Quản trị sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí, đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nó liên quan đến việc lựa chọn công nghệ, quy trình và thiết bị phù hợp, phân chia công việc, quản lý quy trình sản xuất, đảm bảo an toàn lao động, tối ưu hóa quy trình để đạt được năng suất và hiệu suất cao nhất.
Sản xuất là gì?
Sản xuất là hoạt động sản xuất các mặt hàng từ nguyên liệu thô đến thành phẩm, nhưng nó cũng có ý nghĩa kinh tế bởi nó tạo ra sản phẩm có giá trị, đáp ứng được mong muốn và yêu cầu của con người.
Định nghĩa một cách đơn giản, sản xuất là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào (nguồn lực) thành các sản phẩm/ dịch vụ có giá trị. Các yếu tố đầu vào bao gồm lao động, vốn, tài nguyên thiên nhiên và công nghệ. Sản phẩm/ dịch vụ có giá trị có thể được trao đổi để lấy hàng hóa/ dịch vụ khác, hoặc có thể được bán để lấy tiền.
Sản xuất là một hoạt động quan trọng của nền kinh tế. Giúp tạo ra hàng hóa/ dịch vụ mà mọi người cần để sống và làm việc. Sản xuất cũng tạo ra việc làm và thu nhập cho con người.
Quản trị sản xuất là gì?
Quản trị sản xuất là tổng hợp các hoạt động nhằm xây dựng hệ thống sản xuất, quản trị quá trình ứng dụng các yếu tố đầu vào, nhằm tạo ra sản phẩm/ dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc hoạch định, tổ chức, triển khai và kiểm soát quy trình biến đổi nguồn lực thô thành sản phẩm hoàn chỉnh. Quản trị sản xuất là một phần không thể thiếu trong quản lý kinh doanh tổng thể.
Quản trị sản xuất gồm 2 nội dung chính:
- Xây dựng, thiết kế toàn bộ hệ thống sản xuất
- Quản trị quá trình sản xuất
Mục tiêu của quản trị sản xuất
- Cung cấp sản phẩm
- Tạo ra lợi thế cạnh tranh
- Tạo ưu thế về chất lượng
- Tạo ưu thế về tốc độ trong cung ứng
- Linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu
- Tối ưu hóa quá trình tạo ra sản phẩm/ dịch vụ
Mục đích chính của quản trị sản xuất là sản xuất các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng, đúng số lượng, đúng chi phí và thời gian. Nâng cao hiệu quả của tổ chức bằng cách đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực sẵn có của sản xuất, là mục tiêu cuối cùng của quản trị sản xuất. Các mục tiêu chính trên được mô tả chi tiết như sau:
Cung cấp sản phẩm
Cung cấp sản phẩm là một khía cạnh quan trọng của quản trị sản xuất. Nếu một doanh nghiệp không thể cung cấp sản phẩm cho khách hàng, thì doanh nghiệp đó sẽ không thể tồn tại. Quản trị sản xuất cần đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất và cung cấp với số lượng, chất lượng, thời gian phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tạo ra lợi thế cạnh tranh
Quản trị sản xuất phải đảm bảo sản phẩm đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất. Chất lượng sản phẩm là một yếu tố quan trọng để thu hút và duy trì khách hàng, đồng thời tạo dựng được danh tiếng tốt cho doanh nghiệp.
Hoạt động quản trị cũng cần tìm cách tối ưu hóa quy trình sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm thời gian và lãng phí, từ đó giảm chi phí sản xuất. Đồng thời thường xuyên theo dõi xu hướng công nghệ mới, áp dụng các phương pháp, công nghệ tiên tiến để cải tiến quy trình sản xuất.
Ngoài ra, sự linh hoạt cũng cho phép doanh nghiệp thích ứng với thay đổi nhanh chóng trong nhu cầu của khách hàng và thị trường, tạo lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh.
