9 CÁCH GIẢI QUYẾT KHI LÀM VIỆC CÙNG NHỮNG ĐỒNG NGHIỆP KHÔNG BIẾT LẮNG NGHE
Sẽ có lúc bạn gặp phải những đồng nghiệp hoặc những người sếp không chịu lắng nghe người khác. Họ lơ là khi đối thoại khiến những điều bạn cố gắng trình bày lại bay qua như gió thoảng bên tai. Tất nhiên điều đó làm bạn nổi cáu và bức xúc than trời. Nhưng công việc là công việc, và bạn phải tìm cách giải quyết tình huống đó.
Dưới đây là 9 giải pháp đến từ các Chuyên gia Nhân sự :
Linh động trong phong cách làm việc
Một số người có thể thuộc nhóm thích làm việc qua những thông tin trực quan như ngôn ngữ viết hơn là hướng dẫn trực tiếp. Hãy hỏi đồng nghiệp của bạn là họ muốn nhận thông tin theo hình thức như thế nào. Có thể nói: 'Chúng ta nên trao đổi trực tiếp hay bạn muốn được thể hiện bằng văn bản?'" Hãy cố gắng trở thành một đối tác "linh hoạt" và sử dụng thời gian của đồng nghiệp một cách hiệu quả.
Dưới đây là 9 giải pháp đến từ các Chuyên gia Nhân sự :
Linh động trong phong cách làm việc
Một số người có thể thuộc nhóm thích làm việc qua những thông tin trực quan như ngôn ngữ viết hơn là hướng dẫn trực tiếp. Hãy hỏi đồng nghiệp của bạn là họ muốn nhận thông tin theo hình thức như thế nào. Có thể nói: 'Chúng ta nên trao đổi trực tiếp hay bạn muốn được thể hiện bằng văn bản?'" Hãy cố gắng trở thành một đối tác "linh hoạt" và sử dụng thời gian của đồng nghiệp một cách hiệu quả.
Tự xem lại cách truyền đạt của mình đã ổn chưa
Nếu bạn đã giao tiếp với nhiều đồng nghiệp và cảm thấy phiền lòng vì ai cũng không biết lắng nghe thì có lẽ nên thử đánh giá lại cách tiếp cận vấn đề của chính mình. Có thể là bạn đang diễn đạt một cách lan man không có trọng tâm hoặc nên áp dụng cách kể chuyện cuốn hút hơn. Dành thời gian để tìm ra cách giao tiếp của riêng bạn và bạn có thể định hình nên hành động bạn muốn thay đổi.
Cho họ thấy mình thật sự lắng nghe
"Một cách để khuyến khích đồng nghiệp của bạn lắng nghe tốt hơn là thực hành" lắng nghe thấu cảm ", Riordan nói. Nghĩa là thực sự cố gắng hiểu quan điểm của người khác. Nawaz khuyên bạn nên ghi chú trong khi đồng nghiệp đang nói – đơn giản là ghi nhanh lại một hay hai từ chính là đủ. "Sau đó, khi có một khoảng lặng tự nhiên trong cuộc trò chuyện, hãy xác nhận lại điểm chính của đồng nghiệp vừa nói, đồng thời tích hợp suy nghĩ của bạn vào cuộc trò chuyện." Mục tiêu là, Nawaz nói, "suy nghĩ về người đang trò chuyện cùng bạn" và "nói những gì đem lại lợi ích cho họ".
Nhấn mạnh thông điệp chính của bạn
Nên nhấn mạnh tầm quan trọng của thông điệp của bạn ngay từ đầu. Ví dụ Riordan thường bắt đầu bằng: "Tôi có một điều thực sự quan trọng muốn trao đổi và cần sự giúp đỡ của bạn." Điều này gửi một tín hiệu cho đồng nghiệp rằng họ nên chú tâm vào. Điều đó cũng giúp tăng cường nhận thức của họ để lắng nghe kỹ lưỡng hơn. Riordan cũng khuyên bạn nên thể hiện ý kiến của mình theo nhiều lần và theo nhiều cách khác nhau.
