SHRM - 5 CÁCH XỬ LÝ NHỮNG TÌNH HUỐNG NHẠY CẢM DÀNH CHO NHÀ LÃNH ĐẠO NHÂN SỰ

5 CÁCH XỬ LÝ NHỮNG TÌNH HUỐNG NHẠY CẢM DÀNH CHO NHÀ LÃNH ĐẠO NHÂN SỰ

Trong một tổ chức, bất cứ thông tin nhạy cảm nào không được xử lý tốt sẽ tạo những ảnh hưởng tiêu cực đến đội ngũ nhân viên. Ví dụ, trong công ty có một nhân viên bị ông chủ phát hiện hành vi biển thủ công quỹ. Vi phạm này gây ra những hậu quả pháp lý và ảnh hưởng đến sự tín thực của tổ chức. Dù nhân viên đó ngay lập tức bị chấm dứt hợp đồng nhưng sự vắng mặt của anh ta có thể làm bùng lên nhiều tin đồn thất thiệt.
Làm thế nào để công ty hạn chế được rủi ro này và tận dụng nó để tăng tính gắn kết và tin cậy trong đội ngũ. Dưới đây là 5 nguyên tắc được đúc kết từ cuốn sách Conflict Without Casualties: A Field Guide for Leading with Compassionate Accountability (Berrett-Koehler, 2017).

1. Phân biệt "WHAT" và "HOW"

Bạn phải phân biệt hai điều này thật rõ ràng: Những điều bạn chọn để tiết lộ và phương thức để bạn làm điều đó. Trước khi chia sẻ thông tin, bạn cần xem xét kĩ tất cả các nguyên tắc về bảo mật, quyền sở hữu cá nhân và tôn trọng mọi ranh giới pháp lý.

Sau đó là trả lời câu hỏi "Làm cách nào để tiết lộ thông tin đó một cách hiệu quả và minh bạch nhất?" Nó có thể là một văn bản thông báo gửi cho toàn công ty hoặc một cuộc họp trực tiếp. Việc tiết lộ đồng thời cho tất cả các bên bị ảnh hưởng là tốt nhất, và tốt hơn nếu bạn có mặt để trả lời các câu hỏi và giải quyết những lo ngại ngay lập tức.

2. Đừng bao giờ bắt đầu ngay với thông tin chính.

Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất. Trái với những gì bạn nghĩ, mọi người thường không muốn biết thông tin chính trước. Đầu tiên, họ muốn biết động cơ của bạn là gì, đặc biệt là những người sống thiên về cảm xúc. Bạn tiết lộ thông tin vì muốn trung thực với nhân viên phải không? Hay bạn muốn chứng minh sự minh bạch? Hoặc vì bạn quan tâm đến ảnh hưởng của thông tin đó đến đội nhóm của mình? Hãy nhớ rằng, mọi người không quan tâm đến những gì bạn biết cho đến khi họ biết rằng bạn quan tâm đến điều đó.

3. Thành thật với cảm xúc để xây dựng lòng tin.

Có phải bạn nghĩ, tiết lộ thông tin nhạy cảm có thể tạo nên sự tổn thương nhưng việc bày tỏ cảm xúc của bạn còn đáng sợ hơn nhiều lần. Bạn có sợ hãi, lo lắng, phấn khích hoặc ăn năn không? Đừng lo, hãy thành thật với cảm xúc của mình, việc đó không chỉ rất bình thường mà còn vô cùng cần thiết để tạo ra sự tin tưởng. Nếu không cho người khác biết bạn cảm thấy như thế nào thì sao có thể mong đợi họ hiểu mức độ quan tâm của bạn về vấn đề này, phải không? Đừng trở thành cái máy bắn chữ. Bạn phải là con người.

4. Trả lời lần lượt câu hỏi “WHAT” VÀ “NOW WHAT?”

Khi nghe thông tin, thường mọi người sẽ đặt ra ba câu hỏi: "Điều này sẽ ảnh hưởng đến chúng ta như thế nào?" "Chúng ta nên làm gì tiếp theo?" và "Điều gì đang bị đe dọa?"
Hãy chuẩn bị để nói về những điều này ngay sau khi tiết lộ thông tin. Cho dù là bạn đang thông báo cho một nhân viên về quyết định thăng chức hoặc để tổ chức biết rằng bạn đã bị khởi kiện, những câu hỏi này đều rất quan trọng. Bạn không cần phải biết tất cả các câu trả lời, nhưng như là một nhà lãnh đạo Nhân sự bạn cần có một cái gì đó để nói. Trên thực tế, các nhà lãnh đạo vĩ đại đều phải trả lời ba câu hỏi này mỗi ngày, bất kể tình huống nào.

5. Đừng ngại yêu cầu giúp đỡ.

Lặp lại lần nữa nhé: Bạn không cần phải có tất cả các câu trả lời, và bạn không phải đi một mình. Bạn có thể nhờ giúp đỡ. Bạn càng thu hút sự tham gia của mọi người trong việc trả lời ba câu hỏi nêu trên thì họ càng có trách nhiệm hơn.

Source: SHRM.org