VẬN DỤNG AI CÓ THỂ GIÚP CPO GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ GÌ?

Richard Waugh là Phó chủ tịch phát triển doanh nghiệp tại Zycus, có hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành và là nhà lãnh đạo tư tưởng chiến lược.

Thu mua (Procurement) là một chức năng quan trọng và phức tạp nhưng mong manh. Ngày nay, việc mua hàng hóa và dịch vụ dựa vào một loạt các kết nối để hoạt động mà không có - hoặc - có sự gián đoạn tối thiểu. Vài năm qua, các đợt lây nhiễm, xâm nhập và gần đây là lạm phát đã gây ra thiệt hại đáng kể cho mạng lưới và tạo ra một cơn bão hoàn hảo với các điều kiện đầy thách thức.

Các tổ chức hiện đang ở chế độ khôi phục, chế độ này yêu cầu hầu hết hoặc tất cả các nguồn lực nội bộ được phân bổ để chữa cháy trước khi tập trung vào các hoạt động theo đuổi chiến lược hơn như quản lý danh mục, rủi ro và hiệu suất của nhà cung cấp hoặc sự tham gia của các bên liên quan.

Tuy nhiên, thời gian phục hồi thường ngắn và các quy trình cũng như công nghệ mua sắm cần phải phát triển để tăng khả năng phục hồi trước các lực lượng thị trường bên ngoài. Công ty tư vấn McKinsey dự đoán trung bình cứ 3,7 năm sẽ xảy ra một sự kiện phá vỡ chuỗi cung ứng. Kể từ khi đại dịch bắt đầu khoảng 2,5 năm trước, đồng hồ đang điểm trước thảm họa tiềm ẩn tiếp theo. Bây giờ là lúc để các CPO củng cố các quy trình của họ và củng cố đội ngũ của họ cho sự thay đổi lớn tiếp theo.

Bây giờ là lúc để các CPO củng cố các quy trình của họ và củng cố đội ngũ của họ cho sự thay đổi lớn tiếp theo

Nhiều CPO hiện đang khám phá trí tuệ nhân tạo để chuẩn bị cho tổ chức của họ đối phó với mọi tình huống bất ngờ trong tương lai. Mặc dù nhiều người đã tránh trở thành những người sớm chấp nhận AI cho đến thời điểm này, nhưng những yếu tố gây căng thẳng như tình trạng thiếu hụt chuỗi cung ứng gần đây và áp lực lạm phát phát sinh từ đại dịch đã khiến các CPO nhận ra rằng họ không thể bỏ qua AI.

Trên thực tế, nghiên cứu thị trường gần đây chỉ ra rằng, cho thấy 74% chuyên gia thu mua hiện mong đợi được trang bị các giải pháp công nghệ do AI dẫn đầu trong vòng 12 tháng tới.

Dưới đây là một số trường hợp mà CPO có thể sử dụng AI để giúp giải quyết các thách thức về mua hàng.

1. Quy trình P2P: Chuyển hóa đơn đặt hàng và hóa đơn “Không chạm”

Việc xử lý các giao dịch từ mua hàng đến thanh toán (P2P) - chủ yếu là các yêu cầu, đơn đặt hàng (PO) và hóa đơn - tiêu thụ một phần không cân xứng các tài nguyên tương đương toàn thời gian (FTE) đã bị hạn chế mà không làm tăng thêm giá trị kinh doanh đáng kể. Theo báo cáo gần đây của Trung tâm Chiến lược mua hàng nâng cao (CAPS), các công ty sử dụng AI chi tiêu cho việc xử lý và yêu cầu FTE giao dịch ít hơn 53% so với các công ty không có AI.

AI cho phép các tài nguyên xử lý giao dịch P2P được phân bổ lại cho các hoạt động theo đuổi chiến lược hơn bằng cách làm cho các hoạt động này trở thành “ít chạm” hoặc “không chạm”. Chẳng hạn, AI có thể phân loại hộp thư đến của tài khoản phải trả để hiểu mục đích của email gửi đến của nhà cung cấp và đề xuất phản hồi email phù hợp. Nó cũng có thể trích xuất hóa đơn đính kèm từ thông báo email và tự động điền hóa đơn điện tử có cả nội dung cấp tiêu đề và cấp dòng mà không cần sự can thiệp của con người.

