Quản trị là quá trình hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm soát tổ chức, con người và nguồn lực một cách hiệu quả nhằm hướng tới các mục tiêu chung. Chức năng của nhà quản trị có thể hiểu là những hoạt động riêng biệt, nhằm tác động đến lĩnh vực kinh doanh trong doanh nghiệp.
Lý thuyết quản trị hiện đại phân loại 4 chức năng của nhà quản trị bao gồm: Hoạch định, tổ chức, điều phối và kiểm soát.
Chức năng hoạch định
Chức năng đầu tiên cần thực hiện của nhà quản trị là hoạch định. Chức năng này bao gồm việc xây dựng một kế hoạch cụ thể, vạch ra lộ trình mà một tổ chức phải tuân theo nhằm đạt được mục tiêu chung.
Chức năng lập kế hoạch đòi hỏi nhà quản trị phải hình dung được hướng đi trong tương lai của doanh nghiệp, thiết lập các mục tiêu trung gian và các bước đi cần thiết để đạt được chúng. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần dự đoán được các tình huống không mong muốn có thể xảy ra, nhằm xác định và xây dựng kế hoạch dự phòng, đảm bảo hoạt động của tổ chức không bị đình trệ nếu có vấn đề xảy ra. Các nhà quản trị đồng thời cũng tham gia vào việc lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.
Chức năng lập kế hoạch của nhà quản trị với các vai trò chính như:
- Đánh giá thực trạng của tổ chức, nguồn lực như kinh phí, nhân sự, vật liệu,...
- Xác định mục tiêu trong quá trình hoạt động của tổ chức như mức tăng lợi nhuận, số lượng nhân viên, doanh thu.
- Xây dựng kế hoạch, lộ trình, các hoạt động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định.
Chức năng hoạch định giúp các thành viên trong tổ chức biết rõ mục tiêu của tổ chức như thế nào cũng như mục đích mà bản thân sẽ hướng tới. Điều này đồng thời cũng hỗ trợ nhà quản trị phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý và hiệu quả.
Có thể thấy, chức năng hoạch định đóng vai trò to lớn trong việc quyết định đến định hướng phát triển và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Một bộ máy quản trị hiệu quả, có năng lực hoạch định kế hoạch là rất cần thiết cho bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp nhà nước hay tư nhân.
Ví dụ: Một doanh nghiệp mới, nhà quản trị sẽ lập kế hoạch phủ sóng thương hiệu trên thị trường, tiếp cận khách hàng bằng các chương trình xúc tiến. Còn một doanh nghiệp đã có chỗ đứng trên thị trường, nhà quản trị sẽ xây dựng các kế hoạch nhằm tăng doanh thu, lợi nhuận.
Với 2 định hướng khác nhau, kế hoạch kinh doanh cũng khác nhau, nếu doanh nghiệp mới tung ra các khuyến mại, tặng quà thì doanh nghiệp đã có thương hiệu sẽ tung ra các sản phẩm mới.
Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức của nhà quản trị liên quan đến việc xác định các công việc phải thực hiện, phân công cho các cá nhân hoặc các bộ phận, phòng ban thích hợp. Mục đích của chức năng này là đạt được hiệu quả trong việc phối hợp giữa tất cả các yếu tố trong tổ chức. Nhà quản trị cần có vai trò:
- Xây dựng môi trường nội bộ lành mạnh trong công ty để hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn và đạt hiệu quả cao.
- Xây dựng mô hình quản trị doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức chặt chẽ, đồng thời trao quyền cho các bộ phận, cá nhân sao cho phù hợp với năng lực chuyên môn và nhiệm vụ của công việc.
- Truyền đạt rõ ràng các thông tin, chỉ thị hay mệnh lệnh cần thiết nhằm thực hiện công việc hiệu quả và phản hồi nhanh chóng.
Nếu chức năng hoạch định liên quan đến các mục tiêu hoạt động, thì chức năng tổ chức liên quan đến yếu tố về con người. Do đó, tổ chức là một trong 4 chức năng quan trọng của nhà quản trị nhằm đảm bảo cơ cấu tổ chức chặt chẽ, sự phát triển cũng như sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp.
