Phòng kế toán cho phép tổ chức, doanh nghiệp cung cấp các thông tin tài chính cho các bên liên quan như ban quản lý, nhà đầu tư, nhà cung cấp, ngân hàng,... Đây là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh khả năng tài chính của mình trước các đối tác.
Bộ phận kế toán thường được quản lý bởi một kiểm soát viên, người này sẽ báo cáo với Giám đốc tài chính. Ở những tổ chức nhỏ hơn, nhân viên kế toán có thể là người duy nhất trong phòng kế toán.
Thông tin cơ bản về phòng kế toán
Phòng kế toán là bộ phận có trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến kế toán & tài chính trong doanh nghiệp, như lập các báo cáo tài chính, bảng lương, hóa đơn, thanh toán của khách hàng,... Phòng kế toán thường được tổ chức và điều hành bởi một nhóm kế toán viên chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao.
Phòng kế toán không chỉ tập trung vào việc tuân thủ các yêu cầu của pháp luật, họ còn đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi doanh thu, các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp.
Các vị trí quan trọng trong Phòng kế toán
- Giám đốc tài chính (CFO – Chief Finance Officer)
- Trưởng phòng kế toán
- Kiểm soát viên tài chính (Financial Controller)
- Quản lý ngân khố (Treasury Manager)
- Kế toán trưởng (Chief Accountant)
- Kế toán (Accountant)
Giám đốc tài chính (CFO – Chief Finance Officer)
Giám đốc tài chính là người đứng đầu bộ phận tài chính trong doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm giám sát sức khỏe tài chính, quản lý bộ phận tài chính một cách hiệu quả.
Một số nhiệm vụ của CFO như lập kế hoạch tài chính, quản trị tài chính, báo cáo tài chính, xây dựng chiến lược kinh doanh ngắn hạn, dài hạn, quản lý các rủi ro tài chính, kiểm toán, công nợ,...
Trưởng phòng kế toán
Trưởng phòng kế toán là người lãnh đạo một nhóm kế toán, nhằm quản lý các hoạt động trong bộ phận tài chính - kế toán. Bao gồm các công việc như lập hóa đơn cho khách hàng, theo dõi thanh toán, quản lý hàng tồn kho, lương, nhập dữ liệu,..
Ngoài ra, họ còn chịu trách nhiệm đối chiếu tài khoản, lập báo cáo tài chính, tuân thủ các nguyên tắc kế toán. Hỗ trợ các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán hàng năm, kiểm soát nội bộ kế toán, quy trình vận hành liên quan đến tài chính & kế toán.
Kiểm soát viên tài chính (Financial Controller)
Các kiểm soát viên tài chính chịu trách nhiệm báo cáo quản lý dự án, dự trù ngân sách, kế toán tài chính,... Trong đó, nhiệm vụ trọng tâm của họ là quản lý các vấn đề ngân sách hiện tại của doanh nghiệp.
Quản lý ngân khố (Treasury Manager)
Quản lý ngân khố đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng, phát triển chính sách ngân khố của doanh nghiệp. Bao gồm việc xác định cơ hội đầu tư tối ưu, giảm bớt gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp,...
Kế toán trưởng (Chief Accountant)
Kế toán trưởng khác với trưởng phòng kế toán, họ có trách nhiệm duy trì, báo cáo toàn bộ các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp. Song song đó, Kế toán Trưởng cũng thiết lập và triển khai những nguyên tắc kế toán thông qua các chính sách kiểm toán cũng như yêu cầu của pháp luật.
Kế toán (Accountant)
Nhân viên kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong phòng kế toán. Họ có nhiệm vụ tham gia vào việc phân tích, đo lường, cung cấp các thông tin tài chính quan trọng, đảm bảo rằng các thông tin này được ghi chép chính xác và đầy đủ.
Phòng kế toán gồm những bộ phận nào?
Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, phòng kế toán thường bao gồm các bộ phận kế toán sau:
- Kế toán bán hàng
- Kế toán tài chính (Financial Accounting)
- Kế toán quản trị
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán công nợ
- Kế toán kho
- Kế toán doanh thu
- Kế toán thuế
- Kế toán chi phí
- Kế toán tiền lương
Kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng thực hiện ghi chép các nghiệp vụ bán hàng như quản lý sổ doanh thu, ghi hóa đơn, báo cáo bán hàng,.. Công việc này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực bán lẻ và tính linh hoạt cực kỳ cần thiết.
Kế toán tài chính (Financial Accounting)
Kế toán tài chính thực hiện thu thập, phân tích, xử lý các dữ liệu, thông tin để lập các báo cáo tài chính, trong đó bao gồm báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Bộ phận này cần phải đảm bảo tính chính xác, tin cậy của các thông tin, hỗ trợ thể hiện được hiệu quả tài chính và vị thế của doanh nghiệp với đối tác, nhà đầu tư, khách hàng, nhà cung cấp.
Kế toán quản trị
Kế toán quản trị giúp cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho nhà quản lý khi đưa ra các quyết định kinh doanh trong ngắn và dài hạn. Với chức năng là giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh, kiểm soát các hoạt động kinh doanh thông qua việc phân tích, đo lường, truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu, rõ ràng để truyền đạt thông tin cho các bên liên quan.
Kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp quản lý toàn bộ dữ liệu trong sổ kế toán, bao gồm việc phân tích, ghi chép, phản ánh, thống kê các dữ liệu, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính theo giá trị của doanh nghiệp. Họ có chức năng đo lường hiệu quả hoạt động, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến tài chính, đảm bảo sự chính xác tuyệt đối.
Kế toán công nợ
Kế toán công nợ chịu trách nhiệm về các khoản nợ phải trả, nợ phải thu trong doanh nghiệp. Bộ phận kế toán này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sức khỏe tài chính trong doanh nghiệp. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn, khi các khoản nợ phải trả và phải thu nhiều hơn, bộ phận này được tách riêng ra để chuyên trách nhiệm vụ.
Kế toán kho
Kế toán kho là bộ phận làm việc trong kho hàng, thực hiện theo dõi và kiểm tra quá trình xuất nhập hàng hóa, kiểm soát hàng tồn kho, đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa, đồng thời xuất giấy tờ và các loại chứng từ cho hàng hóa nhằm hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa.
Kế toán doanh thu
Kế toán doanh thu thực hiện thống kê và tổng hợp các chứng từ bán hàng, kiểm tra kỹ lưỡng và cẩn thận về tình hình tài chính của khách hàng. Ngoài ra, bộ phận này cũng thực hiện lập báo cáo doanh thu, khoản giảm trừ doanh thu, kiểm tra số lượng hàng, doanh thu và báo cáo cho cấp trên.
Kế toán thuế
Kế toán thuế có trách nhiệm xử lý và lưu trữ hóa đơn, chứng từ, thiết lập báo cáo thuế theo tháng hoặc quý. Ngoài ra, bộ phận kế toán này cũng có cần đảm bảo các vấn đề về thuế của doanh nghiệp.
Kế toán chi phí
Bộ phận kế toán chi phí thực hiện ghi chép và phân loại các khoản chi phí liên quan đến một quy trình để kiểm soát hoạt động thu - chi trong doanh nghiệp. Các công việc này bao gồm thống kê chi phí sản xuất, kiểm soát các khoản phí liên quan đến lao động, vật tư.
Kế toán tiền lương
Bộ phận kế toán tiền lương thực hiện tính toán tiền lương, các chế độ bảo hiểm, phụ cấp cho người lao động. Để đảm bảo quyền lợi của đội ngũ lao động, công việc này đòi hỏi sự cẩn thận và kỹ lưỡng
Vai trò của phòng kế toán trong doanh nghiệp
- Đảm bảo dòng tiền kinh doanh của doanh nghiệp
- Đảm bảo lương bổng
- Thuế
- Cơ sở cho việc lập chiến lược kinh doanh
- Cung cấp khả năng mở rộng doanh nghiệp
Đảm bảo dòng tiền kinh doanh của doanh nghiệp
Bộ phận kế toán phải đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tiền mặt để hoạt động, bằng cách theo dõi và nhắc nhở khách hàng về số tiền nợ và hạn thanh toán. Đồng thời theo dõi các khoản thanh toán mà doanh nghiệp đang nợ nhà cung cấp, công ty cung cấp dịch vụ, cập nhật các khoản thanh toán này.
