Sơ đồ mạng PERT được dùng quản lý các dự án, kế hoạch, nó cung cấp một biểu diễn trực quan về thời gian hoàn thành một dự án và chia nhỏ các nhiệm vụ riêng lẻ.
PERT là gì?
"PERT" là viết tắt của "Program Evaluation and Review Technique" trong tiếng Anh, tạm dịch là "Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình." PERT là một phương pháp quản lý dự án được sử dụng để xác định và lập kế hoạch cho các hoạt động dự án một cách hiệu quả. Phương pháp này thường được sử dụng để ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án và xác định các công việc cần thực hiện theo trình tự nào.
Trong PERT, các công việc được biểu diễn bằng các mạng lưới (network) hoặc biểu đồ PERT để thể hiện sự phụ thuộc giữa các công việc và thời gian dự kiến hoàn thành. PERT thường sử dụng ba thời gian ước tính cho mỗi công việc: thời gian tối thiểu, thời gian trung bình và thời gian tối đa, để tạo ra một ước tính thời gian dự kiến chính xác hơn.
Phương pháp PERT thường được áp dụng trong các dự án lớn và phức tạp, như trong ngành xây dựng, công nghiệp sản xuất, và nghiên cứu phát triển sản phẩm.
Sơ đồ mạng PERT là gì?
Sơ đồ PERT là biểu đồ được sử dụng để xây dựng kế hoạch và kiểm soát các nhiệm vụ trong một dự án. Sơ đồ PERT bao gồm các yếu tố như chi phí, thời gian, nguồn lực cần thiết,... Thông qua mạng lưới sơ đồ này, cho dù là lãnh đạo hay nhân viên cũng sẽ nắm rõ được quy trình triển khai và xác định các rắc rối tiềm ẩn để có thể đưa ra các giải pháp kịp thời.
Sơ đồ PERT biểu diễn các hoạt động trong dự án dưới dạng các đường thẳng (gọi là nhiệm vụ) được kết nối với nhau bởi các mũi tên (gọi là sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ). Một số thông tin có thể liên kết với mỗi nhiệm vụ, chẳng hạn như thời gian hoàn thành dự kiến và thời gian bắt đầu dự kiến.
Trường hợp áp dụng phương pháp sơ đồ PERT
Sơ đồ mạng PERT thích hợp sử dụng trong các dự án lớn chứa hàng trăm, thậm chí là hàng ngàn hoạt động. Sơ đồ này nên được sử dụng khi nhà quản trị dự án cần:
- Xác định tiến trình quan trọng của dự án, đảm bảo mọi hoạt động đều đáp ứng đúng thời hạn.
- Biểu diễn rõ ràng về sự phụ thuộc lẫn nhau của các nhiệm vụ trong dự án.
- Xác định khoảng thời gian dự kiến cần thiết để hoàn thành dự án, chuẩn bị cho các dự án lớn và phức tạp hơn nhiều.
Khi áp dụng hiệu quả phương pháp sơ đồ PERT, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và theo dõi quá trình thực hiện công việc một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn.
4 yếu tố chủ chốt khi vẽ sơ đồ PERT
1. Sự kiện
Sự kiện là cột mốc đánh dấu khi mới bắt đầu hay kết thúc một hay nhiều nhiệm vụ nào đó trong dự án. Trong sơ đồ mạng lưới PERT, các sự kiện thường được thể hiện qua các hình tròn có đánh số, sự kiện đầu tiên mũi tên sẽ đi ra, các sự kiện ở giữa sẽ có cả dấu cung đi vào và đi ra, sự kiện kết thúc sẽ là cung đi vào.
2. Công việc
Công việc trong sơ đồ PERT đại diện cho nguồn lực như thời gian, nhân sự đảm nhiệm để tiến hành từ sự kiện này qua sự kiện tiếp theo. Yếu tố công việc được biểu diễn bằng các mũi tên chỉ hướng, độ dài của mũi tên thể hiện thời gian hoàn thành công việc.
