Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Cách làm việc nhóm hiệu quả

Theo một cuộc khảo sát của Hiệp hội các trường đại học và nhà tuyển dụng quốc gia, làm việc theo nhóm là một trong những kỹ năng được tìm kiếm và yêu cầu nhiều nhất tại nơi làm việc. Những tiến bộ trong công nghệ đã cho phép các công ty kết nối và cộng tác nhiều hơn bao giờ hết, với lực lượng lao động đa dạng trên khắp thế giới. Do đó, điều quan trọng hơn đối với nhân viên là thể hiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, trong cả tương tác trực tiếp và môi trường làm việc trực tuyến.

Khái niệm nhóm là gì?

Một "nhóm" là một tập hợp các cá nhân hoặc thành viên tụ họp lại với mục tiêu chung hoặc mối quan tâm chung. Nhóm có thể thực hiện các hoạt động, dự án, hoặc nhiệm vụ cụ thể mà mỗi thành viên đóng góp vào để đạt được mục tiêu đó. Các nhóm có thể có kích thước và đặc điểm đa dạng, và chúng thường được hình thành trong nhiều lĩnh vực khác nhau như trong học tập, công việc, xã hội, hay sở thích cá nhân.

Nhóm có thể được phân 3 loại phổ biến:

• Theo tính chất: Nhóm có thể là chính thức hoặc không chính thức. Nhóm chính thức là nhóm được thành lập với mục đích cụ thể và có cấu trúc rõ ràng. Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự phát và không có cấu trúc rõ ràng.

• Theo quy mô: Nhóm có thể là nhỏ hoặc lớn. Nhóm nhỏ thường có quy mô từ 2 đến 10 người, trong khi nhóm lớn có quy mô hơn 10 người.

• Theo thời gian tồn tại: Nhóm có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn. Nhóm ngắn hạn là nhóm tồn tại trong một khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như nhóm dự án hoặc nhóm nghiên cứu. Nhóm dài hạn là nhóm tồn tại trong một khoảng thời gian dài, chẳng hạn như gia đình hoặc nhóm bạn bè.

Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm (Teamwork) là quá trình mà các cá nhân trong một tổ chức, công ty hoặc dự án hợp tác cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Trong làm việc nhóm, mỗi thành viên đều có vai trò và trách nhiệm riêng, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh. Làm việc nhóm giúp:

• Tận dụng sức mạnh của sự đa dạng
• Phân chia trách nhiệm
• Học hỏi và phát triển
• Tăng cường động lực
• Nâng cao chất lượng công việc

Để làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên cần tuân thủ các nguyên tắc và kỹ năng làm việc nhóm như: giao tiếp rõ ràng, tôn trọng ý kiến của người khác, chia sẻ trách nhiệm, giải quyết xung đột một cách chuyên nghiệp và hợp tác với nhau để đạt được mục tiêu chung.

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm (hay Teamwork skills) là khả năng hợp tác và tương tác hiệu quả với các thành viên khác trong một nhóm để đạt được mục tiêu chung, thường diễn ra trong các cuộc thảo luận, dự án, cuộc họp hay các hoạt động hợp tác khác. Bao gồm khả năng giao tiếp, hợp tác, thích ứng, lãnh đạo, giải quyết xung đột và nhiều khía cạnh khác liên quan đến việc làm việc trong môi trường nhóm.

Kỹ năng làm việc nhóm đòi hỏi sự nhạy bén trong việc hiểu và tương tác với các thành viên khác, khả năng lắng nghe và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, cũng như khả năng thể hiện ý kiến và đóng góp ý tưởng. Ngoài ra, kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân chia nhiệm vụ cũng là một phần quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm.

Một kỹ năng làm việc nhóm tốt giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, khuyến khích sự sáng tạo và thúc đẩy hiệu suất làm việc của cả nhóm. Bằng cách tận dụng lợi thế và đóng góp của từng thành viên, kỹ năng làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu chung và thành công của nhóm.