Phòng kế toán cần giám sát các khoản thanh toán này để đảm bảo có đủ tiền vào tài khoản từ các khoản thanh toán của khách hàng, thanh toán các hóa đơn.
Đảm bảo lương bổng
Phòng kế toán có nhiệm vụ tính toán tổng số tiền lương cũng như khấu trừ thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản đóng góp khác của nhân viên.
Ngoài ra, phòng kế toán cũng cần theo dõi các khoản khấu trừ thuế và tổng chi phí trả lương theo thời gian, cho phép doanh nghiệp đánh giá liệu chi phí trả lương có phù hợp hay không.
Thuế
Doanh nghiệp phải trả các loại thuế như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân định kỳ cho cơ quan thuế. Phòng kế toán có trách nhiệm thu thấp, sắp xếp thông tin cần thiết để điền vào biểu mẫu thuế, bao gồm thông tin bảng lương, chi phí hoạt động để tính thu nhập ròng.
>> Đọc thêm: Thuế là gì? Đặc điểm, phân loại và vai trò của thuế
Cơ sở cho việc lập chiến lược kinh doanh
Những số liệu mà phòng kế toán tổng hợp có thể cung cấp cái nhìn sâu hơn về khía cạnh mang lại nhiều lợi nhuận nhất. Thông tin này có thể giúp ban lãnh đạo quyết định xem có nên tập trung vào một hoạt động kinh doanh cụ thể, như bán buôn hoặc bán lẻ, thử nghiệm các phương pháp tiếp cận mới, như giới thiệu các sản phẩm mới để tăng khả năng cạnh tranh.
Kế toán cũng cho biết liệu dòng tiền có đủ để thực hiện những thay đổi mà ban lãnh đạo đang lên kế hoạch hay không.
Cung cấp khả năng mở rộng doanh nghiệp
Phòng kế toán hoạt động hiệu quả giúp cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy cho các cổ đông của doanh nghiệp, cho thấy con số hiện có về doanh thu, lợi nhuận, tài sản và khả năng mở rộng kinh doanh.
>> Tham khảo: Kế toán doanh nghiệp là gì? Vai trò, nhiệm vụ và yêu cầu cần có
Công việc của phòng kế toán
-
Ghi chép, sắp xếp, tính toán, báo cáo tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Việc ghi chép bao gồm tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản, tiền vốn, quá trình sử dụng vốn của doanh nghiệp.
-
Kiểm tra thường xuyên kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, kế hoạch thu chi tài chính, quá trình sử dụng tài sản, vật tư có hư hỏng, hao mòn không.
-
Phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng lãng phí trong doanh nghiệp, ngăn chặn những vi phạm về chế độ, quy định của doanh nghiệp.
-
Phổ biến các chính sách, chế độ quản lý của Nhà nước với những bộ phận/ phòng ban liên quan trong doanh nghiệp.
-
Cung cấp tài liệu, các số liệu cần thiết cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế & tài chính, phục vụ cho công tác xây dựng, theo dõi kế hoạch.
-
Báo cáo tình hình kinh doanh cho ban lãnh đạo trong doanh nghiệp.
Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán
Nhiệm vụ của phòng kế toán trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp bao gồm:
- Khoản phải thu
- Khoản phải trả
- Kiểm soát tài chính
- Phân tích tài chính
- Thuế và luật định hiện hành
- Lập ngân sách
- Gian lận
Khoản phải thu
Đối với các khoản phải thu, phòng kế toán chịu trách nhiệm lập hóa đơn và các chứng từ khác liên quan đến việc bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đồng thời đảm bảo các tài liệu được ghi chép chính xác với tất cả thông tin cần thiết. Ngoài ra, phòng kế toán cũng phải nhanh chóng thu thập các khoản thanh toán của khách hàng, theo dõi các tài khoản quá hạn để đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện.
