Trong nhiều năm nay, các doanh nhân và chuyên gia Nhân sự đã bàn về vai trò mật thiết của bộ phận Quản trị nguồn nhân lực trong chiến lược phát triển của công ty. Susan Baranowsky, SHRM-SCP, giám đốc điều hành và giám đốc nhân sự cho Impact Thrift Stores, một tổ chức phi lợi nhuận với 200 nhân viên tại Montgomeryville đã nói rằng cô ấy phải hiểu về hoạt động kinh doanh để điều hành bộ phận HR một cách tốt nhất.
 
"Mỗi ngày, tôi bắt chuyện với mọi người ở mọi phòng ban", cô nói. "Bạn phải hiểu được công việc kinh doanh ở mức độ đủ để có những cuộc trò chuyện có ý nghĩa."
 
Bằng cách đó, nếu các nhà quản lý nói rằng họ cần tuyển thêm nhiều người, bạn sẽ biết nên đặt ra những câu hỏi gì để đưa ra quyết định sáng suốt về việc nên tuyển thêm hay không. Lúc đó, "Bạn phải tạm gỡ chiếc mũ nhân sự ra và đặt mình vào vị trí kinh doanh," Baranowsky nói.
"Nó giống như việc quản lý một dự án, bạn phải nghiên cứu về bộ phận đó, đề xuất kế hoạch để giải quyết vấn đề và đảm bảo rằng nó được thực hiện nhất quán."
 
Về lý thuyết, điều đó nghe thật tuyệt, nhưng làm thế nào để hiện thực hóa? Để tìm hiểu, các chuyên gia nhân sự cần phải biết phân tích chuẩn xác.

 
Ví dụ, Baranowsky nhớ lại cuộc họp tập trung vào việc giảm doanh thu. Mọi người dễ phát hiện ra vấn đề là trung tâm điều khiển vốn của công ty không hoạt động hiệu quả và các sản phẩm không được phân phối nhanh chóng đến cửa hàng. Cô nhận ra đó là một vấn đề về Quản trị nguồn nhân lực, và cô đã điều chỉnh lịch trình tại trung tâm để giúp nhân viên xử lý đồng bộ hóa với quá trình phân phối và bán hàng.
 
Tuy nhiên, trước khi nhảy vào tìm hiểu hoạt động của công ty, bạn phải xây dựng nền tảng cho những nỗ lực ấy bằng cách đảm bảo rằng bộ máy nhân sự đã làm việc hiệu quả nhất có thể. Điều đó không chỉ có nghĩa là bộ phận hoạt động trôi chảy. Mục tiêu lớn hơn là quản lý toàn bộ lực lượng lao động để nó hoàn thành chức năng hiệu quả nhất có thể.
 
Điều đó nghe có vẻ khó khăn, đặc biệt khi bạn đang làm trong một tổ chức nhỏ. Nhưng hãy suy nghĩ theo cách này: Doanh nghiệp càng nhỏ, sự tác động của HR càng lớn. Vinay Couto, nhà lãnh đạo của PricewaterhouseCoopers về Chiến lược Toàn cầu về Nhân sự và Tổ chức, nói: "Thật ra, nhà Quản trị nhân sự trong các công ty nhỏ giữ vai trò lớn trong việc nâng cao hiệu suất. Vì các công ty nhỏ "các quản lý ít khi nghĩ về các chiến lược quản trị nhân sự. Và vai trò của HR càng quan trọng để lấp đầy khoảng trống đó. Dưới đây là một vài gợi ý:

Tinh giản nhân sự
 
Một bộ phận nhân sự hoạt động hiệu quả có thể giúp tổ chức tinh giản bộ máy. “Tính hiệu quả" bao gồm đạt được kết quả tốt nhất một cách kịp thời, cũng như tinh giản các nhiệm vụ cơ bản để có thể dành nhiều thời gian hơn cho các vấn đề phức tạp. Để làm việc đó, nhà Quản trị nhân sự cần:
 
Tự động hoá: Tìm kiếm giải pháp để tự động hóa các chức năng cơ bản. Chị phí Công nghệ ngày càng phải chăng, có thể giúp nhà quản trị xử lý một số công việc như theo dõi thời gian, tính lương và đặt lịch.
 
Đừng lãng phí: Có nghĩa là, bạn không cần phải mua công cụ mới để xử lý các chức năng cơ bản khi có thể tận dụng những gì sẵn có. Chuyên gia về nhân sự, Denise Baggett, đã sử dụng Microsoft Excel để xây dựng một công cụ theo dõi kỳ nghỉ cho 55 nhân viên tại Công ty Grocery Ira Higdon.
 
Sử dụng bảng thống kê HR: Sử dụng số liệu không chỉ để đo lường hiệu suất của bạn mà còn để so sánh nó với “người khác”. Cách xác định "Những người khác" sẽ tùy thuộc vào quy mô, ngành và địa điểm của công ty. Sẽ tốt hơn nếu biết cách so sánh tổng chi phí của công ty bạn so với đối thủ cạnh tranh hoặc với mức trung bình ngành.
 
Sử dụng Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS): Ngay cả đối với các công ty nhỏ, hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) đã có giá cả phải chăng hơn so với 5 năm trước đây. Chúng sẽ giúp đơn giản hóa nhiệm vụ biên soạn, theo dõi và phân tích dữ liệu lực lượng lao động. Điều đó giúp nhân sự xác định những thách thức về tính hiệu quả và xây dựng các giải pháp kinh doanh cho toàn công ty.
 
Cải thiện bản thân: Hãy cởi mở với những cách làm việc mới. Theo Carolina King, phó chủ tịch bộ phận Nhân sự của Lucas Group, một công ty tuyển dụng, ông nói: "Tôi may mắn khi có một đội ngũ làm việc "hướng về quy trình", chúng tôi luôn hỏi cụ thể lý do tại sao làm một cái gì đó.
 
Tìm ra vấn đề
 
Một khi bộ phận HR hoạt động hiệu quả, bạn hãy sẵn sàng cho cơ hội lớn tiếp theo: kiểm tra doanh nghiệp để xác định các vấn đề bất ổn của lực lượng lao động và tìm cách tối ưu chúng.
 
Ngoài việc quan sát bộ phận của mình, bạn sẽ cần thảo luận với các quản lý để tìm ra những điểm trọng yếu và sử dụng kĩ năng quản trị nhân sự của mình để giải quyết.
Cần kết hợp các mục tiêu chặt chẽ, đánh giá thường xuyên và truy cập thông tin về hiệu quả làm việc cá nhân để tăng năng suất của nhân viên.

 
Bán các giải pháp
 
Một khi đã xác định được vấn đề và tạo ra giải pháp, bạn vẫn phải đối mặt với một nhiệm vụ khó khăn là thuyết phục các vị lãnh đạo thực hiện chúng.
Việc bán các giải pháp có thể tốn rất nhiều công sức. Khi tiếp cận với ông chủ, nhà quản trị nhân sự cần nhiều hơn là một kế hoạch, bạn phải nghiên cứu kĩ và hiểu quan điểm của các nhà lãnh đạo công ty.
Điểm lưu ý cuối cùng: Nâng cao hiệu quả là một quá trình liên tục và toàn diện. Hãy luôn hỏi, 'Tại sao chúng ta làm việc này?'Bạn chỉ có thể đi xa khi mọi người hiểu lý do và cách thực hiện hiệu quả. Và đừng quên hỏi mọi người rằng, 'Tôi có thể làm gì để giúp bạn?' Hỏi những câu hỏi mở và lắng nghe vấn đề của họ.

Nguồn: SHRM.org