SHRM - LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ GIÚP CHUYÊN GIA HIỂU HƠN VỀ NHU CẦU CỦA TỔ CHỨC

LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ GIÚP CHUYÊN GIA HIỂU HƠN VỀ NHU CẦU CỦA TỔ CHỨC

Hoạch định kế hoạch Nhân sự là một trong những ưu tiên quan trọng của bộ phận Nhân sự. Tuy nhiên nhiều chuyên gia Nhân sự và các nhà quản lý Tài năng đang né tránh những công việc này.
Jeremy Eskenazi, người đạt chứng chỉ SHRM-SCP, giám đốc điều hành của Riviera Advisors -một công ty tư vấn và đào tạo tài năng chia sẻ: “Rất ít tổ chức quản lí tài năng làm những ưu tiên trên bởi vì quá trình phân tích dữ liệu sẽ làm nhiều chuyên gia phát hoảng. Đây được xem là ngoài chuyên môn của nhân sự và liên quan đến các yếu tố bên ngoài lĩnh vực của họ”.
Trong nhiều tổ chức, dự báo nhân lực được hiểu như những bài tập về ngân sách thuộc trách nhiệm của bộ phận tài chính. Ông Eskenazi cho biết thêm: “Nhưng bởi vì chức năng của Hoạch định nhân sự không chỉ nằm trong lĩnh vực Nhân sự đơn thuần, và Tài chính lại không xem đây là công việc ưu tiên, nên cuối cùng là chẳng ai quan tâm đến vấn đề này cả.”

John Vlastelica, nhà sáng lập và giám đốc quản lý của Recruiting Toolbox – công ty tư vấn và đào tạo quản lý toàn cầu cho rằng khi chức năng quản lý Tài năng không dự đoán thành công các khoảng thiếu hụt để chuẩn bị cho nhu cầu tuyển dụng sẽ dẫn đến việc các nhà nhân sự thiếu vắng khả năng lập kế hoạch nhân sự cũng như không thấu hiểu lợi ích của nó.
Ông cho biết hầu hết các nhà quản lý tài năng thường hoạt động trong môi trường giao dịch, không may là họ nhận thấy công việc của mình đã hoàn thiện đầy đủ. Quản lý tài năng thường giải quyết nhiều nhu cầu nên không có đủ thời gian cho hết tất cả các công việc như danh sách mục tiêu tuyển dụng, thực hiện đánh giá kinh doanh theo quý, cập nhật báo cáo tỉ lệ biến động nhân sự, lên kế hoạch kế nhiệm hoặc bắt đầu các nguồn cung ứng chủ động.
Các tổ chức thành công trong quản lý tài năng là những công ty có sẵn nguồn nhân tài để lựa chọn ngay lúc họ cần. Đó là cách duy nhất để nhà nhân sự biết được điều gì đang sắp xảy ra, để tránh vận hành dựa trên những lý thuyết.
Hoạch định kế hoạch nhân sự kết nối với tuyển dụng, đào tạo nhân viên và quản lý tài năng bằng cách xác định nhu cầu về kĩ năng cần thiết, giúp nhà tuyển dụng định vị đúng ứng viên phù hợp và hỗ trợ các nhà quản lý lập biểu đồ lộ trình phát triển nhân viên.
Ông Eskenazi nói: “Hoạch định kế hoạch nhân sự không chỉ là tuyển dụng người mới mà còn là tìm ra khoảng cách giữa những gì đang có và những nhu cầu đang cần. Nếu làm đúng, bạn có thể khám phá ra ai là là người có khả năng tiếp nhận vai trò mới bằng các phương pháp đào tạo, và người nào không thể trụ vững vì các nhóm kĩ năng yêu cầu đang thay đổi. Hoạch định nhân sự là về tất cả các sự chuyển động lên xuống, trong ngoài và toàn bộ tổ chức.”

