Trong nhiều doanh nghiệp, một nhân viên kế toán có thể kiêm nhiệm luôn vị trí kế toán bán hàng. Họ làm việc với các bộ phận khác trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo các giao dịch bán hàng được thực hiện một cách chính xác và kịp thời.
Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng là vị trí đảm nhiệm các tác nghiệp liên quan đến quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng, bao gồm việc ghi nhận hóa đơn bán hàng, thuế VAT, ghi chép sổ doanh thu, lập báo cáo về hoạt động bán hàng và các báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên.
Có thể hiểu một cách đơn giản, kế toán bán hàng là bộ phận thực hiện các nhiệm vụ như quản lý sổ bán hàng, thu ngân, lưu trữ các hóa đơn và các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng đối với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ.
Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Ở hầu hết doanh nghiệp, bộ phận kế toán luôn đóng vai trò là đầu mối quan trọng cho các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh một cách hợp lý. Trong đó, kế toán bán hàng có vai trò:
-
Cung cấp thông tin, số liệu bán hàng, giúp ban lãnh đạo nắm tình hình tài chính, doanh số hiện tại. Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn
-
Trong báo cáo số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp cho thấy được tình trạng chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán, từ đó có những điều chỉnh hợp lý
-
Kế toán bán hàng ghi chép các khoản chi phí bán hàng, xác định chi phí thực tế, từ đó phân tích để tìm ra các giải pháp nhằm tối ưu hóa chi phí
-
Số lượng, giá trị hàng tồn kho và báo cáo tồn kho do kế toán bán hàng lập giúp doanh nghiệp kiểm soát nhằm tránh tình trạng thiếu hàng hoặc bị tồn quá nhiều
-
Kế toán bán hàng đảm bảo các hoạt động bán hàng tuân thủ quy định về an toàn, bảo vệ người tiêu dùng cũng như quyền lợi của khách hàng.
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
- Giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng
- Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng
- Tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh
- Quản lý tiền hàng
- Lập báo cáo bán hàng
Kế toán bán hàng là người trực tiếp nhận và xử lý các thông tin về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ chính của vị trí này phải kể đến như:
Giám sát tiến độ triển khai kế hoạch bán hàng
Việc giám sát kế hoạch bán hàng là yếu tố quan trọng để đảm bảo các hoạt động của các bộ phận khác trong doanh nghiệp diễn ra theo kế hoạch ban đầu, tuân thủ tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra. Điều này đặc biệt quan trọng vì nó đóng vai trò quyết định đến doanh thu của doanh nghiệp.
Đồng thời, kế toán bán hàng cũng thực hiện việc giám sát kế hoạch lợi nhuận. Bằng cách ghi chép đầy đủ về khối lượng sản phẩm đã bán, hàng hóa tiêu thụ nội bộ, tính toán chính xác giá trị vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng,... cung cấp cơ sở dữ liệu để đánh giá, phân tích và theo dõi hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân phối lợi nhuận từ doanh thu bán hàng
Lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các tác vụ khác nhau. Kế toán bán hàng đóng vai trò trong việc phân phối lợi nhuận đó cho các nhiệm vụ đã được xác định từ trước, chẳng hạn như nghĩa vụ nộp thuế, chi trả lương, trả nợ, đầu tư phát triển,...
Tổng hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh
Trong quá trình bán hàng, các chi phí phát sinh là không thể tránh khỏi. Kế toán bán hàng có trách nhiệm thực hiện việc thống kê đầy đủ, chính xác và kịp thời các chi phí đã phát sinh.
Một nhiệm vụ quan trọng khác của kế toán bán hàng là kết chuyển và phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ. Hoạt động này giúp xác định kết quả bán hàng và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng cách xác định rõ ràng các chi phí bán hàng và phân bổ chúng đúng mục tiêu tiêu thụ, kế toán bán hàng cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu suất kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược cho tương lai.
