Để một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và trơn tru, tổ chức cần những nhà quản trị có năng lực. Nhiệm vụ cụ thể của nhà quản trị sẽ phụ thuộc vào từng loại hình công ty, tuy nhiên, những quyết định của họ có thể ảnh hưởng đến sự thành bại của một tổ chức.
Nhà quản trị là gì?
Nhà quản trị là những người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, quản trị chiến lược, quản trị nguồn nhân lực, quản trị tài chính, quản lý vật chất, thông tin và các hoạt động trong tổ chức. Họ có thẩm quyền đưa ra các quyết định, chính sách một cách hiệu quả nhằm đảm bảo tổ chức đi đúng hướng, đúng lộ trình và nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Tùy thuộc vào phạm vi trách nhiệm, cấp bậc của từng nhà quản trị mà vị trí cụ thể của họ trong tổ chức rất đa dạng. Họ có thể là Hội đồng quản trị, tổng giám đốc, có thể là trưởng phòng, tổ trưởng, trưởng ca…
>> Tham khảo: Quản trị là gì? Phân biệt giữa "Quản trị" và "Quản lý"
3 Cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức
Trong các tổ chức, nhà quản trị thường được phân thành ba cấp độ chính: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở, mỗi cấp độ có vai trò và trách nhiệm khác nhau.
Nhà quản trị cấp cao
Nhà quản trị cấp cao là những người quản trị ở cấp bậc cao nhất trong doanh nghiệp, họ đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm về mọi kết quả của tổ chức. Công việc của nhà quản trị cấp cao bao gồm:
- Hoạch định chiến lược phát triển tổ chức
- Xây dựng các kế hoạch, chiến lược kinh doanh, chiến lược marketing dài hạn
- Tiến hành điều phối các hoạt động trong tổ chức
- Giám sát, đánh giá thành tích của các bộ phận trong tổ chức
- Lựa chọn giải pháp để giải quyết vấn đề nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Nhà quản trị cấp cao là những vị trí như chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc,…
Tham khảo thêm một số định nghĩa vị trí nhà quản trị cấp cao:
-
-
Giám đốc Điều hành (CEO)
-
Giám đốc Tài chính (CFO)
-
Giám đốc Chuyển đổi số (CDO)
-
Nhà quản trị cấp trung gian
Nhà quản trị cấp trung gian hoạt động ở dưới các nhà quản trị cấp cao và là cấp trên của nhà quản trị cấp cơ sở. Họ có vai trò đưa ra chiến thuật, đồng thời tiến hành triển khai kế hoạch và thực hiện các chính sách, vừa quản trị các nhân viên cấp dưới nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Công việc của nhà quản trị cấp trung gian bao gồm:
- Xây dựng kế hoạch trung hạn, đồng thời chuẩn bị các kế hoạch dài hạn để cấp trên phê duyệt dựa trên chiến lược của công ty
- Thiết lập chính sách cho các bộ phận, phòng ban
- Rà soát, đánh giá các báo cáo về hoạt động sản xuất, bán hàng, nhân sự,...
- Đánh giá thành tích nhân viên cấp dưới để có chế độ khen thưởng, thăng tiến phù hợp
- Tham gia tuyển dụng và lựa chọn nhân tài cho tổ chức.
Chức danh của quản trị cấp trung gian thường là trưởng phòng, phó phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc, trưởng khoa,…
Tham khảo một số khái niệm:
Nhà quản trị cấp cơ sở
Nhà quản trị cấp cơ sở hoạt động ở cấp bậc thấp nhất trong hệ thống phân cấp nhà quản trị trong một tổ chức. Họ có nhiệm vụ đưa ra các quyết định để thúc đẩy, điều khiển, hướng dẫn nhân viên cấp dưới của mình trong từng phạm vi công việc phụ trách như: sản xuất, bán hàng, hành chính, nhân sự, kế toán,... nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chi tiết cho tổ chức
- Phân bổ công việc cụ thể, rõ ràng cho nhân viên
- Theo dõi, giám sát các hoạt động và đánh giá thành tích của nhân viên cấp dưới
- Tạo động lực, truyền cảm hứng, đồng thời hỗ trợ, hướng dẫn cho nhân viên hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao
Nhà quản trị cấp cơ sở thường là tổ trưởng, trưởng ca, đốc công, trưởng nhóm bán hàng, trưởng nhóm sản xuất,…
Vai trò của nhà quản trị trong tổ chức
Vai trò quan hệ với con người
Nhà quản trị có vai trò hướng tất cả các cá thể riêng biệt đến mục tiêu và lợi ích chung của tổ chức. Trong quan hệ với con người, nhà đại diện sẽ đóng vai trò:
- Đại diện cho tổ chức: Nhà quản trị là người đại diện cho tổ chức của họ và đại diện cho những nhân viên cấp dưới. Xét ở mối tương quan giữa những người ở trong và ngoài doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ là bộ mặt cho thấy hình ảnh của doanh nghiệp và ở một mức độ nhất định nào đó, cũng cho thấy được những nét cơ bản về doanh nghiệp đó. Ví dụ: Thay mặt tổ chức nhận giải thưởng, phát biểu, đề xuất ý kiến, chịu trách nhiệm trước truyền thông về những vấn đề không mong muốn.