Theo quy luật Pareto, chỉ khoảng 20% nhân sự trong công việc có thể tạo ra được tới 80% kết quả, trong khi đó 20% sự cố có thể đến từ 80% nhân sự còn lại. Qua đó có thể thấy, một nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức yếu kém, nhiều sai sót khi phân công cho nhân sự thì tất cả các công việc đều sẽ không được tối ưu.
Chức năng điều phối, giao việc
Chức năng điều phối, giao việc yêu cầu nhà quản trị lấp đầy các vị trí công việc còn thiếu bằng nhân sự có trình độ và thái độ tốt. Chức năng này đồng thời cũng hướng dẫn, tạo động lực, truyền cảm hứng cho nhân viên thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu suất.
Nhà quản trị có vai trò xác định nhu cầu nhân sự, tuyển dụng và sàng lọc các ứng viên, đào tạo nhân viên những kỹ năng cần thiết, thực hiện các chính sách việc làm, khen thưởng và giữ chân nhân tài.
Chức năng điều phối sẽ giúp phối hợp công việc nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau và cùng hướng đến mục tiêu chung. Trong 4 chức năng của nhà quản trị, chỉ khi chức năng điều phối được tiến hành hiệu quả thì các chức năng còn lại mới có ý nghĩa.
Ví dụ: Một doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tung sản phẩm mới ra thị trường, nhà quản trị bố trị các đầu việc đối với cá nhân, bộ phận phù hợp như Marketing, Sales,... Tiếp đó, chức năng điều phối sẽ đóng vai trò đôn đốc, hỗ trợ, hướng dẫn các nhân sự phối hợp cùng nhau làm việc, đưa ra các ý tưởng sáng tạo. Mục tiêu là đưa sản phẩm tiếp cận rộng rãi với khách hàng, mang lại doanh thu tốt cho doanh nghiệp.
Chức năng kiểm soát
Chức năng cuối cùng trong 4 chức năng của nhà quản trị chính là kiểm soát. Kiểm soát tức là đánh giá chất lượng trong các lĩnh vực kinh doanh và phát hiện những sai lệch so với kế hoạch tổng thể hay mục tiêu chung của tổ chức.
Kiểm soát nhằm đảm bảo hiệu suất công việc và kết quả tối ưu hơn nhưng vẫn duy trì môi trường làm việc chặt chẽ và ít xảy ra sai sót. Tùy vào mục đích yêu cầu của công việc, nhà quản trị sẽ thực hiện dưới những hình thức khác nhau:
- Kiểm soát rủi ro: Dự tính những sai sót hoặc tình huống không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình hoạt động, đồng thời tiến hành thực hiện các biện pháp ngăn chặn, giải quyết trước khi có phát sinh. Ví dụ, một doanh nghiệp khi tung sản phẩm mới ra thị trường, nhà quản trị cần sẽ phải dự đoán các khả năng có thể xảy ra, khách hàng có thể đánh giá, phản hồi ra sao về sản phẩm và có kế hoạch giải thích hoặc xử lý vấn đề.
- Kiểm soát đồng thời: Chức năng này được thực hiện song song trong quá trình làm việc, các thành viên trong tổ chức dễ dàng nhận ra được những trở ngại, khó khăn trong quá trình làm việc. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh để tránh phát sinh sai sót và ảnh hưởng đến lộ trình, hệ thống, đảm bảo rằng chúng đều hướng đến các mục tiêu đã đề ra.
- Kiểm soát phản hồi: Đây là quá trình nhìn nhận, đánh giá lại các kế hoạch sau khi đã hoàn thành, xem có đạt được mục tiêu đã đề ra ban đầu không. Kiểm soát phản hồi cũng là cơ sở để nhà quản trị rút ra kinh nghiệm cho những kế hoạch, hoạt động tiếp theo.
4 chức năng của nhà quản trị sẽ giúp phân bổ hợp lý các nguồn lực, thiết lập một hệ thống tổ chức chặt chẽ, tạo ra một môi trường khuyến khích nhân viên làm việc với tiềm năng tối đa của họ. Đồng thời xây dựng lộ trình rõ ràng để hướng đến mục tiêu chung, có các kế hoạch dự phòng cho những vấn đề phát sinh và rút ra bài học để thực hiện những kế hoạch tiếp theo.
