Quản lý cấp trung là gì? Vai trò, nhiệm vụ và kỹ năng cần có

Quản lý cấp trung là gì?

Quản lý cấp trung (Middle manager) là các nhà quản trị thuộc cấp quản lý trung gian trong bộ máy cơ cấu của tổ chức. Bộ phận này hoạt động dưới sự điều hành của các nhà lãnh đạo cấp cao, đồng thời dẫn dắt, quản lý các nhân viên cấp dưới. 

Quản lý cấp trung chính là cánh tay đắc lực của ban lãnh đạo cấp cao trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh, vận hành hệ thống quản lý, đảm bảo sự thống nhất, liền mạch của một doanh nghiệp.

Các nhà quản lý cấp trung thường phụ trách một phòng ban, chi nhánh hoặc một bộ phận cụ thể. Một số vị trí quản lý cấp trung bao gồm:

• Giám đốc chi nhánh
• Giám đốc khu vực
• Cửa hàng trưởng
• Quản lý bộ phận
• Trưởng phòng
• Tổ trưởng
• Giám đốc phân xưởng

Vai trò của nhà quản trị cấp trung trong doanh nghiệp

Hỗ trợ quản lý cấp cao

Nhà quản trị cấp trung được xem là cánh tay phải đắc lực cho các nhà lãnh đạo cấp cao, hỗ trợ truyền đạt thông điệp tầm nhìn, sứ mệnh, đồng thời thực hiện các chiến lược kinh doanh, sản xuất cũng như việc vận hành hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Quản lý cấp trung cần báo cáo các thông tin về hiệu suất, kết quả hoạt động của bộ phận mà họ quản lý cho các nhà quản lý cấp cao.

Trên thực tế, nhà quản lý cấp cao có trách nhiệm đưa ra các quyết định chiến lược cho toàn bộ doanh nghiệp, trong khi nhà quản trị cấp trung thường tập trung vào vấn đề quản lý chi tiết hoặc dẫn dắt đội ngũ thực hiện chiến lược. Do đó, mối quan hệ giữa họ thường là mối quan hệ hợp tác, mỗi người có vai trò và trách nhiệm khác nhau để đóng góp vào thành công của doanh nghiệp.

Quản lý nhân viên cấp dưới

Vai trò chính của nhà quản trị cấp trung là trực tiếp quản lý và điều hành công việc của đội ngũ nhân viên hoặc bộ phận cấp cơ sở trong tổ chức. 

Nhà quản trị cấp trung triển khai phân bổ công việc, dẫn dắt, hỗ trợ nhân viên thực hiện đúng với công việc được phân công, hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Xây dựng và duy trì một môi trường làm việc lành mạnh, đảm bảo nhân viên được đào tạo và phát triển. 

Đồng thời thực hiện giám sát, đánh giá hiệu suất làm việc, thúc đẩy sự hợp tác và hòa thuận giữa các nhân viên trong bộ phận của mình, đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời hạn và chất lượng đạt yêu cầu.

Cầu nối giữa nhân viên và ban lãnh đạo

Quản lý cấp trung là trung gian trong quá trình truyền đạt tầm nhìn, chiến lược từ ban lãnh đạo cấp cao, được cụ thể hóa bằng các kế hoạch và việc vận hành hệ thống quản lý nhằm đạt được mục tiêu.

Nhà quản trị cấp trung có nhiều cơ hội để tương tác, hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của cấp dưới. Họ có thể truyền đạt thông tin một cách chính xác cho các nhà quản trị cấp cơ sở, giúp đội ngũ nhân viên tiếp nhận thông tin rõ ràng, thực hiện công việc đúng yêu cầu và đạt hiệu suất cao. 

Đồng thời, quản lý cấp trung cũng có thể thu thập thông tin từ các nhân viên và chuyển tiếp lên ban lãnh đạo để cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Công việc chính của nhà quản trị cấp trung

Đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, các nhà quản trị cấp trung cần thực hiện nhiều công việc liên quan khác nhau:

• Tiến hành lên quy trình, xây dựng kế hoạch để thực hiện hóa chiến lược phát triển từ các lãnh đạo cấp cao.

• Phân chia công việc phù hợp cho các bộ phận, phòng ban theo bảng kế hoạch và hướng mọi người đến mục tiêu chung của tổ chức.

• Giám sát, đánh giá hiệu suất của các nhân viên thông qua báo cáo của những nhà quản trị cấp cơ sở.