Xây dựng kế hoạch nhân sự
Quá trình bắt đầu tư việc thu thập thông tin. Ông Eskenazi cho biết: “Bạn chỉ cần đơn giản phỏng vấn các nhà quản lý của từng nhóm riêng lẻ trong tổ chức, sau đó hợp nhất và phân tích dữ liệu”. Nhà nhân sự nên là người thúc đẩy quá trình và những lãnh đạo – người dẫn dắt người khác tham gia cùng.
Ông Vlastelica đã phác thảo một phương pháp thu thập thông tin bằng cách khuyên nhà nhân sự nên tham gia các cuộc thảo luận của cấp điều hành về sự tăng trưởng chung và thách thức trong lĩnh vực kinh doanh của công ty. Ông chia sẻ: “Ở cấp độ trung bình, có rất nhiều công việc được thực hiện dựa trên dự báo về sự tăng trưởng mong đợi, các công việc tương đồng và những vai trò quan trọng. Nhân sự nên nói chuyện với các nhà quản lý tuyển dụng và lãnh đạo các bộ phận về những ưu tiên phát triển nhân tài của họ”.
Ông Eskenazi giải thích rằng nhà nhân sự nên hỏi các trưởng bộ phận một số câu hỏi tiêu chuẩn như:

Doanh nghiệp sẽ tác động như thế nào đến bạn trong vòng 6 tháng tới? 12 tháng? 24 tháng?
Bạn cần kĩ năng nào để thực hiện được mục tiêu và làm thế nào để nhân viên của bạn thực hiện được nhu cầu đó?
Ai được dự kiến cho thôi việc? Ai nên được giữ lại? Ai xứng đáng được thăng chức?

Sau khi thu thập và theo dõi thông tin về những nhân tài trong từng bộ phận cũng như các yêu cầu về người tài của họ trong tương lai, sử dụng các bảng tính hoặc nền tảng lập kế hoạch nhân lực, nhà nhân sự cần thực hiện một phân tích về những khoảng trống ở đây. Phân tích những loại hình công việc, con người và nhóm năng lực cần thiết trong tương lai có thể giúp tổ chức lấp đầy các khoảng trống về thiếu hụt người tài, sau đó điều chỉnh kết nối với những nguồn lực cần thiết.

Khi giới thiệu bảng phân tích cuối cùng cho nhóm lãnh đạo, nhà nhân sự đừng quên lặp lại những gì đã được nghe từ những cuộc hội thảo trước đó. Phân loại các phát hiện sao cho phù hợp với việc quản lý tài năng. Ông Vlastelica nói: “Dự báo chỉ bao gồm một phần nhỏ của khoa học trong khi thực chất lại mang rất nhiều tính chất nghệ thuật. Đó là một cơ hội tốt để dạy các doanh nghiệp biết cách tư duy về quản lý nhân tài, tối ưu hóa thời gian và chi phí nguồn lực để đáp ứng nhu cầu kinh doanh”.

Hãy linh hoạt
Các tổ chức mong muốn trở nên linh hoạt hơn trong môi trường thay đổi nhanh chóng nên tham gia vào công việc cập nhật hoạch định nhân sự thường xuyên. Ông Eskenazi nói: “Tất cả những gì bạn phải làm là tạo ra một cái khung trước tiên, sau đó cập nhật 6 tháng một lần. Ngay khi bạn làm được 1 lần, những lần tiếp theo sẽ trở nên dễ dàng hơn”.
Nhóm lập kế hoạch nhân sự nên thường xuyên tiếp cận với những suy nghĩ sâu xa của bộ phận và lãnh đạo tổ chức để cập nhật và sửa đổi kế hoạch dựa theo nhu cầu tuyển dụng.
Ông Eskenazi nói: “Việc hoạch định kế hoạch nhân sự cần sự linh hoạt, bởi các ưu tiên của doanh nghiệp sẽ luôn thay đổi, kể cả trong thời gian ngắn. Việc kinh doanh là vậy, luôn tái thiết lập một cách liên tục và nhanh chóng hơn trước đó.”

THEO SHRM.ORG

Chương trình đào tạo