Tạo ưu thế về chất lượng
Tạo ưu thế về chất lượng đòi hỏi các hoạt động như kiểm soát chất lượng, theo dõi quy trình sản xuất, đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn, đào tạo nhân viên về chất lượng, đồng thời áp dụng các phương pháp cải tiến liên tục. Quản trị sản xuất cũng phải xem xét và giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng, như xử lý lỗi, phản hồi từ khách hàng và tối ưu hóa quy trình sản xuất để giảm thiểu lỗi sản phẩm.
Tạo ưu thế về chất lượng giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin và niềm tin từ khách hàng, tăng cường sự cạnh tranh và tạo điểm khác biệt trong thị trường. Ngoài ra, chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt cũng có thể dẫn đến sự tăng trưởng doanh số, tăng khả năng tiếp cận thị trường mới và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Tạo ưu thế về tốc độ trong cung ứng
Khi nắm bắt được nhu cầu người dùng một cách nhanh chóng, đúng thời điểm, điều này làm tăng khả năng làm hài lòng khách hàng. Trong vai trò này, hoạt động Marketing sẽ quyết định phần lớn. Bên cạnh đó, bộ phận nghiên cứu, phát triển sản phẩm cũng phải nhanh chóng biến ý tưởng thành một sản phẩm hoàn chỉnh.
Tốc độ cung ứng nhanh sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh chóng, tránh tình trạng thiếu hàng, chậm giao hàng. Tăng doanh thu và lợi nhuận, khách hàng sẽ hài lòng hơn khi nhận được sản phẩm nhanh chóng. Đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh, do doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm nhanh hơn so với các đối thủ.
Chính vì vậy, mục tiêu của quản trị sản xuất là phải tạo được ưu thế về tốc độ trong cung ứng. Bằng cách tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý hàng tồn kho chặt chẽ, cải thiện hiệu quả vận chuyển.
Linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu
Mục tiêu tổng quát của quản trị sản xuất là đảm bảo cung cấp đầu ra cho doanh nghiệp trên cơ sở khai thác có hiệu quả nhất các nguồn lực, đồng thời thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Trong đó, nhu cầu của khách hàng có thể thay đổi theo thời gian, theo thị trường, theo xu hướng tiêu dùng,...
Linh hoạt trong sản xuất được coi là một yếu tố quan trọng để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng trong một môi trường kinh doanh không ổn định. Mục tiêu này giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa khả năng sản xuất và quản lý nguồn lực để thích ứng nhanh chóng với yêu cầu thị trường thay đổi, tăng cường tính cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.
Tối ưu hóa quá trình tạo ra sản phẩm/ dịch vụ
Tối ưu hóa quá trình sản xuất giúp doanh nghiệp loại bỏ các lãng phí, rút ngắn thời gian sản xuất, sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực, từ đó tăng năng suất và giảm chi phí. Quản trị sản xuất cũng giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình, kiểm soát chất lượng chặt chẽ hơn, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ.
4 Chức năng cơ bản của quản trị sản xuất
Hoạch định sản xuất
Là quá trình xác định các mục tiêu sản xuất, lập kế hoạch sản xuất và nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu đó. Các hoạt động hoạch định sản xuất bao gồm:
- Xác định nhu cầu sản xuất
- Lập kế hoạch sản xuất
- Lập kế hoạch nguồn nhân lực
- Lập kế hoạch nguyên vật liệu
- Lập kế hoạch tài chính
Tổ chức sản xuất
Là quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức sản xuất, phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân trong quá trình sản xuất. Các hoạt động tổ chức sản xuất bao gồm:
- Thiết lập cơ cấu tổ chức sản xuất
- Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân
- Xây dựng các quy trình sản xuất
- Đào tạo nhân lực
Điều hành sản xuất
Là quá trình giám sát, điều chỉnh và phối hợp các hoạt động sản xuất nhằm đảm bảo các mục tiêu sản xuất được thực hiện. Các hoạt động điều hành sản xuất bao gồm:
- Giám sát quá trình sản xuất
- Điều chỉnh các hoạt động sản xuất
- Phối hợp các bộ phận, cá nhân trong sản xuất
Kiểm soát sản xuất
Là quá trình đánh giá hiệu quả của quá trình sản xuất và thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết. Các hoạt động kiểm soát sản xuất bao gồm:
- Theo dõi hiệu quả sản xuất
- Đánh giá hiệu quả sản xuất
- Thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết
Các chức năng của quản trị sản xuất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Hoạch định sản xuất là cơ sở cho các hoạt động tổ chức, điều hành và kiểm soát sản xuất. Tổ chức sản xuất đảm bảo cho các hoạt động sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả. Điều hành sản xuất giúp đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra theo đúng kế hoạch. Kiểm soát sản xuất giúp đảm bảo cho các mục tiêu sản xuất được thực hiện.
