SHOULD YOU ALLOW EMPLOYEES TO RECORD MEETINGS?
Businesses today are filled with smartphones. Employees use those smartphones to check email, make work-related calls, and research information they need to do their jobs. They may also snap photos and record video or audio, sometimes even without anyone even realizing it.
If you run a business, personal smartphone recordings could put you in a sticky situation. You want to encourage employees to freely use their devices, but you also have a responsibility to protect the privacy of your employees and customers. Here are a few things you should consider before making a decision about video and audio recordings in the office, particularly during meetings.
If you run a business, personal smartphone recordings could put you in a sticky situation. You want to encourage employees to freely use their devices, but you also have a responsibility to protect the privacy of your employees and customers. Here are a few things you should consider before making a decision about video and audio recordings in the office, particularly during meetings.
Benefits of recordings.
Audio recordings actually do have a valuable use in workplaces, especially during meetings where a great deal of important information will be shared in a short space of time. Today’s tools let employees record information and save it or convert it to text for later reference. However, if for some reason a business has a legal issue, a recording could hurt a business’s case. Even if you fully believe nothing illegal could happen in your workplace, it is possible that it could become an issue at some point.
One way to provide the benefits of an audio recording without the risk is to record proceedings yourself. You can use a transcription service or voice-to-text translation tool to provide a text-based version of everything that was discussed. This type of document is more effective than minutes, since it will describe everything that was discussed, rather than simply summarizing.
One way to provide the benefits of an audio recording without the risk is to record proceedings yourself. You can use a transcription service or voice-to-text translation tool to provide a text-based version of everything that was discussed. This type of document is more effective than minutes, since it will describe everything that was discussed, rather than simply summarizing.
Legalities of recording meetings.
When it comes to recording in-person conversations, the law may give a business leader a great reason to set a policy. In most states, it is against the law to record an in-person conversation without getting the consent of at least one person. In eleven states, the person recording must get the permission of everyone involved. In the case of a group meeting, this means that everyone in the room who might be recorded must give permission before the recording can proceed. You should check with laws as they apply to your state and make a decision specific to each situation.
However, if the employee does request permission to record a meeting, an employer could be tasked with making a decision in front of a roomful of people. If there is a reason for the employee to record, such as a pending legal case, the request could bring attention to the issue, making things awkward for the employer. At any time, any person has the right to say “no” to the request to be recorded without explanation, but that doesn’t mean an employer should do so. It’s likely best to set an anti-surveillance policy first so you’ll be able to refer back to that policy as a reason.
However, if the employee does request permission to record a meeting, an employer could be tasked with making a decision in front of a roomful of people. If there is a reason for the employee to record, such as a pending legal case, the request could bring attention to the issue, making things awkward for the employer. At any time, any person has the right to say “no” to the request to be recorded without explanation, but that doesn’t mean an employer should do so. It’s likely best to set an anti-surveillance policy first so you’ll be able to refer back to that policy as a reason.
Setting policies.
An anti-surveillance policy can actually be a positive to the many employees who are increasingly concerned about the level of surveillance that appears to be a part of so many workplaces. State clearly that you value the privacy of your workers and want to ensure their safety. Your employees will see this as a protection of their rights. With a policy in place, chances are employees won’t ask unless there are special circumstances that require it.
Thiết lập các chính sách
Chính sách chống theo dõi có thể rất tích cực đối với nhiều nhân viên quan tâm đến sự giám sát tại nơi làm việc. Các chính sách này sẽ giúp nhân viên nhận thấy nỗ lực bảo vệ quyền lợi của họ từ phía công ty và điều này cũng ngăn chặn cơ hội yêu cầu ghi âm trừ những trường hợp đặc biệt.
Trong vài tình huống, ghi âm lại là biện pháp bảo vệ cá nhân. Những nhân viên bị cáo buộc về vi phạm chính sách công ty có thể muốn ghi âm lại cuộc nói chuyện với nhân sự. Nếu từ chối thì nhà nhân sự lại có vẻ như đang muốn che giấu sự thật. Do đó, các chuyên gia khuyên rằng đối với những trường hợp này, nhà nhân sự hãy chủ động ghi âm để tự bảo vệ bản thân.
Điện thoại thông minh khiến cho việc ghi âm các cuộc họp và hội thoại trở nên dễ dàng hơn cho nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, ghi âm tại nơi làm việc có thể xâm phạm sự riêng tư cá nhân. Do đó, bằng cách soạn thảo những bộ luật chính sách và tiêu chuẩn đánh giá mức độ cần thiết cho từng trường hợp, nhà nhân sự có thể giải quyết ổn thỏa khi nhân viên yêu cầu ghi âm.
Chính sách chống theo dõi có thể rất tích cực đối với nhiều nhân viên quan tâm đến sự giám sát tại nơi làm việc. Các chính sách này sẽ giúp nhân viên nhận thấy nỗ lực bảo vệ quyền lợi của họ từ phía công ty và điều này cũng ngăn chặn cơ hội yêu cầu ghi âm trừ những trường hợp đặc biệt.
Trong vài tình huống, ghi âm lại là biện pháp bảo vệ cá nhân. Những nhân viên bị cáo buộc về vi phạm chính sách công ty có thể muốn ghi âm lại cuộc nói chuyện với nhân sự. Nếu từ chối thì nhà nhân sự lại có vẻ như đang muốn che giấu sự thật. Do đó, các chuyên gia khuyên rằng đối với những trường hợp này, nhà nhân sự hãy chủ động ghi âm để tự bảo vệ bản thân.
Điện thoại thông minh khiến cho việc ghi âm các cuộc họp và hội thoại trở nên dễ dàng hơn cho nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, ghi âm tại nơi làm việc có thể xâm phạm sự riêng tư cá nhân. Do đó, bằng cách soạn thảo những bộ luật chính sách và tiêu chuẩn đánh giá mức độ cần thiết cho từng trường hợp, nhà nhân sự có thể giải quyết ổn thỏa khi nhân viên yêu cầu ghi âm.
THEO ENTREPRENEUR
Để đồng hành trên hành trình quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế, SHRM Vietnam và Trường Doanh Nhân PACE đã nghiên cứu triển khai Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế” / “International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”).
|
Chương trình đào tạo
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ QUỐC TẾ
International Human Resource Management/IHRM Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế
Khai giảng: Ngày 14/03/2019 tại TP.HCM
Khai giảng: ngày 21/03/2019 tại Hà Nội
|