Vai trò và lợi ích của kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ là một lợi thế mà còn là một yếu tố thiết yếu để thành công trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Lợi ích của làm việc nhóm là giúp cho các cá nhân và tổ chức giải quyết vấn đề hiệu quả, tăng năng suất, phát triển kỹ năng cá nhân, tạo động lực và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.

Đối với cá nhân

Kỹ năng làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển bản thân của mỗi người. Việc rèn luyện kỹ năng này sẽ giúp mỗi cá nhân:

• Phát triển kỹ năng giao tiếp, tự tin đưa ra quan điểm, ý kiến cá nhân của mình trong các cuộc thảo luận đội nhóm.
• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, giúp giải quyết xung đột hiệu quả.
• Nâng cao năng lực tổ chức công việc, tăng cường hiệu suất làm việc
• Có thể đưa ra những quyết định đúng đắn dựa trên ý kiến của những người khác.
• Có cơ hội học hỏi từ những thành viên khác trong nhóm, mở rộng kiến thức và cảm thấy tự tin hơn trong công việc.

Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân viên với kỹ năng làm việc nhóm xuất sắc sẽ là một doanh nghiệp đoàn kết, vững mạnh, có chiều hướng phát triển lâu dài, những lợi ích mà kỹ năng này mang lại cho doanh nghiệp:

• Thúc đẩy hiệu suất công việc: Kỹ năng làm việc nhóm giúp mọi người san sẻ, phân công công việc phù hợp, nhờ đó mang lại hiệu suất công việc tốt hơn.

• Gắn kết giữa lãnh đạo - nhân viên: Quá trình làm việc nhóm giúp quản lý và nhân viên thấu hiểu nhau hơn, chia sẻ nhiều ý kiến, quan điểm, cảm nhận cá nhân, từ đó giúp họ có sự gắn kết bền chặt, tránh việc tạo khoảng cách, phân cấp bậc.

• Lựa chọn được những phương án tối ưu nhất: Khi làm việc nhóm, tất cả mọi người đều đưa ra ý kiến, mỗi ý kiến sẽ có ưu điểm và tính độc đáo riêng, người trưởng nhóm có thể chọn lựa được phương án tốt nhất.

• Môi trường kỷ luật: Xây dựng một môi trường kỷ luật, nhân viên trong tổ chức có ý thức, trách nhiệm cao hơn trong công việc cũng như quy trình làm việc nhóm hiệu quả.

Đối với các bộ phận/ phòng ban

• Tăng cường sự đoàn kết giữa các thành viên: Làm việc nhóm là cơ hội để các thành viên giao tiếp, chia sẻ quan điểm với nhau, đây cũng là lúc mọi người tương trợ, san sẻ công việc. Nhờ đó giúp các thành viên gắn kết, tạo dựng mối quan hệ lành mạnh trong một tổ chức.

• Giải quyết vấn đề hiệu quả: Làm việc nhóm là phối hợp giữa những bộ óc sáng tạo để đưa ra phương án khả thi và hiệu quả nhất. Các thành viên sẽ cùng ngồi lại để giải quyết vấn đề, nhờ đó nâng cao chất lượng cũng như hiệu suất công việc.

• Đưa ra quyết định đúng đắn: Khi có nhiều ý kiến đóng góp, người trưởng nhóm sẽ có nhiều các phương án để lựa chọn, mỗi thành viên sẽ góp ý để góp phần đưa ra quyết định đúng đắn hơn.