Quản lý tiền hàng
Các kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát việc thu tiền từ các bộ phận bán hàng. Quản lý tiền hàng nhằm đánh giá khả năng bán hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp. Trong trường hợp khách hàng có nợ với doanh nghiệp, kế toán bán hàng sẽ theo dõi các thông tin liên quan như lô hàng đã mua, số tiền nợ của khách hàng, thời hạn nợ, tình hình trả nợ của khách hàng. Kế toán bán hàng cũng có nhiệm vụ kiểm tra tình hình và đôn đốc việc thu hồi sản phẩm kịp thời trong trường hợp hàng hóa bán ra có lỗi.
Lập báo cáo bán hàng
Bằng cách lập báo cáo bán hàng, kế toán bán hàng giúp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và các bộ phận liên quan để đánh giá hiệu suất kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược. Báo cáo bán hàng cũng có thể được sử dụng để so sánh hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, theo dõi sự phát triển của thị trường và đưa ra các biện pháp cải thiện hoạt động bán hàng.
Các báo cáo bán hàng thường được lập định kỳ, như báo cáo hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Tùy thuộc vào yêu cầu và quy định của doanh nghiệp, kế toán bán hàng có thể tùy chỉnh cấu trúc và nội dung của báo cáo để phù hợp với hoạt động kinh doanh cụ thể.
Mô tả công việc cụ thể của một kế toán bán hàng
Công việc của một kế toán bán hàng thường tập trung vào các nhiệm vụ ghi chép hóa đơn và quản lý tiền thu chi trong bán hàng. Tuy nhiên, cụ thể công việc và phân bổ trách nhiệm có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Một số công việc cụ thể của một kế toán bán hàng theo ngày, tháng, kỳ như sau:
Công việc hằng ngày
-
Thu thập và ghi nhận các chứng từ liên quan như bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa. Đây là căn cứ để nhập thông tin vào phần mềm hoặc sổ sách kế toán để quản lý hoạt động bán hàng theo báo giá, đơn hàng và hợp đồng
-
Kiểm tra các chứng từ, số lượng thực xuất, giá bán sản phẩm,... theo quy định của doanh nghiệp để lập và gửi hóa đơn cho khách hàng
-
Quản lý chứng từ và sổ sách liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, đảm bảo tính toàn vẹn và sắp xếp hợp lý của các tài liệu
-
Tham gia vào việc quản lý chính sách giá, chính sách bán hàng của doanh nghiệp để đảm bảo bán hàng theo đúng quy định và ghi nhận doanh thu phù hợp
-
Quản lý công nợ của khách hàng, bao gồm ghi nhận số tiền nợ, theo dõi thời hạn nợ và đôn đốc công nợ trong trường hợp doanh nghiệp không có kế toán công nợ riêng
-
Kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện công tác bán hàng, đảm bảo tuân thủ quy trình và quy định của doanh nghiệp
-
Hỗ trợ công việc và liên kết số liệu với kế toán phần hành có liên quan, nhằm đảm bảo tính nhất quán và liên kết giữa các thông tin kế toán
-
Phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có). Những thông tin này được ghi nhận vào sổ sách liên quan để quản lý và theo dõi hoạt động bán hàng.
-
Nhập thông tin từ bảng kê chi tiết các hóa đơn bán hàng và tính toán chính xác tổng doanh thu, thuế VAT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày
-
Kiểm tra và đối chiếu số liệu xuất, tồn kho với thủ kho vào cuối ngày để đảm bảo tính chính xác của thông tin
Công việc hằng tháng
-
Tính toán chi tiết về giá vốn hàng bán cho sản phẩm/ dịch vụ đã được cung cấp. Trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, việc xác định giá mua thực tế của hàng hóa và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa tiêu thụ là rất quan trọng
-
Tính toán chính xác về tổng doanh thu, thuế GTGT cho từng nhóm hàng và đơn vị trực thuộc như cửa hàng, đại lý, chi nhánh. Giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh của từng đơn vị và nhóm hàng cụ thể
-
Hỗ trợ việc lập, kiểm tra bảng kê hàng hóa, dịch vụ đã bán ra, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin trong bảng kê
-
Lập báo cáo về bán hàng, doanh thu, lãi gộp, công nợ phải thu và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng. Báo cáo này sẽ được gửi lên ban giám đốc doanh nghiệp, giúp họ có đủ thông tin để đưa ra các quyết định quan trọng và kịp thời liên quan đến công tác bán hàng.