Các yếu tố trong mô hình quản trị sản xuất
- Dự báo nhu cầu sản xuất
- Thiết kế sản phẩm
- Quản lý năng lực sản xuất
- Định vị doanh nghiệp
- Bố trí sản xuất
- Lập kế hoạch sắp xếp nguồn lực
- Điều phối hoạt động sản xuất
- Kiểm soát hệ thống sản xuất
Dự báo nhu cầu sản xuất
Dự báo nhu cầu sản xuất là bước đầu tiên trong mô hình quản trị sản xuất. Nó giúp doanh nghiệp xác định số lượng sản phẩm cần để đáp ứng nhu cầu thị trường. Dự báo nhu cầu sản xuất càng chính xác thì doanh nghiệp càng có thể quản lý nguồn lực hiệu quả và tối đa hóa lợi nhuận. Dự báo nhu cầu sản xuất dựa trên nhiều yếu tố như:
- Lịch sử bán hàng
- Dự báo kinh tế
- Các xu hướng thị trường
- Các sự kiện trong ngành
- Hành vi của khách hàng
Dựa trên dự báo nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất, mua nguyên vật liệu, nhân lực và các tài nguyên cần thiết. Doanh nghiệp cũng có thể xác định mức tồn kho tối ưu để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Thiết kế sản phẩm
Quá trình này bắt đầu bằng việc tạo ra các ý tưởng ban đầu, từ đó phát triển các mẫu thử, sản phẩm thử để đưa ra sản phẩm hoàn thiện. Thiết kế sản phẩm cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu của thị trường và khách hàng, bao gồm các yếu tố như chất lượng, thẩm mỹ, tiện ích và kinh tế.
Trong mô hình quản trị sản xuất, thiết kế sản phẩm thường được thực hiện bởi bộ phận kỹ thuật hoặc bộ phận nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thiết kế sản phẩm cũng cần có sự tham gia của các bộ phận khác, chẳng hạn như bộ phận Marketing, bộ phận bán hàng và bộ phận sản xuất. Điều này là cần thiết để đảm bảo rằng sản phẩm được thiết kế phù hợp với nhu cầu của khách hàng và có thể được sản xuất một cách tối ưu nhất, tránh làm lãng phí nguồn lực.
Quản lý năng lực sản xuất
Việc đánh giá và phân tích các thông số liên quan đến sản xuất như sản lượng, chất lượng, thời gian sản xuất, chi phí sản xuất, sử dụng thiết bị và nhân lực là phần không thể thiếu trong việc quản lý năng lực sản xuất. Mục tiêu của quản lý năng lực sản xuất là đảm bảo rằng các nguồn lực này được sử dụng một cách hiệu quả và tối ưu, đáp ứng được nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Quản lý năng lực sản xuất có vai trò quan trọng trong việc:
- Đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực để đáp ứng nhu cầu sản xuất
- Tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hụt nguồn lực, gây lãng phí hoặc gián đoạn sản xuất
- Tối ưu hóa chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh đó, quy mô sản xuất cũng có ảnh hưởng đáng kể đến loại hình sản xuất, chi phí sản xuất và tổ chức quản lý của một doanh nghiệp. Quy mô sản xuất lớn có thể giúp giảm chi phí sản phẩm đơn vị và tăng năng suất sản xuất. Vì thế, việc xác định đúng năng lực sản xuất là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu của thị trường và tận dụng các cơ hội kinh doanh tiềm năng.