Những kỹ năng cần có khi làm việc nhóm

1. Brainstorming
2. Kỹ năng giao tiếp
3. Quản lý thời gian
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
5. Quản trị xung đột
6. Kỹ năng lắng nghe
7. Tư duy phản biện
8. Hợp tác
9. Kỹ năng lãnh đạo

Brainstorming

Brainstorming được xem là một phương pháp hiệu quả để tạo ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo trong quá trình làm việc nhóm. Khi áp dụng phương pháp này, các thành viên sẽ thoải mái đưa ra những ý tưởng độc đáo, thậm chí là “điên rồ” nhưng mang lại hiệu quả, bởi chúng không bị giới hạn bởi quan điểm cá nhân hay các ý tưởng đã có. Phương pháp này có thể giúp nhóm đạt được sự đồng thuận nhanh chóng và đưa ra các giải pháp phù hợp nhất cho các vấn đề phức tạp.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Điều quan trọng trong một cuộc thảo luận nhóm chính là nói chuyện cởi mở và trung thực với các thành viên khác. Mặc dù có thể xảy ra những bất đồng, nhưng việc thẳng thắn và tôn trọng lẫn nhau sẽ giúp đội nhóm giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.

Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả, mỗi cá nhân cần phối hợp thời gian của mình với thời gian của các thành viên khác, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Mỗi người cần phải biết cách ưu tiên công việc, xây dựng lịch trình làm việc, theo dõi tiến độ để đạt được mục tiêu chung của đội nhóm.

Nếu quản lý thời gian không tốt, dự án có thể bị trì hoãn hoặc không hoàn thành đúng thời hạn. Bên cạnh đó, mỗi người cũng có thể quên công việc quan trọng hay làm trong một thời gian quá ngắn để hoàn thành nhiệm vụ, gây ra những căng thẳng và áp lực.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Những người có kỹ năng giải quyết vấn đề có thể linh hoạt trước những thách thức hoặc các vấn đề phát sinh. Thay vì chỉ nhìn vào những kết quả tiêu cực, họ giữ bình tĩnh và tập trung giúp nhóm tìm ra giải pháp. Do đó, kỹ năng này rất quan trọng khi làm việc nhóm, nhất là trong những tình huống khẩn cấp cần đưa ra quyết định nhanh chóng.

Quản trị xung đột

Kỹ năng làm việc nhóm quan trọng là có thể hòa giải vấn đề giữa các thành viên trong nhóm. Mỗi cá nhân cần có khả năng thương lượng, thuyết phục các thành viên trong nhóm để giải quyết tranh chấp, đảm bảo mọi người đều hài lòng với lựa chọn cuối cùng.

Kỹ năng lắng nghe

Khi làm việc nhóm, hãy giữ một tâm trí cởi mở để nhận ra rằng các thành viên khác đang nhìn mọi thứ từ một góc độ khác nhau và hãy tập trung lắng nghe họ. Lắng nghe những quan điểm khác nhau giúp nhìn thấy nhiều khía cạnh của một vấn đề. Khả năng lắng nghe rất quan trọng trong kỹ năng làm việc nhóm, nó cho phép mỗi cá nhân trở thành một đồng nghiệp, một nhà lãnh đạo xuất sắc hơn.

Tư duy phản biện

Tư duy phản biện cho phép mỗi cá nhân bảo vệ ý kiến của mình nếu cho rằng ý kiến đó là cần thiết và mang lại hiệu quả. Bằng cách suy nghĩ kỹ lưỡng về tình huống, xem xét tất cả các khía cạnh của một vấn đề, suy nghĩ về những trường hợp đã xảy ra trong quá khứ rồi đưa ra những lập luận có cơ sở.

Phản biện không đơn thuần chỉ là việc tranh luận hoặc phản đối ý kiến của người khác, mà còn là quá trình đưa ra các luận điểm hay đánh giá khách quan, lập luận rõ ràng, hợp lý để chứng minh cho quan điểm của mình. Điều này giúp nhóm đưa ra quyết định có cơ sở, đúng đắn và tốt nhất cho tất cả các thành viên.

Hợp tác

Làm việc nhóm đôi khi là một thử thách, nhưng đó cũng sẽ là cơ hội tuyệt vời để khám phá ra những ý tưởng độc đáo, khi mỗi cá nhân được chia sẻ quan điểm, góc nhìn khác nhau. Khi làm việc nhóm, việc tương tác, thảo luận, trao đổi thông tin để đưa ra quyết định là điều cần thiết, quá trình này cần sự hợp tác từ tất cả mọi người.

