SHRM - NGHỆ THUẬT ĐƯA RA PHẢN HỒI

NGHỆ THUẬT ĐƯA RA PHẢN HỒI

Madeline Mann, giám đốc nhân sự tại Gem – công ty công nghệ blockchain trụ sở đặt tại Los Angeles thường có những cuộc trò chuyện trong lúc dạo bộ với các nhân viên trong công ty. Trong những cuộc đối thoại không chính thức này, các nhân viên của cô tiết lộ rằng “Họ gặp phải sự lưỡng lự khi đưa ra các phản hồi vì họ nhạy cảm với cảm xúc của người khác.”

Điều này đã giúp Mandeline Mann phát triển văn hóa phản hồi trực tiếp tại Gem, văn hóa này dựa trên nền tảng là phương pháp đưa ra phản hồi trung thực có tính xây dựng (Radical Candor framework) của Kim Scott. Trong cuốn sách Radical Candor: Be a Kickass Boss Without Losing Your Humanity (St. Martin's Press, 2017) của mình, Kim Scott cho rằng những phản hồi có sự cân bằng giữa sự quan tâm và sự đòi hỏi cải thiện là những phản hồi tốt nhất.

Một cá nhân muốn phát triển không thể lúc nào cũng nằm trên những lời ngọt ngào có cánh, chính những phản hồi tiêu cực hay chỉ trích là chất xúc tác cho sự trưởng thành. Trong nội bộ tổ chức cũng vậy, sự phản hồi và củng cố những sai sót sẽ giúp cải thiện và tạo nên thành công lớn. Nhưng không phải lúc nào những lời nói này cũng dễ có thể được tiếp nhận.

Nhìn nhận lại dành cho sự phản hồi.

Các phản hồi trực tiếp được đánh giá là có hiệu quả và cần thiết cho sự phát triển của nhân viên, nhưng thực tế cho thấy rằng không phải quản lý nào cũng có thể làm được điều này. Vì một lý do nào đó khiến cho việc đưa ra phản hồi được thực hiện một cách khó khăn và khiên cưỡng. Chính vì vậy, các tổ chức sử dụng phương thức đánh giá hiệu suất hằng năm như một công cụ chính cho những phản hồi. Điều này thường mang tính hình thức và thiếu tính cụ thể khi chỉ được thực hiện vào một thời gian cố định trong năm. Để có thể cải thiện hiệu suất của nhân viên, các nhà quản trị nhân sự cần có cái nhìn khác đi về sự đánh giá và phản hồi. Cần phản hồi và góp ý liên tục nhằm kịp thời xử lý các vấn đề để không tạo tiền lệ xấu cho những tình huống về sau.

Song song đó là xây dựng phương thức phản hồi mang tính phát triển (Developmental feedback) đi kèm với phản hồi đánh giá hiệu suất (Evaluative feedback). Phản hồi phát triển có tính chất xây dựng, góp ý nhiều hơn nhằm hướng đến sự hoàn thiện về mặt hiệu quả công việc cũng như mối quan hệ. Những phản hồi này như một hình thức của sự hỗ trợ, cố vấn nhiều hơn cho người được nhận và mang lại giá trị cao hơn thay vì chỉ là những lời phê bình. Khi những phản hồi được đưa ra thường xuyên, việc đánh giá định kỳ hàng năm sẽ không quá nhiều bất ngờ cũng như tránh tồn đọng những vấn đề chưa giải quyết.

Trò chuyện cứng rắn.

Ngày nay các tổ chức luôn phải đối mặt với các vấn đề cực kỳ phức tạp trong môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng, đòi hỏi những nhân viên phải liên tục cải thiện kỹ năng và chuyên môn của họ. Chính vì vậy việc tiếp nhận những phản hồi về sai lầm là vô cùng quan trọng cho việc sửa chữa để không dẫn đến những tiền lệ về sau. Nhưng những cuộc đối thoại như vậy không phải lúc nào cũng có thể thực hiện một cách dễ dàng. Theo Eileen Habelowm, chủ tịch của Leadership-Link, một công ty tư vấn có trụ sở tại Boston, đã đã cung cấp các đề xuất sau đây cho những nhà quản trị nhân sự muốn cải thiện việc đưa ra các phản hồi trực tiếp trong tổ chức:

Bắt đầu bằng cách làm rõ mục tiêu của bạn. Bạn muốn đạt được điều gì trong cuộc trò chuyện này?
Viết ra phần đầu và phần cuối của cuộc trò chuyện.
Cố gắng đoán trước những phản hồi sẽ nhận được.
Phản hồi tiêu cực nên tập trung cụ thể vào các hành vi có thể thay đổi.

Những cuộc trò chuyện nhạy cảm như thế này nên bắt đầu từ sự đồng cảm, hiểu rõ được tình trạng và mong muốn nó được tốt hơn. Ở vị trí của cấp trên, sẽ rất hữu ích khi nhìn vào tình huống của nhân viên từ quan điểm của họ, ngay cả khi không đồng ý với họ. Điều quan trọng là khiến nhân viên họ cảm nhận được có sự chân thành trong những phản hồi.

Học cách đón nhận phản hồi.

Adam Grant, giáo sư về quản lý và tâm lý học tại Wharton School đồng thời cũng là tác giả cuốn sách Give and Take: Why Helping Others Drives Our Success (Penguin Books, 2013), tin rằng mọi người sợ phản hồi tiêu cực vì cách nó được thể hiện. Để mọi người có thể đón nhận những phản hồi có tính tiêu cực một cách dễ chịu nhất, trước tiên là đón nhận những nhận xét từ những người mà mình tin tưởng để hiểu những lời chỉ trích và học cách chào đón nó như một cơ hội để tự cải thiện. Tiếp đến là vấn đề của sự tự nhận thức, mỗi cá nhân phải tự xếp hạng cảm xúc trước những phản hồi tiêu cực một cách thành thật với bản thân.

Tại Gem, các nhân viên được khuyến khích tiếp cận những phản hồi với thái độ tò mò hơn là sự phòng thủ. Cũng như đặt ra các thắc mắc xung quanh những phản hồi. Mỗi tuần các nhân viên sẽ tự chọn ra một người có những chia sẻ về kinh nghiệm với những phản hồi hay nhất sẽ được trao thưởng. Madeline Mann nhận định: "Khi mọi người xem phản hồi trực tiếp như một món quà, họ bắt đầu thực hiện với nhau thường xuyên hơn.”

Theo SHRM.org

Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”).

Chương trình đào tạo

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC TẾ
International Human Resource Management/IHRM

Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế

Khai giảng: Ngày 13/09/2018 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 20/09/2018 tại Hà Nội

Vui lòng xem thông tin chi tiết về chương trình TẠI ĐÂY