SHRM - TỔNG HỢP DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG – CÔNG CỤ MỚI CỦA NGÀNH NHÂN SỰ

TỔNG HỢP DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG – CÔNG CỤ MỚI CỦA NGÀNH NHÂN SỰ

Các phần mềm xử lý dữ liệu tự động giúp loại bỏ những bản báo cáo nhân sự phức tạp thông thường phụ thuộc vào nhiều hệ thống khác nhau.

Phân tích nhân sự có thể dành hàng giờ để tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và nhiều định dạng khác nhau, sắp xếp vào bảng tính Excel và biên tập lại trước khi tạo thành bảng báo cáo chung. Đó là một quá trình lãng phí thời gian không hiệu quả ngay cả với những báo cáo đơn giản nhất.

Frank Moreno – phó chủ tịch Marketing toàn cầu của tập đoàn Datawatch cho rằng “Đầu tiên, thu thập dữ liệu là khó khăn nhất. Cơ bản là bạn phải yêu cầu quyền đăng nhập dữ liệu hoặc tập dữ liệu từ hệ thống thông tin nhân sự hoặc hệ thống theo dõi ứng viên. Nhưng khi lấy được dữ liệu rồi, bạn sẽ phải tự tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng làm việc với một đống lộn xộn đó. Đây là điểm bắt đầu của mọi sự rối rắm tiếp theo”.

Trong nhân sự, đa số các báo cáo được thể hiện trên các bảng tính Excel hoặc nhập thủ công và chuẩn hóa dữ liệu để làm báo cáo tổng kết bằng các đồ họa trực quan. Ông Moreno cho rằng phải lặp đi lặp lại tất cả những việc này với các báo cáo định kì của nhân sự là mất quá nhiều thời gian. Thử tưởng tượng bộ phận nhân sự tại ngân hàng Berkshire có hơn 97 văn phòng và hơn 1500 nhân viên, đến hạn thì họ lại tạo ra các báo cáo liên quan đến kế hoạch động viên tinh thần nhân viên ngắn hạn, các vụ bồi thường và khả năng biến động nhân sự. Nếu quy trình báo cáo không đơn giản và hiệu quả hơn, nhân viên sẽ không còn đủ thời gian để thực hiện những việc khác nữa.

Mary Anne Christian – nhà phân tích nhân sự tại Berkshire nhận thấy rằng càng lúc càng khó khăn hơn trong việc thu thập dữ liệu vì nhiều năm qua, cùng với sự phát triển của công ty, bộ phận nhân sự cũng phát triển các hệ thống khác nhau để hỗ trợ cho tăng trưởng của tổ chức. Cô nói: “Thông tin nhân sự bị khóa trong các hệ thống này và càng lúc càng khó tiếp cận, thống nhất và phối hợp từ nhiều nguồn cung cấp và các bảng tính Excel khác nhau. Những phương pháp cắt, dán, định dạng lại đã lỗi thời nhưng rất phổ biến trong Excel tốn rất nhiều thời gian và vất vả”.

Ví dụ, Christian chịu trách nhiệm báo cáo hàng tuần về việc theo dõi các ứng viên, vị trí cần tuyển và ngân sách. Cô phải làm báo cáo một cách thủ công và như vậy rất khó để cập nhật các số liệu. Cô thậm chí còn không thể đưa vào bản báo cáo của mình rằng cô muốn thực hiện bản báo cáo này một cách hiệu quả hơn.

Những nguồn dữ liệu có định dạng khác nhau cũng là một vấn đề phổ biến, như khi chuyển từ PDF sang Excel, người dùng phải nhập thủ công, chuyển các giá trị từ PDF sang bảng và cột. Điều này khiến quá trình gặp nhiều rủi ro vì nguy cơ mắc lỗi sao chép trong quá trình chuyển đổi.

Cuối cùng, không phải lúc nào cũng đủ thời gian để những người phân tích dữ liệu như Christian có thể đảm bảo chắc chắn các thông tin đều chính xác, hoàn thiện và đúng định dạng.

Những trở ngại được xóa bỏ với công cụ tổng hợp báo cáo tự động

Theo một báo cáo từ Gartner năm 2017, có một vài phần mềm hỗ trợ báo cáo rất dễ dùng, cho phép phân tích khối lượng lớn thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong vài phút thay vì hàng giờ như trước đây và thể hiện dưới dạng tổng quát để dễ theo dõi hơn. Các công cụ này có thể tồn tại như giải pháp độc lập phù hợp với các tổ chức có bộ phận IT riêng. Datawatch, IBM, Oracle và SAP đã phát triển các nền tảng hỗ trợ để gộp các nhóm thông tin và phân tích đi kèm thành các bộ dữ liệu dễ dàng tìm kiếm và tra cứu ở quy mô doanh nghiệp.

Gartner liệt kê các lợi ích chính của công nghệ tổng hợp dữ liệu tự động:

Tiết kiệm thời gian. Theo truyền thống, nhân sự phải đợi bộ phận IT tích hợp dữ liệu, trong khi công nghệ mới sẽ làm điều đó và gửi thẳng vào máy họ. Lợi ích lớn nhất là tiết kiệm thời gian và giúp lượng dữ liệu nhập vào nhiều hơn. Quá trình này chỉ tốn 5 phút để thực hiện thay vì 4 đến 5 tiếng như trước.
Dễ sử dụng. Công cụ được thiết kế cho người dùng không có kiến thức về kĩ thuật, đồng thời cũng loại bỏ việc mô hình hóa dữ liệu nhập trước, đồng thời mở rộng phạm vi tiếp cận và kết hợp thông tin của những nhà phân tích dữ liệu.

Tổng hợp dữ liệu tự động cũng giúp tạo thành quy trình báo cáo trong tương lai. Bất cứ ai trong công ty cũng có thể xem lại các bước phân tích dữ liệu để xác thực thông tin. Khi đã kiểm chứng xong, nhà nhân sự có thể yên tâm chạy lại báo cáo đó vào bất cứ lúc nào. Christian nói rằng cô bắt đầu tái sử dụng các báo cáo thường niên đã tạo ra hồi năm ngoái. Việc theo dõi những báo cáo đã hoàn thành trước đó khiến cô cảm thấy thoải mái hơn trong công việc.

Chất lượng dữ liệu tốt hơn và cô có thể tìm kiếm các chỉ số trong một định dạng thân thiện với người dùng hơn. Các công cụ cho phép hiển thị cảnh báo lỗi từ hệ thống nhân sự hoặc lạc mất địa chỉ email, những điều này không dễ thấy trên Excel.

Giá trị lớn nhất mang lại cho công ty là các nhà phân tích nhân sự có thể phân tích con người nhiều hơn thay vì phải tập trung vào các báo cáo vận hành như cũ. Giờ đây, nhà phân tích dữ liệu như Christian có đủ thời gian để thực sự kể một câu chuyện trên các báo cáo số liệu và trình bày một cách chỉnh chu nhất.

THEO SHRM.ORG

Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”).

Chương trình đào tạo

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC TẾ
International Human Resource Management/IHRM

Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế

Khai giảng: Ngày 13/09/2018 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 20/09/2018 tại Hà Nội

Vui lòng xem thông tin chi tiết về chương trình TẠI ĐÂY