Hợp tác giúp tăng sức mạnh của nhóm, cho phép mỗi cá nhân sử dụng các kỹ năng và thế mạnh của nhau để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu. Hơn nữa, hợp tác còn giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong nhóm.

Kỹ năng lãnh đạo

Trong một nhóm làm việc, có thể có một vài thành viên có kinh nghiệm và kiến thức tốt hơn hoặc các kỹ năng đặc biệt để giải quyết vấn đề. Những người này có thể giúp nhóm đưa ra quyết định, hướng dẫn, đóng vai trò lãnh đạo để giúp nhóm đạt được mục tiêu. Một nhà lãnh đạo tốt giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích các thành viên trong nhóm phát triển kỹ năng, tạo ra một môi trường gắn kết, bền chặt.

Mỗi cá nhân trong quá trình làm việc nhóm đều cần kỹ năng lãnh đạo xuất sắc, để lãnh đạo bản thân trở thành một thành viên tích cực và giúp nhóm đạt được mục tiêu. Kỹ năng lãnh đạo có thể giúp mỗi cá nhân góp phần đẩy nhanh tiến độ công việc và thuyết phục để tạo ra sự đồng thuận giữa các thành viên.

Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Xác định mục tiêu chung để hướng tới

Khi đã tham gia vào làm việc nhóm, mỗi cá nhân cần đặt mục tiêu công việc lên hàng đầu. Bất kỳ ai có cái tôi quá lớn thì rất dễ xảy ra những xung đột, mâu thuẫn với các thành viên khác trong nhóm. Chính vì vậy, trưởng nhóm cần thảo luận với mọi người và đưa ra chiến lược, mục tiêu hoạt động nhóm cụ thể, buộc tất cả thành viên phải tuân theo. Có thể tham khảo mục tiêu SMART để thiết lập mục tiêu cho nhóm.

Xác định vai trò của các thành viên

Không phải ai cũng giỏi trong tất cả các mảng, mỗi người trong một nhóm sẽ có những điểm mạnh, điểm yếu riêng, do đó việc xác định cụ thể vai trò của các thành viên là rất cần thiết trước khi thực hiện nhiệm vụ.

Việc xác định vai trò giúp mỗi thành viên biết mình phải làm gì, đảm bảo trách nhiệm của từng người và đảm bảo công việc được hoàn thành đầy đủ, đúng thời hạn. Bên cạnh đó, việc phân chia vai trò cũng giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn về kỹ năng, kiến thức của nhau và giúp cho nhóm tận dụng tối đa thế mạnh và kinh nghiệm của mỗi người để hoàn thành mục tiêu chung của nhóm.

Ngoài ra, khi phân chia vai trò cũng sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm biết được ai là người đưa ra quyết định cuối cùng, người quản lý, người đảm nhận trách nhiệm chính, đưa ra hướng dẫn cho nhóm để tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Thống nhất cách thức hoạt động nhóm

Để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, việc thống nhất một cách thức hoạt động nhóm ngay từ ban đầu là một điều cần thiết. Khi mỗi thành viên đã hiểu rõ và đồng ý với cách thức đó, họ sẽ làm việc cùng nhau một cách hiệu quả và biết cách để tránh những mâu thuẫn không đáng có.

Cách thức hoạt động nhóm có thể bao gồm các quy định về thời gian làm việc, cách trao đổi thông tin, quy trình giải quyết vấn đề, cách đánh giá kết quả, các công cụ và phần mềm hỗ trợ.

Lắng nghe ý kiến đối phương

Khi mỗi thành viên trong nhóm được phép đưa ra ý kiến của mình và được lắng nghe, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và những đóng góp của mình có giá trị. Đồng thời, việc lắng nghe ý kiến của nhau cũng giúp nhóm có thể tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề đang gặp phải và cải thiện kết quả làm việc.