Công việc cuối kỳ
-
Nắm rõ thông tin về tất cả các khoản liên quan đến chi phí bán hàng, bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí vận chuyển, chi phí marketing, chi phí bán hàng và quản lý,... sau đó tổng hợp thông tin này để tạo ra báo cáo chi phí bán hàng
-
Cung cấp thông tin chi phí bán hàng cho phòng kế toán để lập báo cáo tài chính
-
Cung cấp thông tin bán hàng và doanh số cho ban giám đốc. Thông tin này giúp ban giám đốc đánh giá kết quả thực hiện của doanh nghiệp và lập kế hoạch kinh doanh cho năm tới
-
Tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến bán hàng, chẳng hạn như: chiến lược bán hàng, giá cả, sản phẩm, thị trường,...
-
Phối hợp với các phòng ban khác, chẳng hạn như kế toán kho, kế toán thanh toán, thủ quỹ,... để quản lý tiền mặt và công nợ
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên, chẳng hạn như: lập báo cáo, phân tích dữ liệu,...
>> Xem thêm: JD là gì? Ý nghĩa, nội dung, các bước xây dựng Job Description
Quyền hạn của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Kế toán bán hàng có những quyền hạn trong doanh nghiệp như sau:
-
Kế toán bán hàng có thể yêu cầu điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy bỏ hóa đơn khi cần thiết
-
Đưa ra các biện pháp phù hợp để giải quyết các trường hợp hóa đơn không hợp lệ
-
Trong trường hợp gặp vướng mắc với trưởng ban kế toán, kế toán bán hàng có quyền đề xuất trực tiếp trường hợp thanh toán. Đảm bảo những vấn đề liên quan đến thanh toán được giải quyết một cách thích hợp
-
Nhân viên kế toán bán hàng phải nhận sự phân chia và giám sát từ kế toán trưởng. Đảm bảo sự hỗ trợ và giám sát chặt chẽ từ người có trách nhiệm cao hơn trong lĩnh vực kế toán.
Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp
Bước 2: Tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Khi đó, sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
-
Trong trường hợp số lượng hàng tồn kho không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng, kế toán bán hàng sẽ thông báo lại cho bộ phận bán hàng. Nhân viên bán hàng (hoặc phòng kinh doanh) sẽ tư vấn lại cho khách hàng hoặc hủy đơn hàng nếu cần thiết.
-
Nếu số lượng hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, kế toán bán hàng sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho và chuyển cho thủ kho. Phiếu này sẽ được sử dụng làm căn cứ cho thủ kho thực hiện việc xuất hàng. Đồng thời, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho nhân viên bán hàng (hoặc phòng kinh doanh) thực hiện việc giao hàng cho khách hàng.
Bước 3: Hạch toán nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết liên quan đến hoạt động bán hàng
Lưu ý: Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, khi được khách hàng thành toán, kế toán bán hàng cần lập hóa đơn cho dịch vụ vừa được cung cấp. Căn cứ vào chứng từ liên quan đến hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kiến thức cần có của một kế toán bán hàng
- Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
- Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng
- Chứng từ liên quan đến kế toán bán hàng
- Báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng
- Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
Kết quả bán hàng là lợi nhuận thu được từ việc bán hàng sau khi trừ các khoản chi phí khác. Để có thể xác định được kết quả bán hàng, kế toán chịu trách nhiệm tính số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong thời điểm cụ thể.
