Thủ kho là gì? Mô tả công việc của nhân viên thủ kho

Với các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất, quản lý nguồn hàng là hạng mục vô cùng quan trọng giúp cho quá trình hoạt động kinh doanh được trơn tru và hiệu quả. Trong đó, thủ kho là một vị trí có nhiệm vụ thực hiện công việc này, đồng thời cần đảm bảo rằng các sản phẩm được lưu trữ an toàn, đúng quy định và có thể xuất hàng đi bất cứ lúc nào.

Thủ kho là gì?

Thủ kho (tiếng Anh là Warehouse Keeper) là người trông coi, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn và sẵn sàng cho việc xuất kho khi doanh nghiệp có đơn hàng hoặc vận chuyển đến các kênh phân phối. Đây là một vị trí quan trọng trong hệ thống hậu cần, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và tránh khỏi tình trạng hàng hóa hư hỏng, bể vỡ hoặc gian lận.

Thủ kho là người chịu trách nhiệm về lưu trữ và quản lý kho hàng

Vai trò của thủ kho

Nhân viên thủ kho cần thực hiện nhiệm vụ quản lý và cân đối nguyên vật liệu cần thiết để giúp các hoạt động doanh nghiệp được diễn ra trơn tru, hiệu quả. Với các lĩnh vực có số lượng hàng hóa nhiều như Logistic, các thủ kho cần phải có nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn vững để thực hiện công việc tốt hơn. 

Số lượng hàng tồn và xuất kho cũng là yếu tố quan trọng quyết định đến hướng đi tiếp theo của doanh nghiệp. Do đó, mỗi kỳ, các nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành kiểm tra và lập báo cáo những số liệu cụ thể để người quản trị nắm được tình tình và ra quyết định phù hợp.

Theo đó, vai trò cốt lõi của nhân viên thủ kho đối với doanh nghiệp là:

• Quản lý hàng hóa: Thủ kho phải kiểm soát số lượng và vị trí của các mặt hàng trong kho, đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ và sắp xếp một cách hiệu quả.

• Đảm bảo quy trình Nhập - xuất hàng: Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, thủ kho cần kiểm tra chất lượng và số lượng rồi bảo quản chúng trong kho. Khi có đơn hàng mới từ khách hàng bên ngoài hay các bộ phận của công ty, hàng hóa cần được đảm bảo đủ số lượng và xuất kho đúng lịch trình. 

• Quản lý thông tin: Theo dõi và cập nhật thông tin về lượng tồn kho, lịch sử xuất - nhập hàng và các thông tin liên quan khác để từ đó đưa ra quyết định quản lý hiệu quả.

• Đảm bảo an toàn: Thủ kho phải tuân thủ các quy định về an toàn lao động và an toàn hàng hóa trong quá trình làm việc trong kho để hạn chế thấp nhất sự thất thoát hàng hóa.

Thủ kho có vai trò quan trọng góp phần đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra trơn tru

Công việc của nhân viên thủ kho

Lượng công việc của nhân viên thủ kho tại mỗi công ty sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, các nhân viên quản lý kho sẽ gồm các công việc cơ bản sau:

Thủ tục xuất nhập hàng hóa

• Kiểm tra giấy tờ và các chứng từ có liên quan đến hoạt động xuất - nhập khẩu.

• Thực hiện xuất - nhập hàng hóa theo quy định khi có yêu cầu.

• Ghi và lưu trữ phiếu xuất - nhập kho.

• Nhận, lưu và chuyển các chứng từ xuất - nhập hàng cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận mua hàng liên quan.

• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất - nhập và tồn kho mỗi ngày, đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu để đưa ra phương án xử lý kịp thời.

Theo dõi hàng tồn kho

Nhân viên thủ kho cần đảm bảo mọi loại hàng hóa đều có định mức tồn kho tối thiểu và theo dõi chúng thường xuyên. Trong một số trường hợp có sự biến động về lượng hàng xuất - nhập khẩu, thủ kho cần đề xuất với ban giám đốc về việc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu.

Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho

• Sắp xếp hàng hóa theo quy định của nhà sản xuất, vị trí lưu trữ hàng phải hợp lý và khoa học để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm kê và di chuyển hàng.

• Nắm rõ sơ đồ kho và cập nhật kịp thời khi có sự đổi mới.

• Đảm bảo quy trình nhập hàng chặt chẽ, hàng hóa được đặt đúng vị trí chỉ định và thỏa mãn những quy định của công ty.

• Kiểm tra hàng hóa định kỳ, đảm bảo không xảy ra xây xát hoặc có tác động mạnh trong quá trình bảo quản và di chuyển trong kho.

