Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Bao gồm những gì?

Khi hoạt động quản lý doanh nghiệp, sẽ có những loại chi phí phát sinh không liên quan đến sản phẩm hoặc doanh số bán hàng. Do đó, để đảm bảo khâu vận hành trơn tru, tất cả các loại chi phí cần được quản lý một cách chặt chẽ.

Hiểu về khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm những gì và cách để tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp các công ty duy trì lợi nhuận lâu dài.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng chi phí để quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm các khoản chi tiêu cho nhân viên quản lý doanh nghiệp (lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, đào tạo,...), chi phí thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị văn phòng, chi phí marketing, thuế và các chi phí pháp lý khác.

Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm sau: 

• Những chi phí này không liên quan đến một đơn vị kinh doanh hoặc chức năng cụ thể nào, chúng có thể phát sinh như một lợi ích mang tính chất chung cho toàn doanh nghiệp.
• Một phần chi phí quản lý doanh nghiệp được xem là cố định, vì chúng phát sinh bất kể mức độ sản xuất hoặc bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Các nhà quản trị sẽ cố gắng giảm chi phí quản lý doanh nghiệp đến mức tối đa để tối ưu hóa trong vận hành.

Một số lưu ý về chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như: lương bộ phận quản lý, BHYT, BHXH, vật liệu văn phòng, khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), chi phí thuê văn phòng, các khoản thuế phí khác, khoản lập dự phòng phải thu… 
• Các khoản chi phí kể trên không tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tuy nhiên, nếu có đầy đủ chứng từ, hóa đơn được hạch toán theo chế độ Kế toán thì không được ghi giảm giá chi phí kế toán mà sẽ chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Trong kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những chi phí cơ bản như sau:

• Chi phí quản lý nhân viên: Chi phí quản lý nhân viên được xem là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, ở đây bao gồm tiền lương, tiền phụ cấp, BHYT, BHXH… 

• Chi phí vật liệu quản lý: Chi phí vật liệu quản lý là các khoản phí cho vật liệu dùng trong công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ hỗ trợ làm việc… vật liệu được dùng trong việc sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ).

• Chi phí đồ dùng văn phòng: Đây là loại chi phí phải trả cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý.

• Khấu hao tài sản cố định: Chi phí này là khoản khấu hao các TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như máy móc thiết bị, thuê văn phòng, phương tiện vật liệu truyền dẫn… 

• Thuế và các lệ phí: Thuế và các lệ phí bao gồm các loại thuế như tiền thuê đất, thuế môn bài, các khoản phí, lệ phí khác… 

• Chi phí dự phòng: Chi phí dự phòng là khoản dự phòng những khoản nợ phải thu khó đòi hoặc dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.

• Chi phí mua ngoài: Chi phí mua ngoài bao gồm các khoản mua ngoài hỗ trợ phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ… 

• Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi khác như chi phí hội nghị, tàu xe di chuyển, địa điểm, các khoản chi cho nhân viên…

Ý nghĩa của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp

Để một doanh nghiệp được vận hành trơn tru và minh bạch hơn cần rõ ràng trong chi phí quản lý doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần phải theo dõi, kiểm tra và nắm bắt các khoản chi phí này để tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp rõ ràng mang lại ý nghĩa như sau:

• Là cơ sở để giúp người quản lý doanh nghiệp nhanh chóng kiểm soát các hoạt động kinh doanh của tổ chức mình.

• Giúp các công ty dự toán được hoạt động kinh doanh, vì khi tính giá nguyên vật liệu cần có định mức nguyên vật liệu hay lập dự toán chi phí nhân sự thì cần có thông số về định mức ngày công.

• Hỗ trợ người quản lý doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định đầu tư, định giá bán sản phẩm, lựa chọn chấp nhận hay từ chối đơn hàng, phân tích khả năng đạt hiệu quả.

• Giúp tiết kiệm trong việc quản lý và sử dụng các nguồn lực của tổ chức. 

• Các nhân viên có trách nhiệm hơn trong việc sử dụng tài nguyên tiết kiệm, cần phải có định mức chi phí tiêu chuẩn.

Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện theo quy định tại Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC như sau:

Bên Nợ:

• Các chi phí quản lý kinh doanh được phát sinh trong kỳ.
• Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

Bên Có:

• Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh.
• Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).