Hãy cởi mở và rõ ràng, có thể nói 'Tôi muốn lặp lại điều này, bởi vì muốn đảm bảo rằng nó được hiểu đúng.'" Sau đó, bạn nên duy trì sự chú ý của họ với các câu hỏi như “ Bạn nghĩ như vậy có ổn không?" Bằng cách đó bạn có thể "đảm bảo những gì bạn nói đã được nắm bắt."
Trao cho họ trách nhiệm phải lắng nghe
Điều quan trọng là tạo cho đồng nghiệp của bạn một "trách nhiệm" để lắng nghe, Nawaz nói. Ví dụ bạn có thể nói: "Tôi sẽ trình bày với anh 3 chiến lược và sau đó, tôi muốn biết anh sẽ quyết định chọn chiến lược nào”.
Hãy nói rõ về các yêu cầu của bạn để họ nắm bắt. Nếu bạn đang phải đối phó với một đồng nghiệp có khuynh hướng hay quên và mất tập trung khi trò chuyện, hãy chú ý các thời điểm để neo lại thông tin chính vào tâm trí của họ. Có thể nói “Điều này rất quan trọng đấy, bạn phải hoàn thành chúng trước deadline nhé”.
Thể hiện sự quan tâm
Có lẽ việc chỉ thẳng ra hành vi không biết lắng nghe của đồng nghiệp là điều khá nhạy cảm. Nhưng bạn có thể giải quyết được nếu biết cách thể hiện sự đồng cảm và quan tâm. Ví dụ có thể nói “Dường như bạn đang bận rất nhiều việc nên không thể chú ý vào những tôi nói. Tôi có thể làm gì để giúp bạn không, theo bạn thì khi nào chúng ta có thể trao đổi một cách tập trung hơn?” Lời đề nghị của bạn phải thật chân thành hoặc nó sẽ nghe như kiểu một lời châm chọc.
Tập làm quen với những xao nhãng nơi văn phòng. Nếu đang trò chuyện mà điện thoại của họ rung lên, bạn có thể tạm dừng lại và hỏi “Bạn có muốn kiểm tra cuộc gọi không?”, câu trả lời đôi lúc sẽ là “Ồ không, tôi sẽ tắt nó đi” hoặc là “Có chứ, tôi nghĩ đó là cuộc gọi quan trọng. Chúng ta nói chuyện sau nhé?”. Dù sao thì, hãy quen với điều đó đi.
Đề cập vấn đề một cách trực tiếp
Nếu “thủ phạm” là một đồng nghiệp thân thiết hoặc là một ông sếp mà bạn có mối quan hệ chặt chẽ, hãy xem xét cách giải quyết vấn đề một cách trực tiếp bằng cách nói thẳng rằng họ đang không lắng nghe người khác. Nhớ phải đưa ra ví dụ các trường hợp người đồng nghiệp đã không chịu lắng nghe và gây ra hậu quả tiêu cực đến nhóm như thế nào.
Nhưng phải chắc chắn rằng bạn và người đó phải thật sự thân thiết kiểu bạn bè để có thể góp ý thẳng thắn như vậy. Nếu không, người nghe sẽ chỉ càng phòng thủ mà thôi.
Đề xuất lập những “hợp đồng ứng xử”
Riordan cho biết thêm một cách giải quyết khác là lập ra những cam kết ứng xử cho đội nhóm. Đảm bảo sự công bằng để mọi thành viên đều được đóng góp ý kiến và cho vào hợp đồng nếu được nhiều sự đồng thuận. Hình thức này sẽ có hiệu quả nhất trong các môi trường có văn hóa có sự đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau.
Nếu quản lý cấp trên không đồng hội đồng thuyền thì nguy cơ là mọi thứ sẽ đổ vỡ.
Và nhớ không nên quá cứng nhắc. Nếu nhóm của bạn không có sự đồng thuận thì hãy tạm tránh phương cách này và tập trung vào tự cải thiện những tương tác cá nhân.
Source: SHRM.org