Kết quả hoạt động kinh doanh = (Lợi nhuận thuần từ các hoạt động mua bán + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác) – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong đó:
- Lợi nhuận thuần từ các hoạt động mua bán = Doanh thu thuần khi bán hàng, cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng đã bán – Chi phí hàng hóa đã bán
- Kết quả của hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động tài chính
- Kết quả các hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Các khoản chi phí khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là tổng các chi phí cho hoạt động quản lý và điều hành việc sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp
Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là lợi nhuận được ghi nhận vào thời điểm giao dịch phát sinh. Khi ghi nhận doanh thu này cần tuân thủ một số quy tắc như sau:
-
Doanh nghiệp dự kiến trước các khoản chi phí cần cho việc bán hàng
-
Rủi ro và lợi ích liên quan đến việc chuyển giao sản phẩm cho khách hàng phải được xem xét
-
Đảm bảo thu được lợi ích kinh tế từ việc bán sản phẩm
-
Doanh nghiệp đã xác định và chắc chắn về khoản doanh thu dự kiến
-
Doanh nghiệp đã dự trù trước các chi phí liên quan đến việc bán hàng.
Chứng từ liên quan đến kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng cần nắm vững các chứng từ liên quan cho các hoạt động mua bán, cụ thể:
-
Hóa đơn VAT: Theo mẫu số 01 GTKT-3LL
-
Phiếu xuất kho, vận chuyển nội bộ: Theo mẫu số 03 – VT
-
Phiếu xuất kho hàng gửi lại bán đại lý: Theo mẫu số 02 – VT
-
Phiếu thu: Theo mẫu số 01 – TT
-
Biên lai thu tiền: Theo mẫu số 06 – TT
-
Giấy báo có
-
Biên bản báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ
-
Giấy nộp tiền, bảng kê khai hàng nhận và chứng từ thanh toán hàng ngày
-
Một số chứng từ liên quan khác tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh.
Báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng
Quy trình kế toán bán hàng bao gồm việc thực hiện báo cáo hàng tháng và kỳ. Các tài liệu liên quan bao gồm:
-
Sổ, nhật ký chi tiết về hoạt động bán hàng
-
Sổ tổng hợp bán hàng
-
Sổ cái trình bày thông tin của tài khoản như doanh thu, tiền mặt, chi phí, tiền gửi vào ngân hàng,…
-
Tình hình thực hiện đặt hàng
-
Tình hình lỗ – lãi cho từng đơn hàng
-
Sổ ghi chép tiết công nợ phải thu
-
Tổng hợp công nợ cần phải thu
-
Sổ phân tích công nợ cần thu theo thời hạn
-
Các báo cáo khác cần theo nhu cầu của công ty.
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
Khi có phát sinh hóa đơn chứng từ kế toán, nhân viên kế toán có nhiệm vụ lập hóa đơn bán hàng. Mỗi hóa đơn có 3 liên, liên 1 lưu lại trên sổ sách gốc, liên 2 đưa khách hàng, liên 3 doanh nghiệp sẽ dữ lại. Trong quá trình chứng từ, có 3 trường hợp có thể xảy ra:
-
Trường hợp 1: Nếu khách hàng nhận nợ, kế toán sẽ lập biên bản giao nhận và xác nhận khoản nợ. Biên bản này được chia thành 3 liên: 1 liên cho kho, 1 liên cho khách hàng và 1 liên lưu trữ tại sổ sách.
-
Trường hợp 2: Nếu khách hàng sử dụng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu cũng được chia thành 3 liên: 1 liên cho thủ quỹ, 1 liên cho kế toán và 1 liên cho khách hàng. Phiếu thu phải có chữ ký của ban giám đốc.
-
Trường hợp 3: Nếu người mua sử dụng phương thức chuyển khoản, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy báo để xác nhận số tiền đã chuyển.