• Truyền cảm hứng, tạo động lực cho các nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả, đồng thời giải quyết các vấn đề nội bộ phát sinh trong bộ phận.

• Tham gia vào quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên, thiết lập các chính sách đào tạo, nâng cao năng lực để các thành viên trong tổ chức có cơ hội tham gia các khóa đào tạo và các chương trình phát triển nghề nghiệp.

• Đo lường, đánh giá và tổng hợp kết quả, tiến hành báo cáo với các nhà lãnh đạo cấp cao.

Các kỹ năng quản lý cấp trung cần có

Kỹ năng xây dựng kế hoạch và chiến lược

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất mà các nhà quản trị cấp trung cần thực hiện là thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch trước khi tiến hành bất kỳ một chiến dịch nào đó. Bảng kế hoạch rõ ràng, chi tiết có thể giúp nhân sự nắm rõ được tầm nhìn, định hướng cũng như chi tiết công việc mà họ phải thực hiện.

Bảng kế hoạch cũng giúp nhà quản trị cấp trung dễ dàng giám sát công việc của nhân sự và qua đó đánh giá hiệu suất làm việc của mỗi người.

Kỹ năng giao tiếp

Là cầu nối giữa nhân viên với các nhà lãnh đạo cấp cao, kỹ năng giao tiếp tốt là cực kỳ cần thiết đối với bất kỳ một nhà quản trị cấp trung nào. Giao tiếp hiệu quả giúp họ truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống các nhân viên một cách rõ ràng, chính xác.

Bên cạnh đó, tài ứng nhân xử thế của nhà quản lý cấp trung cũng giúp họ dung hòa mong muốn, lợi ích giữa cấp trên và cấp dưới. Kỹ năng giao tiếp đòi hỏi họ phải ứng xử khéo léo, tinh tế, biết lắng nghe, đồng cảm, thấu hiểu và nhất là đọc vị được người khác.

Báo cáo

Quản lý cấp trung có trách nhiệm theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận mình quản lý, đồng thời phải báo cáo cho cấp trên về tình hình hoạt động, kết quả đạt được và các vấn đề cần giải quyết.

Quản lý cấp trung cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, chính xác và hiệu quả để giúp cấp trên hiểu được tình hình và đưa ra các quyết định, hướng đi phù hợp. Kỹ năng báo cáo hiệu quả sẽ giúp quản lý cấp trung thuyết phục được cấp trên, cấp dưới và các đối tác khác về những quyết định và hướng đi của bộ phận mình đang quản lý.

Quyết định, giải quyết vấn đề

Việc ra quyết định và giải quyết vấn đề đòi hỏi quản lý cấp trung phải có khả năng phân tích thông tin, đánh giá tình hình và đưa ra các lựa chọn phù hợp nhất. Kỹ năng này yêu cầu họ cần sự nhạy bén, linh hoạt, sáng tạo và có tư duy logic để quyết định chính xác và xử lý kịp thời các vấn đề cấp bách.

Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề còn giúp nhà quản trị cấp trung tăng sự tin tưởng, tôn trọng từ  nhân viên và cấp trên.

Quản lý nhân sự

Kỹ năng quản trị nhân sự tốt sẽ giúp nhà quản lý cấp trung thấu hiểu được những khó khăn, nhu cầu của nhân viên, từ đó tạo môi trường làm việc lành mạnh, tích cực. Để làm được điều này, quản lý cấp trung cần đối xử công bằng, lắng nghe, ghi nhận và có chính sách khen thưởng kịp thời, phù hợp.

Kỹ năng quản lý nhân sự giúp nhà quản trị cấp trung có khả năng lãnh đạo đội nhóm hiệu quả, xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, tăng sự hài lòng, nhờ đó nâng cao sự đóng góp của họ vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

Thách thức và cơ hội của nhà quản trị cấp trung

Quản lý cấp trung có vai trò quan trọng trong tổ chức, là đầu mối liên kết quan trọng giữa những người lãnh đạo cấp cao và nhân viên cấp dưới. Vị trí này có nhiều cơ hội để phát triển, đồng thời họ cũng phải đối mặt với nhiều thách thức không hề nhỏ.

Cơ hội

• Có cơ hội xây dựng, nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đẹp với cả lãnh đạo cấp cao và nhân viên cấp dưới. 
• Phát triển các kỹ năng quản lý và lãnh đạo nhờ quá trình làm việc trực tiếp với các nhà lãnh đạo cấp cao, giúp họ có cơ hội thăng tiến cao hơn trong sự nghiệp của mình.