Kỹ năng lắng nghe những lúc này là rất quan trọng để tiếp nhận những lời góp ý tích cực từ đồng đội, rồi tiến hành sửa đổi, cải thiện nếu thấy hợp lý. Thực tế, người khác sẽ dễ nhận ra những thiếu sót, điểm yếu và đưa ra nhận xét khách quan hơn là bản thân tự đánh giá. Do đó, đừng bỏ qua phương pháp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả này.

Tạo cơ hội để các thành viên giao tiếp, chia sẻ ý kiến

Bằng cách thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên, mỗi người có thể thoải mái hơn trong việc chia sẻ thông tin, ý tưởng của bản thân, hoặc đưa ra những đánh giá, phản biện lành mạnh về những gì đang bàn luận, từ đó giúp giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Để thúc đẩy sự giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, trưởng nhóm có thể tạo ra các cuộc gặp gỡ, khuyến khích các thành viên chia sẻ quan điểm, lắng nghe ý kiến của nhau và tạo ra không gian cho các thành viên thảo luận về những khó khăn đang gặp phải trong quá trình làm việc.

Tôn trọng ý kiến của nhau

Tôn trọng ý kiến của nhau là một cách để mỗi cá nhân cải thiện kỹ năng làm việc nhóm. Trong một nhóm, việc có những quan điểm, ý kiến khác nhau là không thể tránh khỏi, mỗi người sẽ luôn có xu hướng bảo vệ ý tưởng và quan điểm của mình. Tuy nhiên, tôn trọng ý kiến của những người khác cũng rất cần thiết để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, tránh xảy ra những xung đột, cãi vã không cần thiết, gây mất đoàn kết.

Phân công công việc cụ thể, hợp lý

Khi các thành viên biết chính xác công việc mà mình cần làm, họ sẽ có trách nhiệm và đạt được kết quả tốt hơn. Phân công công việc cũng giúp tránh xảy ra những mâu thuẫn vì sự thiếu rõ ràng trong phân chia trách nhiệm.

Đúng giờ

Đúng giờ thể hiện sự tôn trọng với thời gian và sự nỗ lực của các thành viên khác trong nhóm. Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật. Nếu trong một nhóm, một vài cá nhân luôn đến trễ và gây gián đoạn công việc của nhóm, điều này làm giảm sự tin tưởng và tôn trọng của người khác, dễ xảy ra những cãi vã, bất đồng không cần thiết.

Đoàn kết

Đoàn kết là sức mạnh, khi mỗi người cùng đồng lòng và có sự gắn kết, hiệu quả công việc sẽ được tối ưu nhất. Đoàn kết giúp mỗi cá nhân dễ dàng hơn trong việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ lẫn nhau khi giải quyết vấn đề. Điều này giúp cải thiện rất tốt kỹ năng làm việc nhóm của mỗi cá nhân, đồng thời tăng sự tin tưởng và cảm giác hài lòng với đội nhóm của mình.

Tích cực

Thái độ tiêu cực và luôn nhìn vào những khó khăn trước mắt có thể ảnh hưởng tới hoạt động làm việc nhóm, gây mất tập trung và ảnh hưởng đến động lực làm việc của các thành viên khác trong nhóm. Do đó, mỗi cá nhân cần có một thái độ lạc quan và hợp tác khi làm việc nhóm, góp phần xây dựng một môi trường làm việc lạc quan, hiệu quả và ảnh hưởng tích cực tới hiệu suất của nhóm.

Thuyết phục, tạo ảnh hưởng

Khi có lời nói có sức thuyết phục và tạo ảnh hưởng, mỗi người có thể giúp đẩy mạnh ý tưởng và các giải pháp để thúc đẩy sự đồng thuận, đoàn kết. Để làm được điều này, cần hiểu rõ ý tưởng hoặc giải pháp mà mình đưa ra, đồng thời truyền đạt chúng một cách rõ ràng, thuyết phục.

