Doanh nghiệp của chúng ta chắc chắn sẽ phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, như thảm họa thiên nhiên hay những lo ngại về sức khỏe toàn cầu. Không phải lúc nào cũng dễ dàng để giữ cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru trong giai đoạn biến động này. Chính vì vậy, việc đảm bảo nhân viên luôn có động lực và sự yên tâm khi làm việc là trọng trách của các chuyên viên Nhân sự.

Vậy chúng ta có thể làm gì để trấn an mọi người khi họ đến tìm kiếm những lời khuyên trong lúc này? Dưới đây là một số cách để hỗ trợ đội ngũ của chúng ta trong khoảng thời gian nhiều biến động.

1. CÓ KẾ HOẠCH CHO NHỮNG KỊCH BẢN TRONG TƯƠNG LAI

Các chuyên gia nhân sự không thể dự đoán tương lai nhưng họ có thể chuẩn bị sẵn kế hoạch khi nhân viên và quản lý tìm đến họ để tìm cách giải quyết những tình huống khó khăn.

Lập kế hoạch dự phòng cũng có nghĩa là chuẩn bị cho những sự kiện xấu xảy ra, như thiên tai và bệnh tật lan rộng. Trong các trường hợp này, có thể tiến hành đào tạo giúp đội ngũ biết phải làm gì nếu động đất hoặc lốc xoáy xảy ra (ví dụ: cách sơ tán, tìm nơi trú ẩn, v.v.). Bạn cũng có thể thực hiện các biện pháp chủ động để mua bảo hiểm cho thuê văn phòng hoặc chuyển tất cả các tệp giấy lên nền tảng đám mây. Trong khi đó, đối với các trường hợp cụ thể về sức khỏe, các kế hoạch dự phòng có thể bao gồm việc xem xét lại cách thức hoạt động của doanh nghiệp nếu nhân viên cần làm việc từ xa trong một khoảng thời gian dài để hạn chế rủi ro. Tiến hành “chạy thử” để đảm bảo nhân viên có các công cụ cần thiết để làm việc tại nhà một cách hiệu quả. Bằng cách đó, khi không được đến văn phòng, họ đã chuẩn bị sẵn sàng để tiếp tục làm việc hiệu quả ở nhà. Cũng cần phát triển một kế hoạch cho những nhân viên này, những người cần tự cách ly. Hãy suy nghĩ về cách để giúp họ cảm thấy tham gia vào công việc của họ và được tham gia vào đội ngũ đang làm việc.

2. GIAO TIẾP VỚI ĐỘI NGŨ THƯỜNG XUYÊN

Vì kỳ vọng đối với nhân viên ngày càng cao hơn, các tổ chức đang ngày càng phải chú trọng đến tính minh bạch. Nhiều công ty đang chia sẻ thông tin từng được coi là bí mật với nhân viên của họ, từ tài chính kinh doanh đến dữ liệu xung quanh sự đa dạng và hòa nhập. Giao tiếp minh bạch cho nhân viên thấy rằng bạn coi trọng họ và muốn cập nhật cho họ về những gì đang xảy ra trong tổ chức.

Giao tiếp minh bạch đặc biệt quan trọng khi đối phó với những trường hợp bất khả kháng vì nó cho phép tổ chức xây dựng lòng tin và nhận được sự tôn trọng từ nhân viên. Nói với nhân viên của về cách thức và lý do đưa ra các quyết định nhất định hoặc thực hiện các hành động cụ thể sẽ giúp họ yên tâm rằng HR luôn ở đó để bảo vệ họ — bất kể hoàn cảnh nào.

Nhưng không chỉ bộ phận nhân sự phải giao tiếp với nhân viên mà còn bắt buộc các nhà quản lý và lãnh đạo phải thoải mái khi nói chuyện với nhóm của họ về những vấn đề này. Vì vậy, chuyên viên Nhân sự cũng cần huấn luyện các nhà quản lý về cách họ có thể truyền đạt hiệu quả các tình huống khác nhau này cho nhân viên.

3. DẪN DẮT BẰNG CÁCH LÀM GƯƠNG

Các nhà lãnh đạo nhân sự và giám đốc điều hành cấp C là những người dẫn dắt công ty theo mô hình từ trên xuống dưới. Để tổ chức thành công, các nhà lãnh đạo cấp cao cần làm gương cho tất cả những gì họ nói. Các giám đốc điều hành không làm gương sẽ khiến người lao động bối rối về cách họ nên hành động.

Ví dụ, nếu bạn khuyên nhân viên đặt sức khỏe của họ lên hàng đầu bằng cách tránh đi công tác không cần thiết, nhưng sau đó bỏ qua lời khuyên của chính bạn bằng cách lên máy bay đi khắp đất nước dự hội nghị vài ngày và như thế, bạn đã gửi đi một thông điệp rất mâu thuẫn.

4. CHO PHÉP SỰ LINH HOẠT

Lịch làm việc linh hoạt đã là xu hướng của cả thập kỷ qua. Việc này không chỉ giúp nhân viên quản lý thành công sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ, từ việc cắt giảm thời gian đi làm đến việc đảm bảo cha mẹ đang đi làm có thể đưa đón con cái họ từ trường mà còn cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ họ cần trong những thời điểm đầy biến động.

Xem xét các tình huống mà nhân viên có thể không thoải mái khi làm việc gần gũi với đồng nghiệp của họ - những người đã đi du lịch, tham dự các hội nghị, buổi hòa nhạc hoặc các cuộc tụ họp đông người khác. Cho phép nhân viên đang trong trạng thái lo âu làm việc ở nhà sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào môi trường xung quanh.

5. CUNG CẤP CÁC CHƯƠNG TRÌNH HỌC TẬP VỀ CÁC CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN

Tất nhiên, bối cảnh không chắc chắn thường khiến nhân viên phải điều chỉnh đối với lịch trình hàng ngày của họ và việc cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để thực hiện các công việc thường xuyên là tùy thuộc vào Nhân sự. Các chương trình học tập và phát triển có thể truy cập từ bất cứ đâu có thể cung cấp cho nhân viên sự hướng dẫn cần thiết để họ tiếp tục phát triển trong công việc.

6. ĐIỀU CHỈNH MỤC TIÊU

Trong những thời điểm như thế này, điều quan trọng là phải hiểu rằng thay đổi là không thể tránh khỏi. Thay vì cố gắng giảm thiểu các vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát, hãy đón nhận những thách thức này bằng cách điều chỉnh các mục tiêu tổ chức cho phù hợp. Khuyến khích nhân viên và quản lý thích nghi và luôn ở bên để hỗ trợ và hướng dẫn họ trong suốt chặng đường. Đảm bảo cũng áp dụng những điều chỉnh này cho các bên liên quan khác, chẳng hạn như khách hàng hoặc nhà cung cấp. Ví dụ: sẵn sàng lên lịch lại các cuộc họp khách hàng. Thay vào đó, hãy cân nhắc tổ chức các cuộc họp online hấp dẫn.

Việc thực hiện những điều chỉnh này không phải lúc nào cũng dễ dàng — và có thể mất một chút thời gian. Nhưng bằng cách cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết trong toàn tổ chức, nhân viên sẽ có thể điều hướng bất kỳ thay đổi nào có thể xảy ra theo cách của họ.

Chương trình đào tạo      Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế   Xem ngay thông tin chi tiết về chương trình TẠI ĐÂY