- Người lãnh đạo: Nhà quản trị cần phối hợp rà soát, giám sát công việc của nhân viên cấp dưới. Họ cũng có thể là người chịu trách nhiệm tuyển dụng, hướng dẫn nhân viên, tiên phong trong các hoạt động của tổ chức, đồng thời, hòa giải mâu thuẫn giữa các thành viên, kết nối họ thành một khối thống nhất nhằm phát huy sức mạnh tổ chức. Đối với vai trò này, nhà quản trị có thể thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp.
- Liên lạc, kết nối: Xây dựng và phát triển với các mối quan hệ bên ngoài doanh nghiệp nhằm đem lại những lợi ích cho tổ chức. Vai trò này cũng là một trong những vai trò then chốt của nhà quản trị để kết nối và liên lạc với các tổ chức bên ngoài, duy trì những mối quan hệ hợp tác nhằm mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Vai trò thông tin
Mọi thông tin đều là tài sản quý giá của doanh nghiệp, do đó nhà quản trị có vai trò bảo vệ tài sản đó của tổ chức.
- Vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị là người trực tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức, nhiệm vụ của họ là phân tích, thu thập những sự kiện, tin tức có khả năng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của tổ chức, đồng thời nhanh chóng giải quyết những vấn đề đó.
- Vai trò phổ biến thông tin: Phổ biến thông tin chính xác đến toàn bộ nhân viên của tổ chức là vai trò thiết yếu của nhà quản trị, việc này nhằm giúp nhân viên cấp dưới nắm bắt công việc một cách rõ ràng và thực hiện một cách chính xác hơn.
- Vai trò cung cấp thông tin: Thay mặt tổ chức cung cấp các thông tin cho truyền thông, báo chí,… nhằm giải thích, bảo vệ danh tiếng hoặc thông tin để đem lại lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp.
Vai trò quyết định
Nhà quản trị sẽ thông qua và phê duyệt mọi quyết định quan trọng của doanh nghiệp. Điều này sẽ tạo nên sự điều hành đồng nhất, liên tục cho việc sử dụng và phân bổ nguồn lực.
- Vai trò doanh nhân: Đưa ra những đề xuất cải tiến, nâng cấp hoạt động của tổ chức, các phương hướng, kế hoạch nhằm giám sát, đánh giá, cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên cấp dưới.
- Vai trò giải quyết vấn đề: Đưa ra các phương án ứng phó kịp thời trước vấn đề không mong muốn để loại bỏ những vấn đề gây ảnh hưởng và sớm ổn định hoạt động trong tổ chức.
- Vai trò người phân phối tài nguyên: Nhà quản trị đóng vai trò phân phối nguồn lực như con người, cơ sở vật chất, tài chính, quyền hạn, hệ thống… sao cho hợp lý nhằm tối ưu và đạt được kết quả cao hơn.
- Vai trò đàm phán: Nhà quản trị thay mặt tổ chức để đàm phán với những doanh nghiệp khác, đồng thời thực hiện mọi biện pháp ngăn chặn những vấn đề không mong muốn có thể xảy ra.
Có thể thấy, nhà quản trị đóng vai trò như “xương sống” của một tổ chức, không có bộ máy quản trị tốt, tổ chức đó không thể hoạt động hiệu quả.
Cho dù ở cấp bậc nào, nhà quản trị cũng thực hiện 4 chức năng chính là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Do đó, mọi quyết định lớn nhỏ trong doanh nghiệp được quyết định bởi nhà quản trị cũng có thể ảnh hưởng đến sự thành bại của một tổ chức.
>> Tham khảo: Quản trị doanh nghiệp là gì? 5 chức năng quản trị doanh nghiệp