Khoản phải trả
Phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp bao gồm ngày, số tiền đến hạn, mô tả sản phẩm/ dịch vụ, số lượng và tỷ lệ trên mỗi đơn vị (nếu có). Ngoài ra, họ cũng phải kiểm tra tổng chi phí trên hóa đơn có khớp với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng không. Nếu đã được xác minh, phòng kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung, đại lý đúng hạn.
Kiểm soát tài chính
Phòng kế toán cần xem xét các tài liệu và báo cáo tài chính, nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi được tình hình tài chính của mình, có quyết định kinh doanh hợp lý, xác định các rủi ro tài chính và đưa ra các biện pháp phòng ngừa. Đây được xem là một bộ phận quan trọng trong việc quản lý và điều hành tài chính của doanh nghiệp.
Phân tích tài chính
Phòng kế toán thường có chức năng phân tích các tài liệu tài chính, chẳng hạn như báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và ngân sách, nhằm đánh giá tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp.
Đồng thời xem xét xu hướng dữ liệu tài chính và so sánh hiệu suất giữa các giai đoạn để đưa ra quyết định đúng đắn về kế hoạch trong tương lai. Để hoàn thành nhiệm vụ này, kế toán có thể sử dụng các kỹ thuật phân tích tài chính khác nhau, chẳng hạn như phân tích theo chiều ngang, chiều dọc và theo tỷ lệ.
Thuế và luật định hiện hành
Phòng kế toán cần đảm bảo rằng các khoản thuế được nộp một cách chính xác, đúng hạn và phù hợp với luật định của nhà nước. Ngoài ra, họ cũng cần thường xuyên kiểm tra các thay đổi hoặc cập nhật đối với các quy định về thuế có thể ảnh hưởng đến cách khai thuế.
Lập ngân sách
Dự báo chính xác tình hình tài chính trong tương lai cũng là chức năng quan trọng của phòng kế toán. Quá trình này liên quan đến việc tạo ngân sách chi tiết, xem xét doanh thu dự kiến, dự đoán chi phí, chi tiêu và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Về việc lập ngân sách, kế toán phải có con mắt tinh tường để nắm chi tiết nhằm phân bổ nguồn lực phù hợp và hiệu quả dựa trên thông tin có sẵn.
Gian lận
Phòng chống gian lận là một nhiệm vụ quan trọng khác của phòng kế toán. Kế toán phải luôn theo dõi các quy trình nội bộ để xem liệu có bất kỳ dấu hiệu gian lận hoặc sử dụng tiền sai mục đích nào trong công ty hay không.
Họ cũng phải đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được ghi chép lại đầy đủ để có cơ sở nếu có bất kỳ điều gì đáng ngờ xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Là một phần trong nhiệm vụ phòng chống gian lận, phòng kế toán có thể được yêu cầu phát triển các quy trình kiểm soát nội bộ hoặc xem xét các quy trình hiện có để giảm thiểu việc sử dụng trái phép hoặc trộm cắp tài chính của tổ chức.
Quyền hạn của phòng kế toán
- Đưa ra yêu cầu và đôn thúc các bộ phận/ phòng ban của doanh nghiệp thực hiện các quy định về tài chính & kế toán.
- Tham gia đóng góp ý kiến liên quan đến vấn đề tài chính đối với công tác kinh doanh, chi tiêu trực tiếp tại doanh nghiệp.
- Báo cáo, đề xuất ý kiến với cấp trên, đồng thời có thẩm quyền về những vi phạm quản lý tài chính - kế toán trong phạm vi doanh nghiệp.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng và là thành phần không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuỳ vào quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp, một phòng kế toán có thể có cơ cấu nhân sự khác nhau. Bằng cách tìm hiểu về các công việc và nhiệm vụ khác nhau trong phòng kế toán, mỗi cá nhân có thể hiểu thêm về cách thức hoạt động cũng như sự phù hợp của bản thân với nghề kế toán này.