Đảm bảo an toàn về phòng cháy, chữa cháy

Phòng cháy chữa cháy (PCCC) là quy tắc quan trọng và cần nắm rõ để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Do đó, người thủ kho cần:

• Nắm vững và tuân thủ các quy tắc về PCCC tại kho hàng như không hút thuốc lá, đốt lửa hoặc dùng các thiết bị sinh nhiệt trong kho.

• Giữ gìn vệ sinh kho bãi sạch sẽ, gọn gàng và loại bỏ các vật liệu dễ cháy nổ.

• Kiểm tra hệ thống điện, hệ thống báo cháy định kỳ và bảo dưỡng kịp thời khi cần thiết.

• Không sử dụng các thiết bị điện quá tải hoặc có dấu hiệu hư hỏng.

• Tham gia các hoạt động tuyên truyền về PCCC cho cán bộ, nhân viên trong kho.

• Tổ chức các cuộc diễn tập PCCC định kỳ để nâng cao khả năng ứng phó khi có tình huống xảy ra cháy nổ.

• Sử dụng thành thạo các dụng cụ phòng cháy chữa cháy tại chỗ.

Bằng cách thực hiện tốt các biện pháp trên, người thủ kho có thể góp phần đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong kho và hạn chế tối đa thiệt hại do cháy nổ gây ra. 

Một số công việc khác 

Ngoài những hạng mục nêu trên, nhiệm vụ của thủ kho còn thực hiện các công việc như:

• Phân loại hàng hóa theo chủng loại, nguồn gốc, xuất xứ, kích thước,... nhằm thuận tiện trong việc tìm kiếm, kiểm tra và xuất - nhập kho.

• Thực hiện các báo cáo liên quan đến kho hàng một cách chính xác và đầy đủ khi có yêu cầu từ ban giám đốc hoặc trưởng bộ phận.

• Đề xuất sáng kiến và giải pháp quản lý kho tối ưu.

Thường xuyên theo dõi hàng tồn kho và lập báo cáo là một trong những công việc chính của thủ kho

Yêu cầu của vị trí nhân viên thủ kho

Có ảnh hưởng đến tình trạng hoạt động cũng như doanh thu của một doanh nghiệp nên công việc thủ khá phức tạp và đòi hỏi nhiều kinh nghiệm. Theo đó, một nhân viên thủ kho cần đáp ứng được các yêu cầu sau:

Đảm bảo KPI công việc

Không riêng gì các công việc khác, thủ kho cũng có những KPI riêng gồm:

• Đảm bảo các yêu cầu về thời gian vận chuyển hàng hóa từ nơi khởi hành đến kho và ngược lại.

• Đảm bảo giao hàng đúng hạn và tốt các yêu cầu về chất lượng lẫn số lượng khi giao với một tỷ lệ cụ thể.

• Không có sai sót trong các yêu cầu về chứng từ lẫn hóa đơn.

• Xác định được thời gian mua hàng trung bình của từng phân loại.

• Xác định được tỷ lệ hàng hóa bị hỏng trong kho để có thể đưa ra các phương án khắc phục kịp.

Điều kiện ứng tuyển

Để tìm kiếm cho mình một ứng viên xuất sắc, các doanh nghiệp cũng có một số yêu cầu chung cho vị trí này khi thực hiện công tác tuyển dụng như:

• Trình độ: Tối thiểu THPT và có ngành học liên quan đến Ngoại Thương, Kinh Tế, Thương Mại hoặc Kế toán.

• Kỹ năng: 

  • Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel,...), các phần mềm quản trị và quản lý kho bãi.

  • Có khả năng quản lý, sắp xếp.  

• Yêu cầu khác: Tỉ mỉ, trung thực và cẩn thận. Đồng thời, chủ động và có trách nhiệm với công việc.

Tùy vào tính chất và môi trường làm việc, các nhà tuyển dụng sẽ có những yêu cầu thêm / bớt các tiêu chí để lựa chọn ứng viên phù hợp.

KPI công việc của thủ kho cần đảm bảo về chất lượng và thời gian vận chuyển hàng hóa

Mức lương và quyền lợi của thủ kho

Mức lương của nhân viên thủ kho trung bình sẽ nằm trong khoảng 07 - 12 triệu đồng / tháng tùy vào quy trình quản lý kho, quy mô doanh nghiệp và khối lượng mô tả công việc thủ kho cần thực hiện. Ngoài lương cứng, nhân viên thủ kho còn được hưởng thêm các chế độ và phụ cấp dành riêng cho vị trí này như bưng bê hàng hóa, tiền tăng ca, tiền ăn, tiền điện thoại,... 

Với nhu cầu phát triển và rộng mở thị trường hiện nay thì bên cạnh vị trí nhân viên thủ kho, các doanh nghiệp cũng chú trọng và mang đến nhiều vị trí khác giúp các ứng có được thu nhập cao hơn.