Bên cạnh đó, hãy chủ động để góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự đoàn kết và hợp tác giữa các thành viên. Hãy thể hiện sự đam mê cùng cam kết với mục tiêu của nhóm để có thể truyền cảm hứng cho các thành viên khác.

Trưởng nhóm phải làm gương

Trưởng nhóm là người dẫn dắt, tạo động lực cho nhóm hoàn thành mục tiêu, đây cũng là yếu tố quan trọng để mỗi cá nhân cải thiện kỹ năng làm việc nhóm. Nhóm trưởng là người làm gương cho tất cả mọi người noi theo, họ phải có tầm nhìn rõ ràng, kỹ năng lãnh đạo tốt để giúp nhóm tập trung vào mục tiêu và đạt được thành công.

Bên cạnh đó, những điều cơ bản như luôn đúng giờ, thái độ tích cực, có kỹ năng thuyết phục và giải quyết những xung đột cũng rất cần thiết để trưởng nhóm nhận được sự tôn trọng, tin tưởng cũng như làm tấm gương sáng cho nhóm của mình.

Dành lời khen, động viên cho nhau

Khi được động viên và khích lệ, mỗi người sẽ có thêm động lực và năng lượng để tiếp tục làm việc, cố gắng vì mục tiêu của nhóm. Bên cạnh đó, nếu được đánh giá cao về những thành tích cũng như nỗ lực của bản thân, sẽ giúp tăng lòng tự trọng và sự tự tin trong công việc.

Lời khen ngợi và động viên cần được đưa ra một cách chân thành và cụ thể, tránh kiểu nịnh bợ nhau chỉ vì sợ mất lòng. Hãy thể hiện sự tôn trọng, chân thành, đồng cảm với những thất bại hay khó khăn mà nhóm gặp phải, giúp đỡ các thành viên vượt qua khó khăn và cùng nhau tìm kiếm giải pháp.

Sự cam kết và trách nhiệm

Mỗi cá nhân trong một nhóm cần cam kết với bản thân và nhóm rằng sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn, đóng góp tích cực vào sự thành công của nhóm. Đồng thời, họ cũng cần hiểu rõ hơn về vai trò của mình để hoàn thành đúng theo yêu cầu. Sự cam kết và trách nhiệm sẽ giúp tăng sự tin tưởng và tôn trọng giữa các thành viên. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khích lệ sự hợp tác và đồng thuận trong nhóm.

Cách giải quyết xung đột trong làm việc nhóm

Đối thoại và lắng nghe

Trực tiếp đối mặt với vấn đề bằng cách ngồi lại thảo luận, trao đổi ý kiến, đưa ra giải pháp phù hợp là rất cần thiết để giải quyết xung đột khi làm việc nhóm. Trong quá trình đối thoại, mỗi người cần tập trung lắng nghe đối phương và trao đổi một cách trung thực. Điều này giúp hiểu rõ hơn về những khác biệt giữa mỗi cá nhân, tìm ra giải pháp và tiến tới kết quả đồng thuận.

Nếu một người cảm thấy ý kiến mình bị bỏ qua hoặc không được lắng nghe, họ có thể cảm thấy bị coi thường hoặc không được tôn trọng, việc này gây ra thêm xung đột, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc trong nhóm.

Tìm giải pháp thỏa đáng cho mọi người

Khi xảy ra xung đột, mọi người cần ngồi lại với nhau, tìm ra các khía cạnh khác nhau của vấn đề và đưa ra giải pháp thỏa đáng cho tất cả mọi người. Điều quan trọng hơn là tìm ra giải pháp công bằng và bình đẳng, tất cả mọi người đều được lắng nghe, thương lượng để đi đến quyết định cuối cùng.

Trong một số trường hợp, nếu không tìm được giải pháp thỏa đáng nhất, hãy lấy giải pháp gần đạt được sự thỏa đáng, nhóm trưởng sẽ giải thích cho các thành viên trong nhóm về lý do, tiêu chí đã được áp dụng để ra quyết định. Điều này sẽ giảm sự bất mãn hoặc xung đột, tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.

Điều chỉnh và sửa chữa

Tìm hiểu, phân tích nguyên nhân xảy ra xung đột để các thành viên hiểu rõ hơn về quan điểm, nhu cầu của nhau. Sau đó, tìm giải pháp rồi mỗi cá nhân tự điều chỉnh, sửa chữa, chỉnh đốn lại bản thân để tránh xảy ra những xung đột tiếp theo.

Ví dụ, nếu xung đột trong nhóm xảy ra do bị thiếu thông tin, các thành viên có thể cùng nhau tìm kiếm các nguồn thông tin cần thiết trước mắt. Nếu xung đột xảy ra do sự khác biệt về quan điểm, các thành viên có thể thảo luận và tìm kiếm những điểm chung, đi đến đồng thuận và giải quyết vấn đề.

Một số sai lầm cần tránh khi tổ chức hoạt động nhóm

Quá nể nang nhau

Khi làm việc nhóm, cần đặt mục tiêu và hiệu quả công việc lên hàng đầu. Không nên chỉ vì nể nang đối phương mà không đưa ra ý kiến phản bác hoặc lên tiếng bảo vệ quan điểm của bản thân. Hoạt động nhóm là để tìm ra nhiều ý tưởng khác nhau, để tranh luận, phản biện, do đó, cần loại bỏ thái độ nể nang, ngại đối phương mà không dám đưa ra ý kiến phản bác.

Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Một sai lầm thường gặp khi làm việc nhóm là không có chính kiến của bản thân, những người như vậy thường dễ dàng đồng ý với ý kiến của người khác. Tuy nhiên trong lòng lại không đồng ý hoặc chưa thực sự hiểu rõ về ý kiến đó.

Việc này khiến quá trình làm việc nhóm không hiệu quả, không khai thác được nhiều khía cạnh, góc nhìn riêng cho một vấn đề. Hơn nữa mọi người cũng không hiểu ý kiến nhau, cứ làm theo ý mình rồi khiến kết quả không như kỳ vọng.

Đùn đẩy trách nhiệm

Khi không có sự phân chia công việc rõ ràng, tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và xung đột là rất dễ xảy ra. Đôi khi sẽ có những nhiệm vụ chồng chéo và liên quan đến nhau, nhưng người này nghĩ đó là nhiệm vụ của người kia và không chịu làm, đến khi gần đến hạn thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, hoặc đưa ra những lý do để chống đối. Do đó, vấn đề này cần được loại bỏ ngay từ đầu để kết quả làm việc nhóm đạt hiệu quả tối đa.

Lơ đễnh, không tập trung

Trong quá trình làm việc nhóm, sẽ có một số người khá lơ là, không tập trung vào công việc, họ khá thụ động và ít khi lên tiếng tìm ra giải pháp với cả nhóm. Điều này khiến nhóm mất động lực, kết quả công việc đi xuống. Do đó, khi làm việc nhóm, thái độ lơ đễnh, mất tập trung, chây ì là nên loại bỏ hoàn toàn để cùng tập thể đi đến kết quả trọn vẹn nhất.

Đùn đẩy trách nhiệm

Khi không có sự phân chia công việc rõ ràng, tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và xung đột là rất dễ xảy ra. Đôi khi sẽ có những nhiệm vụ chồng chéo và liên quan đến nhau, nhưng người này nghĩ đó là nhiệm vụ của người kia và không chịu làm, đến khi gần đến hạn thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, hoặc đưa ra những lý do để chống đối. Do đó, vấn đề này cần được loại bỏ ngay từ đầu để kết quả làm việc nhóm đạt hiệu quả tối đa.

Kỹ năng làm việc nhóm xuất sắc giúp mỗi cá nhân có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong sự nghiệp. Mọi người có thể nhìn vào và coi người đó là một tấm gương với thái độ tích cực, tôn trọng và tin tưởng. Điều này giúp họ có thêm cơ hội, trách nhiệm và sự tự tin trước mọi vấn đề khó khăn.