1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên, cán bộ của đơn vị, trích BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, kinh phí công đoàn, các khoản hỗ trợ khác như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện… của cán bộ nhân viên, người lao động khác, ghi:

         Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

         Có TK 338, 334

2. Giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ được mua vào sử dụng ngay mà không qua kho như xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp, ghi: 

       Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (TK cấp 2 phù hợp) 

       Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ) 

       Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có các TK 111, 112, 242, 331… 

3. Giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng mua về sử dụng ngay mà không qua nhập kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi: 

      Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

      Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ

      Có các TK 111, 112, 331…

Và một số phương pháp hạch toán khác có thể xem thêm tại Thư viện Pháp luật.

Chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng đến giá sản phẩm, dịch vụ như thế nào?

Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ một cách trực tiếp và gián tiếp:

• Chi phí trực tiếp vào giá thành: Một phần của chi phí quản lý, như chi phí văn phòng, lương bổng nhân viên quản lý và chi phí marketing, có thể được tính trực tiếp vào giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi giá thành tăng lên, giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ cũng sẽ tăng theo.

• Chi phí gián tiếp vào giá cả: Ngoài các chi phí trực tiếp, một số chi phí quản lý khác, như chi phí nghiên cứu và phát triển, chi phí hỗ trợ khách hàng và các chi phí hành chính, không thể tính trực tiếp vào giá thành mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Tuy nhiên, chúng vẫn ảnh hưởng đến tổng chi phí hoạc lợi nhuận của doanh nghiệp và trong một mức độ nào đó, chúng có thể ảnh hưởng đến giá cả tổng thể của các sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Hiệu quả kinh doanh: Chi phí quản lý thấp giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý chi phí và làm việc hiệu quả, họ có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cả cạnh tranh hơn, thu hút khách hàng và gia tăng doanh số bán hàng.

• Đối thủ cạnh tranh: Giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ cũng phụ thuộc vào mức độ cạnh tranh trong ngành. Nếu các doanh nghiệp cạnh tranh có chi phí quản lý thấp hơn, họ có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với giá cả thấp hơn, gây áp lực cạnh tranh lên doanh nghiệp khác để cân nhắc giảm giá hoặc tối ưu hóa chi phí quản lý.

Do đó, quản lý chi phí quản lý một cách hiệu quả và cân nhắc kỹ lưỡng trong việc tính toán giá cả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự cạnh tranh và thành công của doanh nghiệp trên thị trường.

Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Tối ưu hoá các hoạt động quản lý

Tối ưu hóa các hoạt động quản lý giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí hoạt động. Việc xây dựng một hệ thống quản trị chất lượng sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, quản lý hoạt động kinh doanh và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.

Doanh nghiệp cần kiểm soát hoạt động làm việc phải thực hiện theo đúng quy trình. Đối với những việc không quan trọng có thể cắt bớt để giảm các chi phí thừa thãi. Quy trình làm việc không rõ ràng, quy củ rất dễ dẫn đến tình trạng năng suất kém, ảnh hưởng tới khâu vận hành của tổ chức.

Sử dụng công nghệ hiện đại

Việc áp dụng công nghệ hiện đại vào vận hành doanh nghiệp là việc thiết yếu để cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu, quản lý nhân sự, quản trị tài chính,… có thể giảm chi phí về nguồn lực và tiết kiệm thời gian.

Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất

Để tiết kiệm một khoản lớn chi phí quản lý doanh nghiệp, các tổ chức nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp và tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Hãy xem xét các mục tiêu mà mình nhắm đến, nhà cung cấp đó có đáp ứng được hay không.

Xem xét từ dịch vụ, chất lượng sản phẩm, các vật tư cần thiết, đặc biệt là chi phí có phù hợp hay không. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp cần có thời gian để chọn lọc trước khi ký kết hợp đồng đối với bất kỳ nhà cung cấp nào.

Mặc dù có thể không đóng góp trực tiếp vào doanh thu cho doanh nghiệp, nhưng chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh nói chung cho bất kỳ một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ nào. Có thể xem chi phí quản lý doanh nghiệp chính là lá chắn để bảo vệ và phát triển tài sản của doanh nghiệp