3. Thời gian dự trữ
Thời gian dự trữ là khoảng thời gian dự phòng cho các công việc có thể bị chậm trễ. Tuy nhiên phải đảm bảo việc trì hoãn các công việc này không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
Đây là yếu tố quản lý rủi ro dự án được đánh dấu trên các đường cung chỉ hướng biểu diễn công việc. Nếu công việc được hoàn thành sớm hơn thời gian dự trữ, có thể đánh dấu lại bằng các chấm tròn nhỏ trên đường cung.
>> Tham khảo: Cách quản lý thời gian
4. Đường găng
Đường găng là đường biểu diễn kết nối giữa các công việc. Đường găng dài nhất được tính từ điểm đầu đến điểm cuối của sơ đồ PERT.
Nhà quản lý dự án có thể nhìn vào đường găng để theo dõi biểu đồ tiến độ công việc. Nếu có bất trì sự chậm trễ nào trong quá trình thực hiện các sự kiện trên đường găng có nghĩa là công việc đang bị chậm tiến độ so với kế hoạch.
Cách vẽ sơ đồ mạng lưới PERT trong quản lý dự án
Để vẽ sơ đồ mạng lưới PERT trong quản lý dự án, bạn có thể tuân theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nhiệm vụ dự án
Thu thập thông tin và xác định các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án.
Xây dựng một kế hoạch chi tiết để đảm bảo sự chuẩn bị đầy đủ cho các bước tiếp theo.
Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ
Xác định thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ dự án dựa trên mức độ ưu tiên và phụ thuộc giữa chúng.
Bước 3: Kết nối các nhiệm vụ dự án
Bắt đầu kết nối các nhiệm vụ bằng cách sử dụng mũi tên để đại diện cho các nhiệm vụ và các nút để đại diện cho các sự kiện hoặc cột mốc quan trọng trong dự án.
Bước 4: Ước tính khung thời gian của dự án
Xác định thời gian ước tính dựa trên các dữ liệu sau:
- Thời gian lạc quan: Lượng thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Thời gian bi quan: Lượng thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Thời gian có khả năng nhất: Ước tính tốt nhất về thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ.
Bước 5: Thiết lập đường găng phù hợp
Khi đã xác định được các sự kiện cụ thể và thời gian cần thiết thì bước cuối cùng là thiết lập đường găng đi qua các sự kiện. Điều kiện cần và đủ để đường găng đi qua là tất cả sự kiện quan trọng và dài nhất.
Những nguyên tắc cần tuân thủ khi lập PERT
Khi thiết lập sơ đồ PERT, chúng ta phải nắm chắc về thời gian hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, việc biểu diễn các mối liên hệ giữa các công việc cũng rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách phân bổ nguồn lực (nhân sự, chi phí,...) cho công việc.
Ngoài ra, khi xây dựng sơ đồ PERT, cần tuân thủ những nguyên tắc như sau:
- Một sơ đồ PERT đúng chuẩn chỉ có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc. Chỉ có một đường biểu diễn có mũi tên đi ra từ sự kiện bắt đầu và một đường có mũi tên đi vào sự kiện kết thúc.
- Phương hướng thực hiện công việc được biểu diễn bằng hướng chỉ của mũi tên trên sơ đồ. Độ dài đường biểu diễn tương ứng với thời gian thực hiện công việc đó, do đó các đường biểu diễn cần được ước lượng chiều dài đúng chuẩn.
Ưu nhược điểm của sơ đồ PERT
Ưu điểm
- Sơ đồ PERT cho biết khả năng đánh giá nguồn lực, thời gian cần thiết cho các dự án. Giúp người quản lý dự án phân tích những rủi ro có thể xảy ra, đồng thời hiểu được các quy trình công việc và chọn con đường hiệu quả nhất.
- Thấy được bức tranh toàn cảnh rõ ràng, dễ hiểu cho toàn bộ dự án.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm vì mọi người đều có vai trò, trách nhiệm trong dự án và xác định thời gian rõ ràng.
- Nâng cao hiệu suất và có thể thúc đẩy dự án hoàn thành nhanh hơn do mọi người đều biết họ cần làm những việc gì và khi nào.
- Cải thiện thông tin liên lạc giữa các thành viên, cho phép tổ chức dành thời gian tập trung vào dự án, giúp nâng cao vị trí chiến lược của tổ chức.
Nhược điểm
- Nhược điểm lớn nhất của sơ đồ mạng lưới PERT là tốn rất nhiều công sức, thời gian để thiết lập. Sơ đồ này có thể đòi hỏi những người có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm, thậm chí là phải nghiên cứu sâu.
- Khi tập trung quá nhiều vào thời hạn hoàn thành có thể hạn chế tầm nhìn về định vị tài chính dự án của các nhà quản lý.
- Sơ đồ PERT còn thiếu tính linh hoạt để có thể ứng phó với các thay đổi nhỏ xảy ra khi gặp vấn đề.
- Trong quá trình thiết lập sơ đồ, nếu có bất kỳ sai sót nào trong tính toán sẽ dẫn đến sự chậm trễ, trì hoãn và tác động tiêu cực đến tiến trình hoàn thành dự án.
- Sơ đồ mạng lưới này vẫn mang tính chủ quan, tức là thành công của dự án còn phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm, kỹ năng của người quản lý dự án. Một số sơ đồ có thể dựa vào những dữ liệu không có cơ sở, mục tiêu phi thực tế,...
Sự khác biệt giữa sơ đồ GANTT và PERT
Sơ đồ Gantt và PERT đều là những công cụ quản lý dự án được sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi và điều phối các hoạt động trong dự án. Tuy nhiên, hai sơ đồ này có những điểm khác biệt như sau:
|
So sánh |
SƠ ĐỒ PERT |
SƠ ĐỒ GANTT |
|
Dạng |
Mạng lưới |
Hình cột |
|
Phát minh |
Hải quân Hoa Kỳ |
Henry L.Gantt |
|
Trường hợp áp dụng |
Các dự án lớn có chi phí cao, phức tạp hơn với nhiều hoạt động |
Các dự án nhỏ lẻ, chi phí thấp và tính chất đơn giản hơn |
|
Tính chất |
Ngoài thời gian, sơ đồ này còn tập trung vào các sự kiện, công việc để hình thành mối quan hệ chặt chẽ |
Tập trung chủ yếu vào thời gian để hoàn thành các công việc theo thứ tự |
|
Quá trình thực hiện |
Lưu ý nhiều nguyên tắc, khó áp dụng. Việc trình bày các đường găng là điều vô cùng quan trọng |
Đơn giản hơn, dễ hiểu, dễ thực hiện đối với nhiều người |
|
Độ chính xác |
Độ chính xác cao hơn vì các thông tin chi tiết hơn |
Có thể thiếu một số thông tin chi tiết về mối liên hệ giữa các nhiệm vụ |
Cả biểu đồ PERT và Gantt đều giúp đơn giản hóa quy trình quản lý dự án thông qua việc phân chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và xác định mọi ràng buộc, cho phép người quản lý thấy được bức tranh toàn cảnh của dự án. Cả 2 dạng sơ đồ này đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, tùy thuộc vào tính chất và phạm vi của dự án mà người quản lý dự án sẽ lựa chọn loại phù hợp để quản lý dự án của mình.
Lợi ích quan trọng nhất của việc sử dụng sơ đồ PERT là các nhà quản lý dự án có thể xác định các nhiệm vụ có liên quan với nhau và vào thời điểm nào chúng có thể được hoàn thành một cách hiệu quả nhất. PERT được xem là một trong những công cụ lập kế hoạch được sử dụng phổ biến bởi các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới.