Kỹ năng cần thiết của nhân viên kế toán bán hàng
- Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề
- Kỹ năng giao tiếp
- Tính tỉ mỉ và chính xác
- Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng các phần mềm kế toán nhằm tiết kiệm công sức, thời gian. Theo đó, nhân viên kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng cần có khả năng sử dụng phần mềm kế toán để ghi nhận, xử lý và phân tích dữ liệu. Bao gồm việc sử dụng các phần mềm quản lý doanh thu, các công cụ báo cáo và phần mềm kế toán tổng hợp.
Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề
Nhân viên kế toán bán hàng cần có khả năng phân tích dữ liệu, nhận diện các vấn đề và tìm ra các giải pháp thích hợp. Họ cần có khả năng giải quyết vấn đề để xem xét các thông tin tài chính, phân tích số liệu, nhận diện các sai sót và đưa ra các biện pháp khắc phục, hạn chế những sai sót tương tự trong tương lai.
Kỹ năng giao tiếp
Kế toán bán hàng thường phải làm việc với nhiều bên liên quan, bao gồm khách hàng, đồng nghiệp, các nhà quản lý. Theo đó, kỹ năng giao tiếp rất cần thiết để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, truyền đạt các khái niệm phức tạp một cách dễ hiểu, giúp các thành viên khác trong tổ chức hiểu rõ hơn về những yếu tố kế toán quan trọng.
Tính tỉ mỉ và chính xác
Trong công việc kế toán, độ chính xác là rất quan trọng. Nhân viên kế toán bán hàng cần có tính tỉ mỉ, cẩn thận và kiên nhẫn để đảm bảo các thông tin tài chính được ghi nhận và xử lý hiệu quả.
Kỹ năng quản lý thời gian
Kế toán bán hàng thường phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Quản lý thời gian hiệu quả giúp kế toán phân chia công việc một cách hợp lý, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
Một số câu hỏi thường gặp về kế toán bán hàng
- Học gì để làm kế toán bán hàng?
- Các công cụ, phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng hiệu quả?
- Các chứng từ mà kế toán bán hàng cần quan tâm?
Học gì để làm kế toán bán hàng?
Để làm kế toán bán hàng, sinh viên có thể theo học các ngành liên quan đến lĩnh vực kế toán – tài chính. Bao gồm: Kế toán, Tài chính, Quản trị kinh doanh, Kiểm toán,... Những ngành này có thể cung cấp cho bạn kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm kế toán.
Các công cụ, phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng hiệu quả?
Có nhiều công cụ và phần mềm hỗ trợ kế toán hiệu quả. Dưới đây là một số công cụ và phần mềm phổ biến được sử dụng trong lĩnh vực kế toán:
- Phần mềm kế toán tổng hợp: QuickBooks, Xero,...
- Phần mềm quản lý doanh thu: Salesforce, Zoho CRM,...
- Phần mềm quản lý chi phí và tài chính: Expensify, Mint,...
- Phần mềm quản lý thuế: Avalara
Các chứng từ mà kế toán bán hàng cần quan tâm?
Nhân viên kế toán bán hàng cần quan tâm đến các chứng từ như:
- Hóa đơn VAT
- Hóa đơn bán hàng
- Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa lẻ, dịch vụ
- Phiếu xuất kho/ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán cho đại lý
- Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán mỗi ngày
- Biên bản thừa thiếu hàng, giảm giá hàng bán, bán hàng trả lại cùng các loại biên bản khác theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp
- Các phiếu thu và giấy báo có.
Trong kế toán bán hàng, việc quản lý và ghi nhận thông tin liên quan đến doanh thu, chi phí bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất kinh doanh và định hướng tương lai của một doanh nghiệp. Thông qua việc áp dụng các nguyên tắc kế toán chính xác và sử dụng các công cụ hỗ trợ, nhân viên kế toán bán hàng có thể đóng góp vào việc đưa ra các quyết định chiến lược thông minh.
>> Các vị trí kế toán phổ biến:
