việc phân bổ thời gian hợp lý, dẫn đến việc không hoàn thành công việc đúng hạn hoặc mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Điều này cũng làm giảm tính chủ động trong công việc, khiến các nhiệm vụ dễ bị tồn đọng và chồng chéo.

Ngoài ra, Multitasking có thể khiến chúng ta mất đi khả năng ưu tiên, do phải xử lý quá nhiều công việc cùng lúc mà không có chiến lược rõ ràng. Kết quả là, thời gian làm việc không được sử dụng hiệu quả, gây áp lực và tạo cảm giác căng thẳng liên tục.

Hiệu suất công việc có thể bị giảm khi thường xuyên làm việc đa nhiệm

Cách cải thiện Multitask hiệu quả

Để cải thiện khả năng thực hiện Multitasking hiệu quả, cần có một chiến lược rõ ràng và một số phương pháp hỗ trợ. Multitasking không chỉ là việc làm nhiều việc cùng lúc mà còn là khả năng tối ưu hóa năng suất và đảm bảo chất lượng công việc. Dưới đây là một số cách giúp bạn cải thiện Multitasking một cách hiệu quả và bền vững.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc

Một trong những yếu tố quan trọng để cải thiện Multitasking là xác định và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc. Điều này giúp mỗi cá nhân biết được nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước và nhiệm vụ nào có thể trì hoãn. Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp giúp tránh tình trạng bị quá tải và đảm bảo rằng bạn luôn làm việc hiệu quả, không bị phân tâm bởi những nhiệm vụ ít quan trọng. Đôi khi, việc làm ít công việc nhưng đạt chất lượng cao sẽ tốt hơn là làm quá nhiều nhưng không hiệu quả.

Lập danh sách việc cần làm

Lập danh sách công việc là một cách tuyệt vời để duy trì sự tập trung khi thực hiện Multitasking, theo dõi các nhiệm vụ đang thực hiện và biết được mình cần phải làm gì tiếp theo. Theo đó, bạn hãy ghi chép cụ thể từng công việc cần hoàn thành, bao gồm thời gian dự kiến và mức độ ưu tiên của chúng. Điều này không chỉ giúp bạn nhớ các công việc cần làm mà còn giúp bạn cảm thấy ít căng thẳng hơn khi có kế hoạch rõ ràng.  

Nhóm các công việc tương tự lại với nhau

Một cách để nâng cao hiệu quả Multitasking là nhóm các công việc có tính chất giống nhau lại và làm chúng một cách liên tiếp. Ví dụ, nếu bạn cần trả lời email, gọi điện thoại và xử lý các vấn đề liên quan đến khách hàng, hãy nhóm các nhiệm vụ này lại với nhau và thực hiện một cách tuần tự. Khi làm việc với các công việc tương tự, bạn sẽ không phải thay đổi tư duy liên tục, giúp tiết kiệm thời gian và tăng sự tập trung. Việc nhóm các nhiệm vụ cũng giúp giảm bớt cảm giác lộn xộn, đồng thời giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn.

Làm việc với nhịp độ phù hợp

Mỗi công việc đều yêu cầu một nhịp độ làm việc khác nhau. Để Multitask hiệu quả, bạn cần điều chỉnh nhịp độ của mình sao cho phù hợp với từng nhiệm vụ. Một số công việc có thể yêu cầu sự tập trung cao và thời gian dài, trong khi những công việc khác có thể thực hiện nhanh chóng và không đòi hỏi sự chú ý đặc biệt. Đặt ra một nhịp độ làm việc phù hợp giúp bạn giữ được hiệu quả mà không cảm thấy quá mệt mỏi hay căng thẳng. Đặc biệt, việc điều chỉnh nhịp độ cũng giúp bạn không bị cảm giác quá tải khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

Giảm tần suất kiểm tra các kênh giao tiếp

Giảm tần suất kiểm tra các kênh giao tiếp là một cách hữu hiệu để tối ưu hóa hiệu quả của Multitasking. Việc liên tục theo dõi và phản hồi các kênh thông tin như email, tin nhắn, hoặc thông báo mạng xã hội thường gây gián đoạn dòng suy nghĩ và cản trở tiến độ công việc. Các nghiên cứu cho thấy rằng sự phân tâm từ các thông báo này có thể làm giảm đáng kể mức độ tập trung, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu suất công việc.

Để tối ưu Multitasking, cần thiết lập các khung thời gian cố định trong ngày để xử lý các thông tin liên lạc, thay vì phản ứng ngay lập tức trước mỗi thông báo. Phương pháp này không chỉ giúp duy trì sự tập trung liên tục vào các nhiệm vụ chính mà còn giảm thiểu sự gián đoạn, cho phép cá nhân hoàn thành công việc với độ chính xác và hiệu quả cao hơn.

Giữ sự tập trung

Giữ sự tập trung là yếu tố then chốt trong việc thực hiện Multitasking hiệu quả. Khi làm nhiều công việc cùng lúc, rất dễ bị phân tâm bởi những yếu tố xung quanh. Để duy trì sự tập trung, hãy loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng như tắt thông báo trên điện thoại, đóng các tab không cần thiết trên máy tính hoặc làm việc trong môi trường yên tĩnh. Ngoài ra, hãy luôn nhớ rằng khi bạn tập trung vào một nhiệm vụ, bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn và với chất lượng cao hơn, thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc nhưng không đạt hiệu quả.

Thường xuyên luyện tập

Để làm việc hiệu quả hơn với Multitasking, bạn cần thường xuyên luyện tập và thử nghiệm với các phương pháp khác nhau. Bắt đầu bằng cách thực hiện các công việc đơn giản, sau đó dần dần thử thách bản thân với các nhiệm vụ phức tạp hơn. Hãy tạo thói quen sắp xếp công việc hợp lý và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất. Qua thời gian, bạn sẽ dần dần nâng cao khả năng Multitasking và đạt được hiệu quả công việc cao hơn.

Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc để đảm bảo Multitask đạt được hiệu quả

So sánh giữa Multitasking và Single Task

Trong môi trường làm việc hiện đại, Multitasking ngày càng trở nên phổ biến và được coi là một kỹ năng quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, dù Multitasking có thể giúp tiết kiệm thời gian, nhiều nghiên cứu lại chỉ ra rằng nó có thể giảm chất lượng công việc. Ngược lại, phương pháp Single Task (thực hiện một nhiệm vụ tại một thời điểm) đang được khuyến khích trong nhiều trường hợp, vì nó giúp tăng cường sự tập trung và chất lượng công việc. 

Phân biệt giữa Multitasking và Single Task:

Tóm lại, việc áp dụng Multitasking trong công việc cần có sự hiểu biết rõ ràng về các tác động tích cực và tiêu cực mà nó mang lại. Mặc dù Multitasking có thể giúp bạn hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong một thời gian ngắn, nhưng đôi khi, sự tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất lại là phương án hiệu quả hơn để đạt được kết quả tốt nhất. Việc phát triển kỹ năng quản lý công việc và chọn phương pháp làm việc phù hợp với từng tình huống là yếu tố then chốt giúp bạn đạt được sự cân bằng giữa hiệu suất và chất lượng công việc.