Định vị doanh nghiệp
Định vị là quá trình xác định vị trí chiến lược của một doanh nghiệp trên thị trường thông qua lựa chọn địa điểm và vùng phân bổ phù hợp, nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Để định vị một cách chính xác, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích và đánh giá các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, bao gồm nguồn lực, thị trường, pháp luật, kinh tế, xã hội, văn hoá,... Dựa trên những thông tin này, có thể đưa ra các giải pháp để khắc phục rủi ro và tối ưu hóa lợi thế cạnh tranh. Việc định vị đúng giúp doanh nghiệp xây dựng lợi thế cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, định hướng phát triển trong dài hạn, tìm kiếm cơ hội kinh doanh tiềm năng trên thị trường.
Bố trí sản xuất
Bố trí sản xuất là việc sắp xếp các máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực,... trong nhà máy một cách hợp lý, khoa học để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi, hiệu quả và tiết kiệm. Trong mô hình quản trị sản xuất, bố trí sản xuất có vai trò quan trọng trong việc:
- Tăng năng suất lao động: Bố trí sản xuất hợp lý sẽ giúp rút ngắn thời gian di chuyển của nhân viên, giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn sản xuất, từ đó nâng cao năng suất lao động.
- Giảm chi phí sản xuất: Bố trí sản xuất hợp lý sẽ giúp tận dụng tối đa không gian, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu,... từ đó giảm thiểu chi phí sản xuất.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm: Bố trí sản xuất hợp lý sẽ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm, hạn chế sai sót, lỗi sản phẩm.
Bố trí sản xuất có thể được thực hiện theo các phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và từng loại sản phẩm. Một số phương pháp bố trí sản xuất phổ biến bao gồm:
- Bố trí sản phẩm (product layout): Sắp xếp máy móc, thiết bị theo quy trình sản xuất của sản phẩm.
- Bố trí theo công nghệ (process layout): Sắp xếp máy móc, thiết bị theo chức năng của chúng.
- Bố trí hỗn hợp (hybrid layout): Sử dụng kết hợp các phương pháp bố trí sản phẩm và bố trí theo công nghệ.
Lập kế hoạch sắp xếp nguồn lực
Lên kế hoạch nguồn lực bao gồm việc xác định các nguồn lực cần thiết cho quá trình sản xuất như nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, năng lượng,... và phân bổ các nguồn lực đó một cách hợp lý để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Lên kế hoạch sắp xếp nguồn lực hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo:
- Cung cấp đủ nguồn lực cho quá trình sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn lực.
- Phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tránh tình trạng lãng phí hoặc sử dụng nguồn lực không hiệu quả.
- Tiết kiệm chi phí sản xuất.
>> Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch là gì? 8 bước lập kế hoạch hiệu quả
Điều phối hoạt động sản xuất
Điều phối hoạt động sản xuất bao gồm các nhiệm vụ như:
- Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất: Phân công công việc cho các bộ phận, nhân sự, máy móc, thiết bị,... để thực hiện kế hoạch sản xuất
- Kiểm soát quá trình sản xuất: Giám sát quá trình sản xuất, đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng kế hoạch, chất lượng và hiệu quả
- Khắc phục các vấn đề phát sinh: Khi có vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất, cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời
Điều phối hoạt động sản xuất là một hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Để điều phối hoạt động sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp nên ứng dụng các công cụ, hệ thống quản lý sản xuất hiện đại, tối ưu hóa quy trình.
Kiểm soát hệ thống sản xuất
Nhiệm vụ này bao gồm cả việc quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất. Quản lý hàng tồn kho đảm bảo sự cân đối giữa nhu cầu tiêu thụ và sản xuất, đồng thời giảm thiểu rủi ro về thất thoát và hư hỏng. Trong khi đó, kiểm soát chất lượng hệ thống sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và duy trì sự đồng nhất trong quy trình sản xuất.
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa và cạnh tranh ngày càng gay gắt, quản trị sản xuất cần có sự đổi mới và sáng tạo để đáp ứng những yêu cầu thay đổi liên tục của thị trường. Các doanh nghiệp cần áp dụng các công nghệ tiên tiến, các phương pháp quản lý hiện đại để nâng cao hiệu quả sản xuất, đảm bảo tính bền vững và phát triển lâu dài.