Thách thức

• Đối mặt với nhiều áp lực từ cấp trên và phải biết cách dung hòa được với bộ phận, nhân viên cấp dưới. Phải đảm bảo các mục tiêu và chỉ tiêu được đáp ứng trong thời hạn nhất định, đồng thời vẫn giữ được mối quan hệ tốt với cả hai phía.
• Trong nhiều trường hợp, nhà quản trị cấp trung cần phải thực hiện nhiều công việc vượt ngoài chuyên môn, kinh nghiệm cá nhân họ. Với thời gian và nguồn lực giới hạn, họ cần giải quyết nhiều công việc ưu tiên cùng lúc.
• Đối mặt với những thay đổi không mong muốn trong quá trình quản lý, họ cần phải thích nghi nhanh chóng và linh hoạt trong các vấn đề cấp bách.

Phân biệt nhà quản trị cấp trung và nhà quản trị cấp cao

Nâng cao năng lực cho nhà quản trị cấp trung

Đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo luồng vận hành trơn tru và sự gắn kết, thống nhất giữa các thành viên trong tổ chức, quản lý cấp trung cần được liên tục đào tạo, nuôi dưỡng và nâng cao nhiều kỹ năng hơn nữa.

Khóa đào tạo chuyên môn

Tạo cơ hội để các nhà quản trị cấp trung tham gia các khóa đào tạo chuyên môn là giải pháp tốt nhất để nâng cao năng lực của họ. Công ty có thể tiến hành triển khai các buổi đào tạo nội bộ hoặc cử họ đi học ở các trung tâm, trường đào tạo bên ngoài.

Các khóa học học này giúp các nhà quản trị cấp trung rèn luyện những kỹ năng cần thiết như kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng hướng dẫn, tạo động lực, truyền cảm hứng cho các nhân viên, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, ra quyết định,...

Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần đặt ra những cam kết cho các nhà quản trị cấp trung sau các khóa học như cải thiện hiệu suất công việc, tăng trưởng về doanh số,...

Phương pháp huấn luyện

Huấn luyện là phương pháp mà các nhà quản trị cấp cao trực tiếp đứng ra cố vấn, góp ý để giúp các nhà quản trị cấp trung nâng cao năng lực cũng như điều chỉnh hành vi sao cho hợp lý.

Nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra những lời khuyên hữu ích để các quản lý cấp trung có thể tự định hình phong cách lãnh đạo và áp dụng vào các tình huống thực tế sao cho phù hợp.

Tuy nhiên trên thực tế, nhà lãnh đạo cấp cao với khối lượng công việc dày đặc có thể không đủ thời gian để trực tiếp huấn luyện nghiệp vụ cho các nhà quản lý cấp trung. Do đó, tại nhiều doanh nghiệp hiện nay có xu hướng thuê ngoài các chuyên gia để huấn luyện 1:1 cho họ.

Rèn luyện khả năng thực chiến

Thực học thì phải thực nghiệm, thực chiến. Do đó nhà quản trị cấp trung cần áp dụng những bài học, kỹ năng, kinh nghiệm đã tích lũy vào thực tế để mang lại những chuyển biến tích cực cho tổ chức.

Bằng cách giao cho nhà quản trị cấp trung những nhiệm vụ khó khăn, các vấn đề cấp bách đòi hỏi sự linh hoạt, bình tĩnh cùng khả năng tư duy để giải quyết tình huống, sẽ giúp họ nhanh chóng thích ứng và trở thành trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị cấp cao.

Khi hệ thống phân cấp trong các công ty trở nên linh hoạt và mở rộng hơn, các nhà quản lý cấp trung càng có tầm ảnh hưởng hơn nữa trong các mối quan hệ, sự kết nối bền chặt giữa các thành viên trong công ty. 

Một phần quan trọng trong công việc của quản lý cấp trung là trở thành cầu nối giữa tầm nhìn chiến lược và chi tiết hoạt động của doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình vận hành diễn ra trôi chảy, vị trí này đòi hỏi một người đủ mạnh mẽ, chịu được áp lực cao và có khả năng kết nối.

Tham khảo các vị trí Manager thường gặp:

• Key Account Manager
• Account Manager
• Purchasing Manager
• Operation Manager
• Senior Manager
• General Manager