Đối với yêu cầu và xử lý PO, đặc biệt là trong trường hợp yêu cầu không có danh mục, AI có thể giảm bớt các nhiệm vụ thủ công, tốn thời gian của người mua trong việc xác thực yêu cầu để đảm bảo yêu cầu được phê duyệt và mã hóa đúng cách. Nó có thể xem xét các yêu cầu để đảm bảo sản phẩm và nhà cung cấp phù hợp đã được lựa chọn dựa trên các giao dịch mua trước đây và khớp báo giá cũng như báo cáo công việc với các hợp đồng có liên quan.

Bằng cách sử dụng AI để thực hiện các quy trình kiểm tra định kỳ nhưng quan trọng này (và gắn cờ các điểm bất thường), bạn có thể cho phép phần lớn các yêu cầu “được AI kiểm tra” chuyển qua dưới dạng các giao dịch “không chạm” trong khi quản lý ngoại lệ một số tương đối ít sai lệch so với tiêu chuẩn.

2. Phân tích hợp đồng: Kết quả xứng đáng với mức đầu tư

Các tổ chức thường giải quyết một số lượng lớn các hợp đồng, rất khó để đọc hết. Các chuyên gia thu mua có thể sử dụng AI để đảm bảo họ nhận được những gì họ đã đăng ký và giảm thiểu mọi rủi ro cố hữu.

Robert Handfield, giáo sư quản lý chuỗi cung ứng tại Đại học bang North Carolina và là đồng tác giả của cuốn sách “Cognitive Procurement: Discover How to Embark on Your AI Journey” giải thích theo cách này: “Điện toán nhận thức được kích hoạt bằng AI cung cấp năng lực và khả năng để có thể quét nhanh hợp đồng bằng cách sử dụng các truy vấn và từ khóa cụ thể để giúp hiểu mức độ hiển thị, giới hạn, phương pháp hay nhất và thông tin chi tiết khác.”

Trên thực tế, Gartner đã dự đoán rằng đến năm 2024, số lượng nỗ lực thủ công hiện tại để xem xét hợp đồng sẽ giảm 50%.

3. Quản lý Rủi ro Nhà cung cấp: Biết Nhà cung cấp của Bạn

Trong một thế giới mà dữ liệu được tạo ra với tốc độ chưa từng có, các nhóm thu mua ngày càng khó đánh giá chính xác rủi ro của nhà cung cấp. Ước tính 80% dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp là dữ liệu chưa được sắp xếp. Các nhà quản lý, nhà cung cấp có thể sử dụng AI để tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau - cả có cấu trúc và không có cấu trúc.

Handfield giải thích: “Các quy trình này sẽ dựa trên hệ thống xếp hạng nhà cung cấp, ghi chú cuộc họp, ý kiến ​​khách hàng, phương tiện truyền thông xã hội, hồ sơ pháp lý, nguồn cấp tin tức, dữ liệu nhân viên và khách hàng, chỉ số kinh tế, dữ liệu thời tiết và nhiều dạng dữ liệu có thể được khai thác để cung cấp các cảnh báo kích hoạt các hành động thu mua và các hoạt động quản lý nhà cung cấp.”

Lời bình:

Theo Gartner, gần 45% tổ chức đã triển khai AI trong quy trình thu mua của họ hoặc đang tìm cách nâng cao/thí điểm thêm các phần mở rộng liên quan đến AI.

Sẽ không sao nếu bạn không phải là người tiếp cận sớm, nhưng đừng là người chậm trễ! Với các trường hợp sử dụng ở trên, bạn có thể cải thiện hoạt động thu mua dựa trên nhận thức, tận hưởng những lợi ích của các giải pháp do AI dẫn đầu và đưa hoạt động thu mua lên một tầm cao mới.

Nguồn: forbes